PAGE衛(wèi)生健康檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織衛(wèi)生健康檔案管理，規(guī)范檔案的建立、使用、維護(hù)與管理流程，確保員工健康信息的準(zhǔn)確、完整和安全，保障公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織全體員工的衛(wèi)生健康檔案管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)衛(wèi)生健康檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工的健康狀況，信息記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，不得虛假填報(bào)或篡改。3.保密安全原則：對(duì)員工的健康信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露，確保檔案的安全存儲(chǔ)與使用。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工健康狀況的變化以及公司/組織的發(fā)展需求，及時(shí)更新和完善檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人基本資料：包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、入職時(shí)間、所在部門(mén)、崗位等。2.家庭健康史：記錄員工直系親屬的主要疾病史，如遺傳性疾病、慢性疾病等。（二）健康體檢記錄1.入職體檢：?jiǎn)T工入職時(shí)進(jìn)行的全面身體檢查報(bào)告，包括身高、體重、血壓、血常規(guī)、尿常規(guī)、肝功能、腎功能、血脂、血糖、心電圖、胸部X光等項(xiàng)目的檢查結(jié)果。2.年度健康體檢：每年定期組織的員工健康體檢報(bào)告，內(nèi)容涵蓋上述入職體檢項(xiàng)目以及根據(jù)公司/組織特點(diǎn)和行業(yè)要求增加的專項(xiàng)檢查項(xiàng)目，如職業(yè)健康檢查（針對(duì)從事特定職業(yè)的員工）、腫瘤標(biāo)志物篩查等。3.專項(xiàng)體檢：根據(jù)員工崗位性質(zhì)、工作環(huán)境或特定健康需求安排的專項(xiàng)體檢記錄，如針對(duì)長(zhǎng)期伏案工作員工的頸椎、腰椎檢查，針對(duì)接觸有害物質(zhì)員工的職業(yè)病專項(xiàng)檢查等。（三）疾病診療記錄1.門(mén)診病歷：?jiǎn)T工在醫(yī)療機(jī)構(gòu)門(mén)診就診時(shí)的病歷記錄，包括癥狀、診斷、治療方案、用藥情況等。2.住院病歷：?jiǎn)T工因疾病住院治療期間的完整病歷資料，涵蓋入院記錄、病程記錄、手術(shù)記錄、出院小結(jié)等。3.疾病隨訪記錄：對(duì)于患有慢性疾?。ㄈ绺哐獕?、糖尿病、心臟病等）或其他需要長(zhǎng)期跟蹤治療的疾病員工，記錄其定期隨訪的情況，包括病情變化、治療調(diào)整、康復(fù)指導(dǎo)等。（四）預(yù)防接種記錄記錄員工各類疫苗的接種情況，包括接種疫苗名稱、接種時(shí)間、接種機(jī)構(gòu)等信息。（五）健康危險(xiǎn)因素評(píng)估1.生活方式評(píng)估：對(duì)員工的吸煙、飲酒、運(yùn)動(dòng)、飲食等生活方式進(jìn)行評(píng)估，分析其健康風(fēng)險(xiǎn)。2.職業(yè)健康風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：針對(duì)從事特定職業(yè)的員工，評(píng)估其工作環(huán)境中存在的職業(yè)危害因素對(duì)健康的潛在影響，并提出相應(yīng)的防護(hù)建議。（六）健康指導(dǎo)與干預(yù)記錄1.健康教育記錄：公司/組織開(kāi)展的各類健康教育活動(dòng)記錄，如健康講座、培訓(xùn)課程、宣傳資料發(fā)放等，以及員工參與健康教育活動(dòng)的反饋情況。2.健康干預(yù)措施記錄：針對(duì)員工存在的健康問(wèn)題或危險(xiǎn)因素，采取的個(gè)性化健康干預(yù)措施記錄，如飲食指導(dǎo)、運(yùn)動(dòng)計(jì)劃制定、心理疏導(dǎo)等，以及干預(yù)效果評(píng)估。三、檔案建立（一）建檔責(zé)任部門(mén)公司/組織人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)組織員工衛(wèi)生健康檔案的建立工作，各部門(mén)協(xié)助提供相關(guān)信息。（二）建檔流程1.信息收集人力資源部門(mén)向新入職員工發(fā)放《衛(wèi)生健康檔案信息登記表》，員工應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息、家庭健康史等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。各部門(mén)負(fù)責(zé)收集本部門(mén)員工的健康體檢報(bào)告、疾病診療記錄等相關(guān)資料，并及時(shí)移交人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)定期向員工所在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心或其他指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)獲取員工的預(yù)防接種記錄等信息。2.檔案錄入人力資源部門(mén)安排專人將收集到的員工健康信息錄入電子檔案系統(tǒng)，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。錄入完成后，對(duì)檔案進(jìn)行初步審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與員工或相關(guān)部門(mén)溝通核實(shí)。3.檔案歸檔經(jīng)審核無(wú)誤的衛(wèi)生健康檔案，按照員工姓名或工號(hào)順序進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，并建立紙質(zhì)檔案和電子檔案索引，便于查詢和管理。紙質(zhì)檔案存放于專門(mén)的檔案柜中，電子檔案存儲(chǔ)于公司/組織指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。四、檔案使用（一）使用權(quán)限1.員工本人：?jiǎn)T工有權(quán)查閱、復(fù)印本人的衛(wèi)生健康檔案，了解自己的健康狀況。2.公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)人力資源部門(mén)：用于員工入職、崗位調(diào)整、離職等人力資源管理工作，以及統(tǒng)計(jì)分析員工整體健康狀況，為公司/組織制定健康管理策略提供依據(jù)。醫(yī)務(wù)室/保健室（如有）：醫(yī)生根據(jù)員工檔案信息進(jìn)行健康診斷、治療建議和健康指導(dǎo)。其他需要了解員工健康信息的部門(mén)，如安全管理部門(mén)（涉及職業(yè)健康安全管理時(shí)）等，應(yīng)在履行必要手續(xù)后查閱相關(guān)檔案信息。查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露員工健康隱私。3.外部機(jī)構(gòu)：因法定事由需要向外部機(jī)構(gòu)提供員工衛(wèi)生健康檔案信息的，須經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行操作，確保信息安全。（二）使用流程1.內(nèi)部使用公司/組織內(nèi)部部門(mén)如需查閱員工衛(wèi)生健康檔案，應(yīng)填寫(xiě)《衛(wèi)生健康檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案信息，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)將檔案歸還人力資源部門(mén)。2.外部提供如因法定事由需向外部機(jī)構(gòu)提供員工衛(wèi)生健康檔案信息，由相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明提供信息的原因、接收機(jī)構(gòu)、提供內(nèi)容等，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人審批同意。人力資源部門(mén)按照審批意見(jiàn)，對(duì)擬提供的檔案信息進(jìn)行脫敏處理，確保不泄露員工隱私信息，然后將處理后的信息提供給外部機(jī)構(gòu)，并做好相關(guān)記錄。五、檔案維護(hù)與更新（一）定期維護(hù)1.人力資源部門(mén)定期對(duì)衛(wèi)生健康檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檢查內(nèi)容包括檔案資料是否齊全、信息記錄是否清晰、電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致等。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面整理，對(duì)破損、褪色的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)或更換，對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)清理和優(yōu)化，確保檔案存儲(chǔ)的安全性和可訪問(wèn)性。（二）及時(shí)更新1.員工健康狀況發(fā)生變化時(shí)，如確診新的疾病、病情加重或緩解、進(jìn)行手術(shù)等，應(yīng)在接到員工或其家屬通知后，及時(shí)收集相關(guān)診療資料，并更新檔案信息。2.員工參加年度健康體檢、專項(xiàng)體檢后，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)將體檢結(jié)果錄入檔案，并對(duì)檔案中的健康評(píng)估和干預(yù)措施進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。3.公司/組織開(kāi)展健康教育活動(dòng)或?qū)嵤┙】蹈深A(yù)措施后，負(fù)責(zé)部門(mén)應(yīng)將相關(guān)記錄及時(shí)補(bǔ)充到員工衛(wèi)生健康檔案中，以反映員工健康管理的動(dòng)態(tài)過(guò)程。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及員工健康隱私的檔案信息嚴(yán)格保密，明確檔案管理人員及其他可能接觸檔案信息人員的保密職責(zé)，簽訂保密協(xié)議。2.檔案管理人員在檔案的建立、使用、維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等技術(shù)手段，防止信息泄露。3.禁止在非工作場(chǎng)所談?wù)搯T工衛(wèi)生健康檔案內(nèi)容，禁止通過(guò)非公司/組織指定的渠道傳輸檔案信息。（二）安全管理1.檔案存放場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。2.定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，制定電子檔案?jìng)浞莶呗裕ㄆ谶M(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地安全位置。3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、防病毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵，保障電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職或死亡后，其衛(wèi)生健康檔案在保存一定期限（根據(jù)法律法規(guī)要求確定）后，可進(jìn)行銷毀。2.檔案內(nèi)容出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞、無(wú)法修復(fù)，或已失去保存價(jià)值的，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后可予以銷毀。（二）銷毀流程1.由人力資源部門(mén)提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《衛(wèi)生健康檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀檔案的員工姓名、檔案類別、銷毀原因、銷毀數(shù)量等信息，并附上需銷毀檔案的清單。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人審批同意后，人力資源部門(mén)會(huì)同檔案管理人員共同實(shí)施檔案銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并在存儲(chǔ)設(shè)備上進(jìn)行多次覆蓋寫(xiě)入操作，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，記錄由人力資源部門(mén)妥善保存，以備查考。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立衛(wèi)生健康檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案建立、使用、維護(hù)、保密、安全等方面的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督小組可通過(guò)查閱檔案資料、詢問(wèn)相關(guān)人員、實(shí)地查看檔案存放場(chǎng)所等方式進(jìn)行檢查，并形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。（二）考核評(píng)價(jià)1.將衛(wèi)生健康檔案管理工作納入公司/組織績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理責(zé)任