PAGE衛(wèi)生保健記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織衛(wèi)生保健記錄管理，確保衛(wèi)生保健工作的規(guī)范化、科學(xué)化，保障員工的身體健康，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及衛(wèi)生保健記錄的部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及衛(wèi)生保健行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保記錄管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：記錄內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生保健工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.完整規(guī)范原則：記錄應(yīng)涵蓋衛(wèi)生保健工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，格式規(guī)范統(tǒng)一，便于查詢和使用。4.安全保密原則：妥善保管記錄，防止信息泄露，確保員工隱私得到保護(hù)。二、記錄內(nèi)容與分類（一）員工健康檔案1.個(gè)人基本信息：包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、崗位等。2.健康體檢記錄：入職體檢、年度體檢、專項(xiàng)體檢等結(jié)果。3.疾病史：既往病史、家族病史等。4.職業(yè)病防治記錄：從事接觸職業(yè)病危害作業(yè)員工的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，包括上崗前、在崗期間、離崗時(shí)的健康檢查記錄，職業(yè)病診斷、鑒定資料等。（二）衛(wèi)生保健工作計(jì)劃與總結(jié)1.年度衛(wèi)生保健工作計(jì)劃：明確目標(biāo)、任務(wù)、措施和實(shí)施步驟。2.季度、月度衛(wèi)生保健工作計(jì)劃：根據(jù)年度計(jì)劃細(xì)化分解，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。3.衛(wèi)生保健工作總結(jié)：對(duì)一定時(shí)期內(nèi)衛(wèi)生保健工作進(jìn)行全面回顧、分析和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。（三）衛(wèi)生檢查記錄1.辦公區(qū)域衛(wèi)生檢查記錄：包括環(huán)境衛(wèi)生、辦公設(shè)備清潔等情況。2.食堂衛(wèi)生檢查記錄：食品衛(wèi)生、餐具消毒、環(huán)境衛(wèi)生等方面的檢查結(jié)果。3.飲用水衛(wèi)生檢查記錄：水質(zhì)檢測(cè)、飲水機(jī)清潔消毒等記錄。（四）健康教育記錄1.健康教育活動(dòng)計(jì)劃：每次活動(dòng)的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等安排。2.健康教育講座記錄：講座內(nèi)容、講師信息、參與人數(shù)、反饋情況等。3.健康宣傳資料發(fā)放記錄：資料名稱、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、數(shù)量等。（五）突發(fā)公共衛(wèi)生事件記錄1.事件報(bào)告記錄：事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、報(bào)告人等信息。2.應(yīng)急處置記錄：采取的措施、處理過(guò)程、結(jié)果等。3.后續(xù)跟蹤記錄：對(duì)事件影響的持續(xù)關(guān)注和處理情況。三、記錄的填寫(xiě)與收集（一）填寫(xiě)要求1.記錄人員應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素筆填寫(xiě)，字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如有錯(cuò)誤需要更正，應(yīng)在原記錄上劃雙線，在其上方填寫(xiě)正確內(nèi)容，并簽名確認(rèn)。2.記錄內(nèi)容應(yīng)客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。對(duì)于不確定的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)核實(shí)后填寫(xiě)。3.按照規(guī)定的格式和項(xiàng)目進(jìn)行填寫(xiě)，確保記錄的規(guī)范性和一致性。（二）收集流程1.各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)衛(wèi)生保健記錄的收集整理工作。2.員工健康檔案由人力資源部門或負(fù)責(zé)健康管理的部門統(tǒng)一收集，相關(guān)部門協(xié)助提供員工的健康體檢報(bào)告、疾病診斷證明等資料。3.衛(wèi)生檢查記錄由負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查的人員定期收集匯總，檢查記錄應(yīng)詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、地點(diǎn)、檢查項(xiàng)目、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及整改情況等。4.健康教育記錄由組織健康教育活動(dòng)的部門負(fù)責(zé)收集，包括活動(dòng)策劃方案、講座資料、宣傳資料發(fā)放清單等。5.突發(fā)公共衛(wèi)生事件記錄由事件處理部門及時(shí)收集整理，確保記錄的及時(shí)性和完整性。（三）收集時(shí)間1.員工健康檔案應(yīng)在員工入職時(shí)及時(shí)建立，并在體檢結(jié)果出具后一周內(nèi)更新完善。年度體檢報(bào)告應(yīng)在體檢結(jié)束后兩周內(nèi)收集歸檔。2.衛(wèi)生檢查記錄應(yīng)在每次檢查結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)收集匯總。3.健康教育記錄應(yīng)在每次活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)收集整理。4.突發(fā)公共衛(wèi)生事件記錄應(yīng)在事件處理過(guò)程中實(shí)時(shí)記錄，事件結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)完成全面收集歸檔。四、記錄的整理與歸檔（一）整理要求1.收集后的記錄應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照記錄的類別和時(shí)間順序排列。2.對(duì)記錄中的重復(fù)內(nèi)容、無(wú)效信息進(jìn)行清理，確保記錄的簡(jiǎn)潔性和有效性。3.檢查記錄的完整性，對(duì)缺失的信息及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或核實(shí)。（二）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類裝訂成冊(cè)，編制目錄，便于查找。電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，建立索引目錄，確保電子檔案的可檢索性。2.員工健康檔案應(yīng)每人一檔，按照部門和崗位順序排列存放。衛(wèi)生保健工作計(jì)劃與總結(jié)、衛(wèi)生檢查記錄、健康教育記錄、突發(fā)公共衛(wèi)生事件記錄等應(yīng)按照年度分類歸檔。（三）歸檔地點(diǎn)1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分離，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、記錄的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生保健記錄的，應(yīng)填寫(xiě)《衛(wèi)生保健記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及員工個(gè)人隱私的健康檔案信息，未經(jīng)員工本人書(shū)面同意，不得隨意查閱。因工作特殊需要查閱的，應(yīng)經(jīng)員工本人同意，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)《衛(wèi)生保健記錄查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，申請(qǐng)表交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的記錄，并安排專人陪同查閱，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照記錄內(nèi)容。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《衛(wèi)生保健記錄查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理部門對(duì)記錄進(jìn)行核對(duì)，確保記錄無(wú)損壞、丟失等情況。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱衛(wèi)生保健記錄。如有特殊情況需要借閱的，應(yīng)填寫(xiě)《衛(wèi)生保健記錄借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在記錄上涂改、標(biāo)記、污損。借閱結(jié)束后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、記錄的保存期限（一）員工健康檔案1.員工入職體檢檔案應(yīng)保存至員工離職后[X]年。2.年度體檢檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。3.職業(yè)病防治記錄應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)要求保存，一般為員工離開(kāi)接觸職業(yè)病危害作業(yè)崗位后[X]年。（二）衛(wèi)生保健工作計(jì)劃與總結(jié)保存期限為[X]年。（三）衛(wèi)生檢查記錄保存期限為[X]年。（四）健康教育記錄保存期限為[X]年。（五）突發(fā)公共衛(wèi)生事件記錄保存期限為事件處理結(jié)束后[X]年。七、記錄的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保記錄的安全存儲(chǔ)。定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致記錄損壞或丟失。2.加強(qiáng)對(duì)檔案存放地點(diǎn)的安全防范，安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，確保記錄的物理安全。3.對(duì)電子檔案應(yīng)設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)和修改記錄內(nèi)容。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并異地存儲(chǔ)，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)災(zāi)難。（二）保密措施1.所有涉及衛(wèi)生保健記錄管理的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露記錄中的任何信息。2.在查閱、借閱記錄時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。查閱人員不得在非規(guī)定場(chǎng)所談?wù)撚涗泝?nèi)容，借閱人員歸還記錄時(shí)應(yīng)確保記錄的保密性。3.對(duì)因工作需要接觸衛(wèi)生保健記錄的外部人員，如合作醫(yī)療機(jī)構(gòu)、體檢機(jī)構(gòu)等，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。4.如發(fā)現(xiàn)記錄信息泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)查處理，及時(shí)挽回?fù)p失，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、記錄的銷毀（一）銷毀條件1.記錄保存期限已滿，且按照規(guī)定無(wú)需繼續(xù)保存的。2.記錄因損壞、遺失等原因無(wú)法使用，且已無(wú)保存價(jià)值的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)到期或無(wú)保存價(jià)值的記錄進(jìn)行清理，填寫(xiě)《衛(wèi)生保健記錄銷毀申請(qǐng)表》，注明記錄名稱、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息。2.《衛(wèi)生保健記錄銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀記錄時(shí)，應(yīng)至少由兩名專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《衛(wèi)生保健記錄銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保記錄信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀記錄后，應(yīng)將《衛(wèi)