PAGE學(xué)校衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校衛(wèi)生檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，保障學(xué)校衛(wèi)生工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各班級在衛(wèi)生管理工作中形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校衛(wèi)生工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與學(xué)校衛(wèi)生相關(guān)的各類資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查詢和使用。4.保密性原則：對涉及學(xué)校衛(wèi)生工作中不宜公開的信息予以保密。（四）管理職責(zé)1.學(xué)校衛(wèi)生管理部門負(fù)責(zé)制定學(xué)校衛(wèi)生檔案管理工作計(jì)劃和實(shí)施方案。組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各班級衛(wèi)生檔案的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)學(xué)校衛(wèi)生檔案的集中保管和日常維護(hù)。定期對學(xué)校衛(wèi)生檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)。2.各部門、各班級負(fù)責(zé)本部門、本班級衛(wèi)生檔案資料的收集、整理和初步歸檔。按照學(xué)校衛(wèi)生檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案資料移交歸檔。配合學(xué)校衛(wèi)生檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。二、檔案的收集（一）收集范圍1.學(xué)校衛(wèi)生工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告年度衛(wèi)生工作計(jì)劃、學(xué)期衛(wèi)生工作計(jì)劃。年度衛(wèi)生工作總結(jié)、學(xué)期衛(wèi)生工作總結(jié)。各類衛(wèi)生工作專項(xiàng)報(bào)告，如傳染病防控工作報(bào)告、健康教育工作報(bào)告等。2.衛(wèi)生管理制度學(xué)校衛(wèi)生工作制度，包括環(huán)境衛(wèi)生管理制度、食品衛(wèi)生管理制度、飲用水衛(wèi)生管理制度、傳染病防控管理制度等。各部門、各班級衛(wèi)生崗位職責(zé)。3.學(xué)生健康檔案學(xué)生基本信息登記表，包括姓名、性別、年齡、班級等。學(xué)生健康體檢報(bào)告，如年度體檢報(bào)告、入學(xué)體檢報(bào)告等。學(xué)生因病缺勤病因追查與登記記錄。學(xué)生常見疾病防治記錄，如近視防控記錄、齲齒防治記錄等。4.環(huán)境衛(wèi)生檔案校園環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄，包括教室、宿舍、食堂、圖書館、體育館等場所的衛(wèi)生檢查情況。校園環(huán)境衛(wèi)生清掃、消毒記錄，如每日清掃記錄、定期消毒記錄等。校園環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)與維護(hù)記錄，如垃圾桶更換記錄、廁所維修記錄等。5.食品衛(wèi)生檔案學(xué)校食堂衛(wèi)生許可證、從業(yè)人員健康證復(fù)印件。學(xué)校食堂食品采購索證索票記錄、進(jìn)貨臺賬。學(xué)校食堂食品加工過程記錄，包括食品加工操作流程、食品留樣記錄等。學(xué)校食堂食品安全自查記錄、整改記錄。6.飲用水衛(wèi)生檔案學(xué)校飲用水衛(wèi)生許可證、供水單位衛(wèi)生許可證復(fù)印件。學(xué)校飲用水水質(zhì)檢測報(bào)告。學(xué)校飲用水設(shè)施清洗、消毒記錄。學(xué)校飲用水衛(wèi)生管理巡查記錄。7.傳染病防控檔案傳染病防控工作預(yù)案。傳染病疫情報(bào)告記錄，包括疫情報(bào)告時(shí)間、報(bào)告人、疫情情況等。傳染病防控措施落實(shí)情況記錄，如晨檢、午檢記錄，因病缺勤追蹤記錄，消毒隔離記錄等。傳染病防控知識宣傳教育記錄，如宣傳活動方案、宣傳資料等。8.健康教育檔案學(xué)校健康教育工作計(jì)劃、總結(jié)。健康教育課程教案、教材。健康教育活動記錄，如主題班會、專題講座、健康知識競賽等活動記錄。學(xué)生健康知識知曉率、健康行為形成率調(diào)查記錄。9.突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案。突發(fā)公共衛(wèi)生事件報(bào)告記錄、處理記錄。與突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)的調(diào)查資料、檢驗(yàn)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門、各班級應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。2.檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行填寫和整理，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.收集的檔案資料應(yīng)及時(shí)移交學(xué)校衛(wèi)生檔案管理部門，不得積壓、延誤。三、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和檢索查詢。（二）整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行一級分類，分為學(xué)校衛(wèi)生工作計(jì)劃與總結(jié)、衛(wèi)生管理制度、學(xué)生健康檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案、食品衛(wèi)生檔案、飲用水衛(wèi)生檔案、傳染病防控檔案、健康教育檔案、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案等九大類。在每大類下根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行二級分類，如在學(xué)生健康檔案類下分為基本信息、健康體檢、因病缺勤、常見疾病防治等小類。2.編號對每一份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式，如“2023X001”，其中“2023”表示年度，“X”表示類別代碼，“001”表示流水號。3.裝訂對紙張較多的檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂，裝訂線距左側(cè)邊緣15mm。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨(dú)成冊。四、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的衛(wèi)生檔案保管室，保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案按照檔案的類別和年度順序排列上架存放，便于查找和利用。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的完整和安全。2.電子檔案對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期檢查存儲介質(zhì)的狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)可讀。（三）保管期限1.永久保管學(xué)校衛(wèi)生工作中具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如學(xué)校衛(wèi)生工作發(fā)展規(guī)劃、重大衛(wèi)生事件處理記錄等，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他檔案根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值確定保管期限，定期保管期限分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定學(xué)校應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由學(xué)校衛(wèi)生管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。2.銷毀經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。檔案銷毀清冊經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)，如粉碎、焚燒等。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.確保檔案的安全和保密，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案機(jī)密信息。3.方便利用，提高檔案的利用效率，滿足學(xué)校衛(wèi)生工作和師生的實(shí)際需求。（二）利用方式1.查閱本校教職工因工作需要查閱衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校衛(wèi)生檔案管理部門查閱。外單位人員因工作需要查閱本校衛(wèi)生檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校衛(wèi)生管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管室。2.借閱本校教職工因工作需要借閱衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校衛(wèi)生檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制本校教職工因工作需要復(fù)制衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校衛(wèi)生檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋學(xué)校衛(wèi)生檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記學(xué)校衛(wèi)生檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用目的、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)校衛(wèi)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和利用，提升學(xué)校衛(wèi)生工作的信息化水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、內(nèi)容等信息的錄入。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.檔案借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人姓名、所在部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為學(xué)校衛(wèi)生工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，不同用戶具有不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（三）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對