PAGE衛(wèi)生安全檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織衛(wèi)生安全管理，規(guī)范衛(wèi)生安全檔案的建立、管理和使用，有效預(yù)防和控制衛(wèi)生安全事故，保障員工身體健康和公司/組織正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及衛(wèi)生安全管理的部門、場(chǎng)所及活動(dòng)。（三）依據(jù)本制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)食品安全法》《中華人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》《公共場(chǎng)所衛(wèi)生管理?xiàng)l例》等，以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如[具體行業(yè)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)名稱]制定。二、衛(wèi)生安全檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生安全檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織衛(wèi)生安全檔案，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔和保管，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和使用。4.監(jiān)督和指導(dǎo)各部門衛(wèi)生安全檔案的建立、收集、整理和移交工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生安全檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案資料真實(shí)、完整、有效。2.明確專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生安全檔案管理工作，按照檔案管理制度要求及時(shí)將相關(guān)資料歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、衛(wèi)生安全檔案內(nèi)容（一）衛(wèi)生安全管理文件1.國(guó)家及地方有關(guān)衛(wèi)生安全的法律法規(guī)、政策文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。2.公司/組織制定的衛(wèi)生安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.衛(wèi)生安全工作會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。（二）衛(wèi)生安全管理記錄1.員工健康檔案，包括員工入職體檢、定期體檢、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)等記錄。2.衛(wèi)生檢查記錄，如日常衛(wèi)生檢查、專項(xiàng)衛(wèi)生檢查、季節(jié)性衛(wèi)生檢查等記錄。3.消毒記錄，包括場(chǎng)所、設(shè)備、餐具等消毒時(shí)間、消毒方法、消毒人員等記錄。4.食品采購(gòu)索證索票記錄，包括食品供應(yīng)商資質(zhì)證明、食品檢驗(yàn)報(bào)告、進(jìn)貨票據(jù)等。5.飲用水衛(wèi)生記錄，如水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告、飲水機(jī)清洗消毒記錄等。6.環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)記錄，如空氣、水質(zhì)、噪聲等監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及報(bào)告。（三）衛(wèi)生安全設(shè)施檔案1.衛(wèi)生安全設(shè)施清單，包括設(shè)施名稱、型號(hào)、數(shù)量、安裝位置等。2.設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄，如維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、內(nèi)容、維修記錄等。3.設(shè)施檢測(cè)報(bào)告，如消防設(shè)施檢測(cè)報(bào)告、通風(fēng)設(shè)備檢測(cè)報(bào)告等。（四）突發(fā)衛(wèi)生安全事件檔案1.事件報(bào)告記錄，包括事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、危害程度等報(bào)告內(nèi)容。2.應(yīng)急處置記錄，如應(yīng)急響應(yīng)過(guò)程、采取的措施、人員傷亡情況等。3.事件調(diào)查處理報(bào)告，包括事件原因分析、責(zé)任認(rèn)定、整改措施等。四、衛(wèi)生安全檔案建立與歸檔（一）建立要求1.各部門應(yīng)根據(jù)衛(wèi)生安全管理工作實(shí)際，及時(shí)收集、整理相關(guān)檔案資料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案資料應(yīng)使用鋼筆、碳素筆等耐久性書寫工具填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.檔案資料應(yīng)采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，保持整齊、牢固。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員定期將整理好的檔案資料移交至公司/組織檔案管理部門。2.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、分類、編號(hào)，并建立檔案目錄。3.將歸檔后的檔案資料存放在專用檔案柜中，按照檔案類別和時(shí)間順序排列，便于查找和管理。五、衛(wèi)生安全檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生安全檔案的，應(yīng)填寫《衛(wèi)生安全檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案查閱工作，按照查閱申請(qǐng)表內(nèi)容提供檔案資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱衛(wèi)生安全檔案的，應(yīng)填寫《衛(wèi)生安全檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司/組織辦公區(qū)域，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、衛(wèi)生安全檔案保管與保密（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案保管場(chǎng)所，保持環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（二）保密規(guī)定1.衛(wèi)生安全檔案涉及公司/組織商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息，檔案管理人員和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，任何人不得擅自將檔案資料提供給外部單位或個(gè)人。3.在檔案管理和使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。七、衛(wèi)生安全檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料已超過(guò)保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)利用價(jià)值的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的檔案資料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，編制《衛(wèi)生安全檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。2.將《衛(wèi)生安全檔案銷毀清單》報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程符合