合同管理與審核工具手冊一、手冊說明本手冊旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理流程，明確合同創(chuàng)建、審核、履行、歸檔等環(huán)節(jié)的操作要求，降低合同風(fēng)險，提升管理效率。適用于企業(yè)各部門合同管理人員、法務(wù)人員及相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，涵蓋采購、銷售、服務(wù)、合作等各類合同的管理場景。二、適用工作場景與業(yè)務(wù)需求（一）日常合同簽訂管理企業(yè)對外開展業(yè)務(wù)時，需簽訂采購合同（如原材料采購、設(shè)備采購）、銷售合同（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)交付）、服務(wù)合同（如咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)）等，本工具可幫助合同起草人快速合同保證核心條款完整，同時支持多部門協(xié)同審核，縮短合同簽訂周期。（二）合同合規(guī)性審查法務(wù)部門或合規(guī)專員需對合同條款的合法性、完整性、風(fēng)險點進(jìn)行審查，包括主體資格、權(quán)利義務(wù)約定、違約責(zé)任、爭議解決方式等，本工具提供標(biāo)準(zhǔn)化審查清單，避免遺漏關(guān)鍵條款。（三）合同履行與跟蹤合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門需跟蹤履行進(jìn)度（如交付時間、付款節(jié)點），本工具支持設(shè)置履行提醒，記錄履行過程中的變更、異常情況，保證合同按約定執(zhí)行。（四）合同歸檔與檢索合同到期或履行完畢后，需對合同正本、附件、審批記錄等資料進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，本工具支持電子化存儲，支持按合同編號、名稱、簽訂日期等條件快速檢索，便于后續(xù)查閱或?qū)徲?。三、合同全流程操作指南（一）合同?chuàng)建與起草選擇合同模板登錄合同管理系統(tǒng)，進(jìn)入“合同模板庫”，根據(jù)業(yè)務(wù)類型（如采購、銷售、服務(wù)）選擇對應(yīng)模板；若無合適模板，可“新建模板”，基于基礎(chǔ)框架自定義條款（需經(jīng)法務(wù)部門審核備案）。示例：采購合同模板需包含“采購標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任”等核心模塊。填寫基礎(chǔ)信息在“合同基礎(chǔ)信息”頁面依次錄入：合同編號（按規(guī)則自動，如“CG-2024-X”代表2024年采購合同第X號）；合同名稱（需明確業(yè)務(wù)類型和雙方主體，如“公司與科技有限公司采購設(shè)備合同”）；合同類型（下拉選擇：采購/銷售/服務(wù)/合作等）；簽訂日期、簽訂地點；合同版本號（初稿為V1.0，每修改一次版本號遞增）。錄入合同主體信息甲方（采購方/服務(wù)接受方）：填寫單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（內(nèi)部辦公電話，避免泄露個人手機號）；乙方（銷售方/服務(wù)提供方）：同上，需核對乙方提供的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，保證信息一致，避免“假章”“皮包公司”風(fēng)險。起草核心條款按模板提示逐項填寫：標(biāo)的條款：明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（可附件詳細(xì)說明）、數(shù)量（大寫+小寫）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：約定國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的技術(shù)協(xié)議，避免“質(zhì)量合格”等模糊表述；履行期限：約定交付時間、驗收時間、付款節(jié)點（如“合同簽訂后7日內(nèi)支付30%預(yù)付款，驗收合格后支付70%尾款”）；價款及支付方式：明確總價款（大寫+小寫）、幣種、賬戶信息（需乙方提供加蓋公章的賬戶證明）；違約責(zé)任：約定違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及違約金計算方式（如“按逾期金額每日萬分之五支付違約金”）；爭議解決：約定仲裁或訴訟管轄（如“提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”）。附件如技術(shù)協(xié)議、驗收標(biāo)準(zhǔn)、乙方資質(zhì)文件等，需逐份命名后（如“設(shè)備技術(shù)協(xié)議V1.0”“乙方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件”），保證附件與合同關(guān)聯(lián)。（二）合同審核流程發(fā)起審核合同起草完成后，“提交審核”，選擇審核流程（如“業(yè)務(wù)部門初審→法務(wù)部門復(fù)審→總經(jīng)理終審”），填寫審核意見（可選），提交至第一審核人。部門初審（業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人）審核重點：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求（如采購數(shù)量是否匹配生產(chǎn)計劃、銷售價格是否在定價范圍內(nèi)）、履行能力是否可行（如乙方交貨周期是否滿足項目要求）、基礎(chǔ)信息是否準(zhǔn)確。審核結(jié)果：通過/駁回（需填寫具體駁回原因，如“交貨時間晚于項目啟動時間，需修改”）。若駁回，起草人修改后重新提交。法務(wù)復(fù)審（法務(wù)專員）審核重點：合同主體是否合法（乙方是否具備相應(yīng)資質(zhì)，如特種設(shè)備銷售需提供生產(chǎn)許可證）；條款是否合法合規(guī)（是否存在“霸王條款”，違約責(zé)任是否顯失公平）；權(quán)利義務(wù)是否明確（如驗收標(biāo)準(zhǔn)、爭議解決方式是否具體）；風(fēng)險點提示（如“付款節(jié)點無明確期限，建議補充‘乙方需在日內(nèi)提供發(fā)票’”）。審核結(jié)果：通過/補充說明（無需修改，僅記錄風(fēng)險提示）/駁回（需說明法律依據(jù)，如“根據(jù)《民法典》第條，該條款無效”）。終審（分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理）審核重點：合同是否符合公司戰(zhàn)略利益、金額是否在審批權(quán)限內(nèi)（如單筆合同金額超50萬元需總經(jīng)理審批）。審核結(jié)果：通過/駁回（重大合同駁回需提交管理層會議討論）。審核通過與定稿所有審核環(huán)節(jié)通過后，系統(tǒng)自動“合同審批單”，匯總各環(huán)節(jié)審核意見，合同狀態(tài)變更為“已審批”。起草人打印紙質(zhì)版，雙方簽字蓋章（騎縫章），掃描后至系統(tǒng)，完成合同簽訂。（三）合同履行與跟蹤設(shè)置履行提醒合同生效后，業(yè)務(wù)管理員在系統(tǒng)中設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點提醒（如“交付前3天提醒”“付款前7天提醒”），系統(tǒng)通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)自動推送提醒至相關(guān)負(fù)責(zé)人。記錄履行過程交付/驗收：乙方交付標(biāo)的后，甲方驗收人員填寫《驗收記錄表》（含驗收時間、結(jié)果、參與人員簽字），掃描至系統(tǒng)；若驗收不合格，需記錄問題并啟動違約處理流程。付款申請：財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款節(jié)點，在系統(tǒng)中提交付款申請，關(guān)聯(lián)合同編號及驗收記錄，經(jīng)審批后安排付款。變更處理：履行過程中需變更合同（如延期交貨、調(diào)整金額）時，由發(fā)起方填寫《合同變更申請表》，說明變更原因及新條款，重新履行審核流程（原審批人需重新審核或書面確認(rèn)）。異常情況處理若乙方違約（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門需在系統(tǒng)中記錄違約事實，收集證據(jù)（如溝通記錄、檢測報告），按合同約定發(fā)送《違約告知函》，啟動違約金索賠或解除合同流程。（四）合同歸檔與檢索歸檔操作合同履行完畢或到期后，業(yè)務(wù)管理員將紙質(zhì)合同正本、附件、審批記錄、履行資料等整理成冊，在系統(tǒng)中標(biāo)記“已歸檔”，并歸檔清單（含資料名稱、份數(shù)、存放位置）。檔案管理電子檔案：按“合同編號-合同名稱-簽訂日期”規(guī)則分類存儲，系統(tǒng)自動備份至服務(wù)器，保存期限不少于合同履行完畢后5年（涉及長期合作的可延長至10年）；紙質(zhì)檔案：存入公司檔案室專用檔案柜，標(biāo)注“合同檔案”字樣，由檔案管理員統(tǒng)一保管，防潮、防火、防蟲。檢索查詢支持按合同編號、合同名稱、合同類型、簽訂日期、合同主體等條件進(jìn)行模糊或精確檢索，查詢結(jié)果可顯示合同狀態(tài)（草稿/審批中/已生效/已履行/已歸檔）及關(guān)鍵信息，便于快速調(diào)閱。四、常用管理模板與示例（一）合同基礎(chǔ)信息表序號字段名稱填寫要求示例1合同編號按規(guī)則自動，不可修改CG-2024-0052合同名稱明確業(yè)務(wù)類型和雙方主體公司與科技有限公司采購合同3合同類型下拉選擇：采購/銷售/服務(wù)/合作采購4甲方信息單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人有限公司，91110108，5乙方信息同上科技有限公司，91110109，6簽訂日期公歷日期，精確到日2024年3月15日7合同金額大寫+小寫，幣種人民幣伍萬元整（￥50,000.00）8履行期限起始日期和截止日期2024年4月1日至2024年6月30日9審批狀態(tài)自動顯示：草稿/審批中/已生效/已歸檔已生效（二）合同審核流程記錄表審核環(huán)節(jié)審核人審核時間審核意見處理結(jié)果初審*經(jīng)理2024-3-1009:00采購數(shù)量與生產(chǎn)計劃匹配，但交貨時間需提前至4月20日，避免影響生產(chǎn)節(jié)點駁回修改復(fù)審*專員2024-3-1214:30修改后交貨時間合理，補充了“乙方逾期交貨按日千分之五支付違約金”條款通過終審*總2024-3-1310:00金額在審批權(quán)限內(nèi)，同意簽訂通過（三）合同變更申請表變更合同編號變更原因原條款內(nèi)容擬變更內(nèi)容申請人申請日期審批結(jié)果CG-2024-005供應(yīng)商生產(chǎn)延期交付時間：2024-4-1交付時間：2024-4-152024-4-5同意五、關(guān)鍵風(fēng)險提示與規(guī)范要求（一）信息填寫準(zhǔn)確性合同主體名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、銀行賬戶等信息需與營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明完全一致，避免因名稱錯誤導(dǎo)致合同無效或無法收款/付款。金額、數(shù)量、日期等關(guān)鍵信息需大寫+小寫雙重標(biāo)注，防止涂改；技術(shù)參數(shù)等復(fù)雜內(nèi)容建議作為附件，避免表述模糊。（二）審核流程規(guī)范性嚴(yán)禁“先簽后審”或跳過審核環(huán)節(jié)；合同金額超權(quán)限時，需按層級提交審批，不得越權(quán)審批。審核人需在3個工作日內(nèi)完成審核，逾期未反饋視為“通過”；駁回時需明確原因，起草人修改后重新提交。（三）合同履行與證據(jù)留存履行過程中需全程保留書面證據(jù)（如驗收單、溝通函、郵件記錄），避免口頭約定；發(fā)生糾紛時，證據(jù)不足將導(dǎo)致維權(quán)困難。合同變更必須簽訂書面補充協(xié)議，未經(jīng)雙方簽字蓋章的變更條款無效。（四）保密與檔案管理涉及商業(yè)秘密的合同（如技術(shù)秘密、客戶信息），需在合同中明保證密條款，限定知悉范圍；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，僅相關(guān)人員可查閱。紙質(zhì)檔案嚴(yán)禁隨意借閱，借閱需登記（借閱人、借閱時