文檔編寫(xiě)與編輯統(tǒng)一格式規(guī)范一、規(guī)范適用的典型場(chǎng)景本規(guī)范適用于各類(lèi)企業(yè)內(nèi)部及對(duì)外正式文檔的編寫(xiě)與編輯場(chǎng)景，包括但不限于：項(xiàng)目文檔：項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、測(cè)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；管理文件：管理制度、流程規(guī)范、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)等；技術(shù)資料：API文檔、操作手冊(cè)、維護(hù)指南、技術(shù)白皮書(shū)等；對(duì)外材料：產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、投標(biāo)文件、合同附件、宣傳手冊(cè)等。無(wú)論文檔類(lèi)型或受眾如何（內(nèi)部團(tuán)隊(duì)、客戶、合作伙伴），統(tǒng)一格式可保證內(nèi)容呈現(xiàn)的專(zhuān)業(yè)性、可讀性和一致性，減少信息傳遞誤差。二、文檔編寫(xiě)與編輯的標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）準(zhǔn)備階段：明確目標(biāo)與框架確定文檔用途與受眾明確文檔是用于內(nèi)部溝通、對(duì)外交付還是存檔，受眾為技術(shù)人員、管理層還是普通用戶，據(jù)此調(diào)整內(nèi)容深度與表達(dá)方式。示例：技術(shù)手冊(cè)需側(cè)重操作細(xì)節(jié)，管理流程文檔需突出權(quán)責(zé)劃分。梳理內(nèi)容結(jié)構(gòu)與核心要點(diǎn)根據(jù)文檔類(lèi)型搭建如項(xiàng)目報(bào)告通常包含“背景-目標(biāo)-執(zhí)行過(guò)程-成果-問(wèn)題與建議”等模塊；技術(shù)文檔需包含“概述-環(huán)境搭建-操作步驟-常見(jiàn)問(wèn)題”等章節(jié)。使用思維導(dǎo)圖或大綱工具梳理邏輯，保證層級(jí)清晰、無(wú)遺漏。收集與整理素材匯編相關(guān)數(shù)據(jù)、圖表、引用資料，核對(duì)信息準(zhǔn)確性（如數(shù)據(jù)來(lái)源、版本號(hào)），標(biāo)注需補(bǔ)充的內(nèi)容。（二）格式設(shè)置：統(tǒng)一視覺(jué)規(guī)范基礎(chǔ)格式配置頁(yè)面布局：頁(yè)邊距上下2.54cm、左右3.17cm，頁(yè)眉頁(yè)腳默認(rèn)1.27cm，頁(yè)碼位于頁(yè)面右下角（從頁(yè)開(kāi)始編號(hào)）。字體與字號(hào)：一級(jí)標(biāo)題黑體三號(hào)（加粗），二級(jí)標(biāo)題黑體四號(hào)（加粗），三級(jí)標(biāo)題宋體小四（加粗）；宋體小四，英文和數(shù)字使用TimesNewRoman字體；注釋?zhuān)核误w五號(hào)，行距固定值18磅。行距與段落：全文行距固定值18磅，段前段后間距0.5行，首行縮進(jìn)2字符。樣式與模板應(yīng)用在Word中使用“樣式”功能定義標(biāo)題、圖表標(biāo)題等格式，避免手動(dòng)調(diào)整；企業(yè)文檔可直接調(diào)用標(biāo)準(zhǔn)化模板（如“項(xiàng)目報(bào)告模板”），保證格式一致。（三）內(nèi)容編寫(xiě)：聚焦清晰與準(zhǔn)確文字表達(dá)規(guī)范使用簡(jiǎn)潔、客觀的語(yǔ)言，避免口語(yǔ)化、歧義表述（如“大概”“可能”改為“預(yù)計(jì)”“預(yù)估”）；術(shù)語(yǔ)統(tǒng)一：全文關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)（如“用戶權(quán)限”“數(shù)據(jù)接口”）保持一致，首次出現(xiàn)時(shí)可標(biāo)注英文全稱(chēng)（如“用戶權(quán)限（UserPermission）”）。章節(jié)與標(biāo)題層級(jí)章節(jié)編號(hào)采用“1-1-1”格式（如“1項(xiàng)目背景”→“1.1需求來(lái)源”→“1.1.1市場(chǎng)調(diào)研”），最多支持三級(jí)標(biāo)題；標(biāo)題簡(jiǎn)潔明確，避免使用“第一章”“第一節(jié)”等非編號(hào)標(biāo)題（目錄頁(yè)除外）。圖表與公式處理圖表需有編號(hào)（如圖1、表2）和標(biāo)題，標(biāo)題位于圖表上方，居中，宋體五號(hào)加粗；圖表內(nèi)文字、坐標(biāo)軸標(biāo)簽、圖例使用宋體小五，保證清晰可讀；公式需使用公式編輯器編寫(xiě)，編號(hào)右對(duì)齊，如“（1-1）”。（四）校對(duì)與審核：保障內(nèi)容質(zhì)量自我校對(duì)檢查文字錯(cuò)漏（錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)誤用）、格式統(tǒng)一性（標(biāo)題層級(jí)、字體行距）、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性（圖表與數(shù)據(jù)一致）；重點(diǎn)核對(duì)引用內(nèi)容（如政策條文、參考文獻(xiàn)）的來(lái)源與版本。交叉審核交由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)域同事審核，確認(rèn)內(nèi)容邏輯、專(zhuān)業(yè)表述的準(zhǔn)確性；根據(jù)審核意見(jiàn)修改后，再次通讀確認(rèn)修改無(wú)遺漏。最終定稿刪除冗余內(nèi)容（如批注、修訂痕跡），PDF版本保證格式固化（如需可保留Wordeditable版本）；文件命名規(guī)范：“文檔類(lèi)型-項(xiàng)目名稱(chēng)-版本號(hào)-日期”（如“項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)-系統(tǒng)-V1.0-20231001”）。三、通用文檔格式模板規(guī)范表模塊規(guī)范要素具體要求文檔封面文檔標(biāo)題黑體二號(hào)加粗，居中，副標(biāo)題（如有）楷體四號(hào)，位于主標(biāo)題下方編制/審核人宋體小四，右對(duì)齊，格式為“編制：**；審核：**”版本與日期宋體小四，左對(duì)齊，格式為“版本：V1.0；日期：YYYY年MM月DD日”目錄自動(dòng)使用Word“引用-目錄”功能，三級(jí)標(biāo)題，宋體小四，行距1.5倍標(biāo)題層級(jí)一級(jí)黑體三號(hào)加粗，段前段后1行；二級(jí)黑體四號(hào)加粗，段前段后0.5行；三級(jí)宋體小四加粗，段前段后0.5行內(nèi)容宋體小四，行距固定值18磅，首行縮進(jìn)2字符圖表編號(hào)與標(biāo)題圖編號(hào)：“圖1-1X”，表編號(hào)：“表2-1X”，標(biāo)題宋體五號(hào)加粗，居中圖表內(nèi)文字宋體小五，坐標(biāo)軸、圖例清晰頁(yè)眉頁(yè)腳頁(yè)眉宋體五號(hào)，居中，內(nèi)容為“公司-文檔類(lèi)型-文檔名稱(chēng)”（如“公司-項(xiàng)目報(bào)告-系統(tǒng)”）頁(yè)腳宋體五號(hào)，右對(duì)齊，頁(yè)碼格式為“-X-”（從頁(yè)開(kāi)始）參考文獻(xiàn)格式按GB/T7714標(biāo)準(zhǔn)，如“[1]***.文檔名稱(chēng)[M].出版地：出版社，2023.”附件標(biāo)題與說(shuō)明“附件1：X”，宋體小四加粗，附件內(nèi)容需在末頁(yè)注明“詳見(jiàn)附件X”四、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵提醒避免格式混亂切忌手動(dòng)調(diào)整字體、行距，優(yōu)先使用“樣式”功能；跨文檔復(fù)制內(nèi)容時(shí)，需清除原有格式（使用“開(kāi)始-清除格式”）后再應(yīng)用規(guī)范格式。保持術(shù)語(yǔ)與數(shù)據(jù)統(tǒng)一同一文檔中，專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、項(xiàng)目名稱(chēng)、數(shù)據(jù)單位需前后一致；多人協(xié)作時(shí)，可通過(guò)共享術(shù)語(yǔ)表減少差異。注意版權(quán)與保密引用外部資料需注明來(lái)源，避免侵權(quán)；涉密文檔需按企業(yè)保密制度標(biāo)注密級(jí)（如“內(nèi)部資料”“秘密”），并控制分發(fā)范圍。定期更新規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)展，若文檔類(lèi)型或需求變化，需及時(shí)修訂本規(guī)范，保證模板與流程適配最新場(chǎng)景。工具輔助提升效率推薦使用文檔協(xié)作工具（如飛書(shū)文檔