企業(yè)文件歸檔與保存操作手冊一、引言文件是企業(yè)運營的核心資產(chǎn)，規(guī)范的歸檔與保存工作可保證文件信息的完整性、安全性和可追溯性，為決策支持、合規(guī)審計、歷史追溯等提供可靠依據(jù)。本手冊旨在明確企業(yè)文件歸檔與保存的標(biāo)準流程、管理要求及操作規(guī)范，指導(dǎo)各部門高效開展文件管理工作。二、適用范圍與業(yè)務(wù)場景（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)各部門（含總部、分支機構(gòu)、項目組）在業(yè)務(wù)活動中形成或獲取的各類紙質(zhì)文件、電子文件及聲像文件的歸檔與保存管理，涵蓋文件從形成至最終處置的全生命周期。（二）典型業(yè)務(wù)場景日常業(yè)務(wù)文件：如合同協(xié)議、管理制度、業(yè)務(wù)報告、客戶資料、財務(wù)憑證等，需在業(yè)務(wù)完成后及時歸檔；項目文件：如項目立項書、可行性研究報告、招投標(biāo)文件、驗收報告、項目總結(jié)等，需在項目各階段同步收集，項目結(jié)束后統(tǒng)一歸檔；會議文件：如會議通知、議程、紀要、決議材料等，需在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成歸檔；人事文件：如員工入職材料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、晉升審批表等，需在人事變動完成后歸檔；年度文件：如年度工作計劃、總結(jié)、審計報告、財務(wù)年報等，需在次年第一季度完成上一年度文件的集中歸檔。三、標(biāo)準化操作流程（一）文件收集責(zé)任主體：各部門文件形成者為文件收集第一責(zé)任人，部門負責(zé)人為監(jiān)督責(zé)任人。收集范圍：反映本部門核心業(yè)務(wù)活動的原始文件（含正本、副本及電子版）；上級單位來文、下級單位上報文件、平行單位往來文件；具有保存價值的電子文件（如郵件、掃描件、數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出數(shù)據(jù)等），需保證格式為通用、長期可讀取格式（如PDF、DOCX、XLSX等）。收集要求：文件內(nèi)容需完整、清晰，無缺頁、漏項，字跡（或電子文檔排版）工整，簽章手續(xù)齊全。（二）文件分類分類原則：按“部門-文件類型-保管期限”三級分類法進行劃分，保證分類邏輯清晰、層級分明。分類標(biāo)準：部門分類：按企業(yè)組織架構(gòu)劃分（如行政部、財務(wù)部、人力資源部、市場部等）；文件類型分類：每部門內(nèi)部按業(yè)務(wù)性質(zhì)細分（如行政部可分為“綜合管理”“后勤保障”“法務(wù)事務(wù)”等）；保管期限分類：根據(jù)文件價值劃分為“永久”“長期（10年以上）”“短期（3-10年）”三類（具體期限參照《企業(yè)文件保管期限表》）。示例：行政部2024年形成的“年度綜合管理制度修訂稿”可分類為“行政部-綜合管理-長期（10年）”。（三）文件編號編號規(guī)則：采用“部門代碼-文件類型代碼-年份-流水號”格式，保證編號唯一性。部門代碼：用部門名稱首字母縮寫（如行政部“XZB”、財務(wù)部“CWB”）；文件類型代碼：用文件類型關(guān)鍵詞首字母縮寫（如制度“ZD”、合同“HT”、報告“BG”）；年份：用4位數(shù)字（如2024年）；流水號：用3位阿拉伯?dāng)?shù)字，從“001”開始按年度循環(huán)。示例：行政部2024年發(fā)布的第3項制度，編號為“XZB-ZD-2024-003”。編號標(biāo)注：編號需打印或手寫于文件首頁右上角，電子文件需將編號嵌入文件名（如“XZB-ZD-2024-003_年度綜合管理制度修訂稿.docx”）。（四）系統(tǒng)錄入（電子文件）登錄系統(tǒng)：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)，使用個人工號及密碼登錄“檔案管理模塊”。新建檔案：“新增檔案”，依次填寫“文件編號”“文件名稱”“分類部門”“文件類型”“保管期限”“形成日期”“頁數(shù)”“關(guān)鍵詞”等字段。附件：將電子文件作為附件，支持批量，單個文件大小不超過50MB，如超過需壓縮或分卷。提交審核：檢查填寫信息無誤后，提交至部門負責(zé)人審核（審核時限：1個工作日內(nèi)）。審核歸檔：審核通過后，系統(tǒng)自動歸檔至對應(yīng)分類目錄，電子檔案編號。（五）實體存儲（紙質(zhì)文件）整理裝訂：紙質(zhì)文件需去除金屬夾，按“左上角裝訂”方式整理，厚度不超過2cm，超厚文件需分卷裝訂，每卷加裝封面、脊標(biāo)簽（標(biāo)注編號、名稱、年份）。入庫登記：將裝訂好的文件放入標(biāo)準檔案盒（規(guī)格：300mm×220mm×50mm），填寫檔案盒標(biāo)簽（含編號、名稱、起止頁碼、歸檔日期），并在《紙質(zhì)檔案入庫登記表》中記錄檔案盒編號、存放位置（如：A區(qū)-3排-5層-01號柜）。環(huán)境要求：檔案庫房需保持溫度14-24℃，濕度45-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備，定期通風(fēng)（每周1-2次，每次30分鐘）。（六）借閱管理申請流程：紙質(zhì)文件借閱：填寫《紙質(zhì)文件借閱申請表》，注明文件編號、名稱、借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，至檔案管理員處辦理借閱手續(xù)；電子文件借閱：通過系統(tǒng)提交借閱申請，審批通過后在線預(yù)覽或（文件需加密，僅限借閱者本人使用）。借閱權(quán)限：普通文件：部門負責(zé)人審批可借閱；密級文件（標(biāo)注“秘密”“機密”）：需分管副總審批，借閱期限不超過3個工作日；涉及核心業(yè)務(wù)的文件：需總經(jīng)理審批，且借閱時需有檔案管理員陪同。歸還與核銷：借閱期滿后，需及時歸還，檔案管理員檢查文件完整性后，在《借閱登記表》中核銷；如需續(xù)借，需在到期前1個工作日重新申請，續(xù)借期不超過原期限。（七）定期檢查與維護檢查頻率：季度檢查：檔案管理員每季度對庫房環(huán)境、存儲設(shè)備、實體檔案盒狀態(tài)進行檢查，記錄溫濕度、有無蟲霉、檔案盒破損等情況；年度檢查：每年12月組織檔案管理小組對全年歸檔文件的完整性、分類準確性、系統(tǒng)錄入情況進行全面核查。維護措施：發(fā)覺蟲霉及時除濕消毒，破損檔案盒立即更換；電子文件定期備份（每月1次），采用“本地備份+異地備份”雙模式，備份數(shù)據(jù)需每季度驗證可讀性；對分類錯誤的文件及時調(diào)整編號與存放位置，更新系統(tǒng)信息。（八）到期處置鑒定流程：保管期限屆滿的文件，由檔案管理小組牽頭，組織相關(guān)部門負責(zé)人組成鑒定小組，對文件價值進行重新評估，確認是否繼續(xù)保存或銷毀。銷毀流程：需銷毀的文件，填寫《到期文件銷毀審批表》，經(jīng)鑒定小組簽字確認、總經(jīng)理審批后，方可銷毀；紙質(zhì)文件采用碎紙機銷毀（保證無法還原），電子文件使用專業(yè)數(shù)據(jù)擦除軟件徹底刪除，并銷毀記錄（含文件編號、名稱、銷毀日期、監(jiān)銷人等信息）；密級文件銷毀時，需有2名以上監(jiān)銷人在場，并在《銷毀記錄表》簽字確認。四、常用表單模板（一）紙質(zhì)檔案入庫登記表檔案盒編號文件編號文件名稱歸檔部門形成日期頁數(shù)存放位置歸檔人歸檔日期XZB-001XZB-ZD-2024-003年度綜合管理制度修訂稿行政部2024-03-1525A區(qū)-3排-5層-01號柜張*2024-03-20（二）文件借閱申請表申請人所在部門借閱日期文件編號文件名稱借閱事由歸還期限部門負責(zé)人審批檔案管理員簽字李*市場部2024-05-10SC-HT-2024-012市場推廣合同（客戶A）合同續(xù)簽審核2024-05-15王*（簽字）趙*（簽字）（三）到期文件銷毀審批表文件編號文件名稱形成日期原保管期限鑒定小組意見審批人銷毀日期監(jiān)銷人銷毀方式CW-BG-2020-0052020年度財務(wù)分析報告2020-12-30長期（10年）無保存價值，同意銷毀劉*（總經(jīng)理）2024-06-01陳、楊碎紙機銷毀五、關(guān)鍵管理要求與風(fēng)險提示（一）保密管理密級文件需在文件首頁標(biāo)注“秘密”“機密”字樣，并嚴格控制借閱權(quán)限；電子文件存儲需設(shè)置訪問密碼，嚴禁通過個人郵箱、即時通訊工具傳輸涉密文件；檔案管理員需簽訂《保密協(xié)議》，離職時需辦理文件交接手續(xù)，不得留存企業(yè)文件副本。（二）責(zé)任分工各部門負責(zé)人：負責(zé)本部門文件歸檔工作的監(jiān)督與審批，保證文件收集完整、分類準確；文件形成者：負責(zé)及時整理、提交應(yīng)歸檔文件，對文件真實性、完整性負責(zé)；檔案管理員：負責(zé)文件系統(tǒng)錄入、實體存儲、借閱管理、定期檢查等工作，保證檔案管理規(guī)范有序。（三）應(yīng)急處理如發(fā)生火災(zāi)、水浸等意外情況，優(yōu)先搶救密級文件和重要業(yè)務(wù)文件；電子文件數(shù)據(jù)丟失時，立即從異地備份中恢復(fù)，并追溯原因，采取補救措施；建立檔案管理應(yīng)急預(yù)案，每年至少組織1次應(yīng)急演練。（四）培訓(xùn)與考核新員工入職時，需接受檔案管理基礎(chǔ)培訓(xùn)（含本手冊內(nèi)容、系統(tǒng)操作、保密要求等）；每年組織1次檔案管理專項培訓(xùn)，提升全員檔案意識；將文件歸檔工作納入部門績效考核，對未按要求歸檔、造成文件丟失或泄露的，視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員責(zé)任。六、附錄（一）企業(yè)文件保管期限表（節(jié)選）文件類型保管期限備注年度工作計劃永久含年度總結(jié)、下年度計劃合同協(xié)議長期（10年）涉及核心業(yè)務(wù)的合同永久保存會議紀要長期（10年）重大會議紀要永久保存員工勞動合同長