采購管理制度及采購流程第一章總則與適用范圍1.1制度定位本制度為××股份有限公司（以下簡稱“公司”）采購管理的唯一強制性文件，凡使用公司資金、授信、資產(chǎn)或信用背書取得貨物、工程、服務(wù)的內(nèi)外部主體，無論金額大小，均須100%遵照執(zhí)行。1.2法規(guī)銜接本制度與《中華人民共和國招標投標法》《政府采購法》《民法典》合同編、國務(wù)院《保障中小企業(yè)款項支付條例》、行業(yè)強制性標準及公司《合規(guī)管理辦法》《財務(wù)授權(quán)審批規(guī)定》《內(nèi)部審計制度》自動銜接；若外部法規(guī)更新，以“就高不就低”原則即時適用。1.3術(shù)語定義a.采購：指有償取得所有權(quán)、使用權(quán)或管理權(quán)的一切經(jīng)濟行為，含購買、租賃、委托、BOT、PPP、以物易物、股權(quán)換資產(chǎn)等。b.供應(yīng)商：指提供標的的法人、其他組織或自然人，含代理商、聯(lián)合體、平臺店鋪。c.關(guān)鍵供應(yīng)商：上年度交易額≥公司年度采購總額2%，或涉及公司核心知識產(chǎn)權(quán)、唯一許可證、國家?？氐墓?yīng)商。d.緊急采購：因突發(fā)事件（自然災(zāi)害、政府管制、產(chǎn)線停產(chǎn)、輿情危機）導致若按正常流程將造成≥50萬元/天直接損失，且董事會授權(quán)啟動應(yīng)急響應(yīng)的采購。第二章組織與職責2.1采購決策委員會（PDC）主任：總經(jīng)理；常設(shè)委員：財務(wù)總監(jiān)、法務(wù)總監(jiān)、供應(yīng)鏈總監(jiān)、質(zhì)量總監(jiān)、內(nèi)審經(jīng)理；非常設(shè)委員：需求部門負責人、項目PM。職責：審批年度采購策略、單一來源論證、超預(yù)算100萬元變更、供應(yīng)商黑名單解禁。2.2供應(yīng)鏈中心（SC）公司唯一歸口采購執(zhí)行部門，負責需求受理、供應(yīng)商全生命周期、合同簽署、訂單下達、物流跟催、對賬付款、檔案管理、數(shù)據(jù)分析。2.3需求部門（RD）負責提交經(jīng)部門負責人簽字確認的《采購需求申請》（PR），參與技術(shù)評標、驗收、后評價。2.4財務(wù)中心負責預(yù)算額度鎖定、資金計劃、付款審核、票據(jù)合規(guī)、資產(chǎn)轉(zhuǎn)固。2.5法務(wù)中心負責合同模板修訂、法律審查、爭議解決、知識產(chǎn)權(quán)條款、出口管制合規(guī)。2.6內(nèi)審與風控部負責采購全流程飛行檢查、專項審計、舉報受理、舞弊調(diào)查、出具《采購合規(guī)率報告》。第三章采購分類與策略3.1金額閾值a.零星采購：＜2萬元（不含稅）b.詢比價：2萬元≤金額＜50萬元c.招標：≥50萬元或目錄內(nèi)強制招標品類d.戰(zhàn)略合作：關(guān)鍵原材料、戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)、政府特許、技術(shù)獨占，不受金額限制，須PDC專項論證。3.2品類策略A類（關(guān)鍵）：芯片、稀土、專利原料藥——建立安全庫存+雙源+期貨對沖B類（杠桿）：鋼材、塑料粒子——年度框架協(xié)議+價格公式聯(lián)動C類（瓶頸）：計量校準服務(wù)——儲備三家備份+聯(lián)合技術(shù)攻關(guān)D類（常規(guī)）：辦公用品——電商集采+員工自助下單3.3供應(yīng)商布局國內(nèi)：華東35%、華南25%、華北20%、西部10%、東北10%海外：東盟30%、歐盟25%、日韓20%、北美15%、其他10%原則上同一品類合格活躍供應(yīng)商≥3家，≤6家，避免過度分散或壟斷。第四章年度采購計劃與預(yù)算4.1編制節(jié)奏每年9月1日啟動，10月15日需求部門完成《年度需求預(yù)測表》→SC匯總→財務(wù)中心匹配預(yù)算→PDC評審→11月30日前董事會批復(fù)→12月15日系統(tǒng)鎖定。4.2預(yù)算顆粒度按“部門+項目+品類+月份”四維編制，金額精確到千元，數(shù)量精確到最小計量單位。4.3預(yù)算調(diào)整a.部門內(nèi)調(diào)劑：≤10%且絕對額≤50萬元，由部門總監(jiān)+財務(wù)總監(jiān)雙簽即可；b.超10%或絕對額＞50萬元：須PDC投票，三分之二通過；c.追加預(yù)算：必須提交《追加可行性分析報告》，說明資金來源（利潤、融資、政府補貼）。第五章供應(yīng)商全生命周期管理5.1準入資料收集→資格預(yù)審→現(xiàn)場審核→樣品測試→小批量試產(chǎn)→綜合評分≥80分→合格供應(yīng)商名錄。必備資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、近三年審計報告、環(huán)評批復(fù)、特種行業(yè)許可證、社保繳納記錄、信用中國無黑名單截圖。5.2績效評分月度：交付準時率、批次合格率、整改關(guān)閉率；季度：價格競爭力、服務(wù)響應(yīng)、技術(shù)改進提案；年度：總成本下降貢獻、聯(lián)合創(chuàng)新項目、ESG評級。評分權(quán)重：質(zhì)量40%、交付30%、成本20%、服務(wù)與創(chuàng)新10%。5.3分級與激勵S級（≥90分）：優(yōu)先付款30天、共享需求預(yù)測、聯(lián)合投資產(chǎn)線；A級（80–89分）：正常合作；B級（70–79分）：限期整改，減少20%訂單；C級（＜70分）：暫停新訂單，6個月后復(fù)評；D級（連續(xù)兩次C）：列入黑名單，3年內(nèi)禁止參與投標。5.4退出與黑名單觸發(fā)條件：行賄、環(huán)保處罰、重大質(zhì)量事故、破產(chǎn)、泄密、惡意訴訟。流程：SC提出→法務(wù)審核→PDC投票→總經(jīng)理簽批→OA公告→同步至“信用中國”及第三方征信平臺。第六章采購方式與操作流程6.1零星采購步驟：①RD在ERP提交PR→②SC自動比價機器人抓取京東企業(yè)購、蘇寧B2B、1688超級店三家實時價→③系統(tǒng)取最低價自動生成PO→④RD收貨掃碼→⑤財務(wù)月結(jié)付款。時效：T+0下單，T+3到貨。6.2詢比價①PR審批→②SC編制《詢比價文件》（含技術(shù)規(guī)范、商務(wù)條款、評分標準）→③向≥3家合格供應(yīng)商發(fā)郵件+系統(tǒng)通知→④供應(yīng)商48小時內(nèi)加密報價→⑤SC組織技術(shù)+商務(wù)開標→⑥評分表簽字→⑦《定標報告》審批→⑧合同/PO→⑨驗收→⑩付款。全程在“招采平臺”留痕，報價文件自動加密，解密需雙因子認證。6.3公開招標6.3.1招標準備a.招標方式：公開（中國招標投標公共服務(wù)平臺、公司官網(wǎng)同步發(fā)布公告）或邀請（≥5家且說明理由）。b.招標文件：技術(shù)卷、商務(wù)卷、價格卷分開裝訂；設(shè)置最高投標限價；明確評標方法（綜合評分法或經(jīng)評審的最低投標價法）。c.保證金：不少于估算價的2%，上限80萬元；電匯至公司保證金專戶，利息按銀行同期活期歸還。6.3.2評標委員會由PDC隨機抽取專家?guī)欤夹g(shù)、經(jīng)濟、法律專家≥5人單數(shù)，外部專家占比≥40%，名單在中標結(jié)果公告前保密。6.3.3開標、評標、定標開標全程錄像，評標時間不超過5日，打分表、澄清紀要、專家聲明全部歸檔≥15年。6.3.4中標與合同中標通知書發(fā)出后30日內(nèi)簽署合同；拒簽者沒收保證金并列入黑名單。6.4競爭性談判適用條件：技術(shù)復(fù)雜無法一次定價、專利限制、追加訂單≤原合同金額10%。流程：成立談判小組→制定談判大綱→不少于兩輪談判→最終報價→形成《談判紀要》→PDC審批→合同。6.5單一來源須同時滿足：①唯一專利或獨占技術(shù)；②追加訂單需與原有采購一致性；③搶險救災(zāi)；④金額＜20萬元的小額追加。流程：RD填寫《單一來源論證表》→外部專家出具獨立意見→公示5個工作日→PDC投票→董事會特批。6.6緊急采購觸發(fā)→總經(jīng)理短信/釘釘/微信發(fā)出“緊急采購令”→SC經(jīng)理口頭指定負責人→2小時內(nèi)完成供應(yīng)商定向邀請→24小時內(nèi)完成合同→3日內(nèi)補齊全部紙質(zhì)資料→內(nèi)審部事后專項審計。第七章合同管理7.1合同模板SC聯(lián)合法務(wù)每半年更新一次，分貨物、工程、服務(wù)三大類別，嵌入合規(guī)條款（FCPA、出口管制、GDPR、個人信息保護）。7.2審批權(quán)限a.＜20萬元：SC總監(jiān)；b.20–100萬元：SC總監(jiān)+法務(wù)總監(jiān)；c.100–500萬元：PDC主任；d.≥500萬元：董事長。7.3關(guān)鍵條款a.價格：含13%增值稅到廠價，匯率波動≥3%啟動調(diào)價公式；b.交付：以公司倉庫掃碼時間為準，晚交按1%/日扣款，上限20%；c.質(zhì)保：貨物類≥24個月，工程類≥60個月，服務(wù)類按SLA；d.違約：若因供應(yīng)商原因停產(chǎn)，需賠償公司客戶索賠的120%；e.知識產(chǎn)權(quán)：供應(yīng)商保證無侵權(quán)，若發(fā)生訴訟，供應(yīng)商承擔全部費用并額外賠償公司商譽損失50萬元/次；f.保密：永久保密，違約金為合同總價的30%。7.4合同變更變更金額≤10%且對價格、質(zhì)量無實質(zhì)影響：SC經(jīng)理+項目經(jīng)理雙簽；變更＞10%或涉及關(guān)鍵技術(shù)指標：重新招標或談判，PDC審批。第八章價格管理與成本分析8.1成本模型建立“原材料指數(shù)+加工費+能源+人工+物流+利潤”六維模型，每月由采購工程師更新，偏差＞5%觸發(fā)預(yù)警。8.2價格審計內(nèi)審部每年抽取TOP20品類，委托第三方會計師事務(wù)所進行“橫向比價+縱向趨勢”審計，出具《采購價格健康度報告》。8.3降本激勵以年度降本絕對值為基數(shù)，提取5%作為SC團隊獎金，其中30%可分配給非采購部門提出降本提案的員工。第九章質(zhì)量與交付控制9.1質(zhì)量協(xié)議與所有A/B級供應(yīng)商簽署《質(zhì)量協(xié)議》，明確缺陷分類、檢驗標準、不合格品處理、質(zhì)量保證金（5–10%貨款）。9.2來料檢驗執(zhí)行GB/T2828.12012一次抽樣Ⅱ級AQL0.65；關(guān)鍵尺寸、功能、理化項目100%檢驗；檢驗數(shù)據(jù)自動上傳MES，合格率＜98%觸發(fā)8D報告。9.3供應(yīng)商質(zhì)量改進月度質(zhì)量例會，由質(zhì)量總監(jiān)主持，對TOP3問題供應(yīng)商發(fā)《糾正預(yù)防措施報告》，30天內(nèi)現(xiàn)場驗證關(guān)閉。9.4交付監(jiān)控采用“運輸在途GPS+條碼掃描+電子圍欄”，晚到30分鐘自動短信預(yù)警；連續(xù)兩次遲到降級處理。第十章驗收、入庫與付款10.1驗收角色RD：數(shù)量、外觀、技術(shù)參數(shù)；質(zhì)量部：性能、可靠性、型式試驗；倉庫：包裝完整性、條碼標簽。三方在PDA簽字后，系統(tǒng)生成《驗收單》。10.2入庫驗收合格2小時內(nèi)完成系統(tǒng)入庫，自動生成會計憑證；不合格品拍照+貼紅簽→隔離庫→72小時內(nèi)退貨或讓步接收。10.3付款條件默認“驗收合格+發(fā)票入賬+賬期60天”；關(guān)鍵供應(yīng)商可申請“45天+現(xiàn)金折扣1%”；付款前由風控系統(tǒng)比對“合同、PO、驗收單、發(fā)票”四單一致，差異＞1元自動凍結(jié)。第十一章庫存與呆滯管理11.1安全庫存關(guān)鍵A類物料：≥30天用量；B類：≥15天；C類：≥7天；低于安全庫存自動觸發(fā)PR。11.2呆滯定義庫存≥90天無領(lǐng)用或市場跌價≥10%。11.3處理流程每月MRP運行后，SC出具《呆滯清單》→RD確認可用性→質(zhì)量復(fù)檢→折價銷售、調(diào)撥、報廢；因設(shè)計變更導致呆滯，責任部門承擔損失100%。第十二章信息化與數(shù)據(jù)治理12.1系統(tǒng)架構(gòu)ERP（Oracle）+SRM（供應(yīng)商關(guān)系管理）+招采平臺（自研）+BI（PowerBI）+RPA（機器人流程自動化）。12.2數(shù)據(jù)標準物料編碼采用GTIN14，供應(yīng)商編碼采用統(tǒng)一社會信用代碼+4位流水號；所有字段設(shè)定數(shù)據(jù)Owner，每月質(zhì)量評分＜95分觸發(fā)整改。12.3電子檔案合同、報價、驗收單、發(fā)票全部影像化，保存15年；使用區(qū)塊鏈哈希存證，防篡改。第十三章監(jiān)督、審計與問責13.1飛行檢查內(nèi)審部每月隨機抽取≥5%在途訂單，重點檢查“先實施后補合同”“拆分金額規(guī)避招標”等行為。13.2舉報機制設(shè)立獨立郵箱、電話、微信通道，24小時受理；實名舉報48小時內(nèi)啟動調(diào)查，匿名舉報7日內(nèi)決定是否立案；查實后按追回金額10%獎勵，最高50萬元。13.3問責階梯a.輕微違規(guī)：警告+扣減當月績效20%；b.一般違規(guī)：記過+降職+扣減年度獎金50%；c.重大違規(guī)：解除勞動合同、追償損失、移送司法；d.涉嫌犯罪：行賄、受賄、侵占、串通投標，一律移交公安機關(guān)，永不錄用。第十四章績效指標與持續(xù)改進14.1核心KPI采購及時率≥98%；采購合規(guī)率=100%；年度降本率≥3%；供應(yīng)商S級占比≥25%；呆滯庫存占比≤1.5%。14.2PDCA循環(huán)每季度召開“采