公司職業(yè)衛(wèi)生檔案管理制度第一章總則1.1為系統(tǒng)、連續(xù)、可追溯地記錄職業(yè)衛(wèi)生管理全過程，防止職業(yè)病危害因素失控，保障勞動(dòng)者健康權(quán)益，依據(jù)《職業(yè)病防治法》《工作場(chǎng)所職業(yè)衛(wèi)生管理規(guī)定》《用人單位職業(yè)健康監(jiān)護(hù)監(jiān)督管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本公司生產(chǎn)特點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)分布，特制定本制度。1.2本制度所稱“職業(yè)衛(wèi)生檔案”系指在職業(yè)病危害防治活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等原始記錄，包括紙質(zhì)與電子兩種形態(tài)。1.3檔案管理遵循“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)、誰歸檔”原則，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、全程控制、動(dòng)態(tài)更新、閉環(huán)追蹤。1.4本制度適用于公司總部、分公司、事業(yè)部、項(xiàng)目部、協(xié)作單位及臨時(shí)作業(yè)場(chǎng)所，覆蓋職業(yè)病危害因素識(shí)別、檢測(cè)評(píng)價(jià)、工程控制、個(gè)體防護(hù)、健康監(jiān)護(hù)、培訓(xùn)教育、應(yīng)急救治、事故調(diào)查、持續(xù)改進(jìn)等全部環(huán)節(jié)。第二章組織與職責(zé)2.1職業(yè)衛(wèi)生管理委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“管委會(huì)”）2.1.1主任由公司總經(jīng)理擔(dān)任，副主任由分管安全副總經(jīng)理、首席職業(yè)衛(wèi)生醫(yī)師擔(dān)任，成員包括生產(chǎn)、設(shè)備、技術(shù)、人力、采購、倉儲(chǔ)、行政、信息、財(cái)務(wù)、工會(huì)等部門負(fù)責(zé)人。2.1.2每季度召開一次專題會(huì)議，審議年度檔案工作計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、重大隱患整改驗(yàn)證報(bào)告、銷毀清冊(cè)等。2.2職業(yè)衛(wèi)生檔案室（以下簡(jiǎn)稱“檔案室”）2.2.1掛靠安全環(huán)保部，設(shè)專職檔案管理員2名，具備檔案學(xué)、職業(yè)衛(wèi)生、信息化復(fù)合背景，實(shí)行A、B角互補(bǔ)。2.2.2負(fù)責(zé)全公司檔案編碼規(guī)則制定、系統(tǒng)運(yùn)維、庫房管理、借閱審批、密級(jí)劃定、異地備份、銷毀監(jiān)銷。2.3各部門/車間檔案聯(lián)絡(luò)員2.3.1由部門副職兼任，負(fù)責(zé)本部門記錄收集、初審、移交、整改閉環(huán)，每月向檔案室提交《月度歸檔清單》及《更新說明》。2.3.2聯(lián)絡(luò)員調(diào)離時(shí)須完成檔案交接審計(jì)，交接表永久保存。2.4檢測(cè)與評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)、職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)、外協(xié)工程隊(duì)2.4.1凡為公司提供技術(shù)服務(wù)的第三方，均須在合同中明確檔案移交范圍、格式、時(shí)限、電子文件標(biāo)準(zhǔn)、保密條款。2.4.2移交前由檔案室進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，不合格一律退回，逾期一天按合同總額0.5%扣款，并納入年度誠信黑名單。第三章檔案分類與編碼3.1一級(jí)類目（字母）A職業(yè)病危害識(shí)別與申報(bào)B檢測(cè)與評(píng)價(jià)C工程控制與防護(hù)設(shè)施D個(gè)體防護(hù)用品E職業(yè)健康監(jiān)護(hù)F培訓(xùn)教育G應(yīng)急管理H事故與不符合I持續(xù)改進(jìn)J法律法規(guī)與其他3.2二級(jí)類目（兩位數(shù)字）01原始記錄02報(bào)告03圖紙04影像05臺(tái)賬06審批表07驗(yàn)收表08統(tǒng)計(jì)表09其他3.3三級(jí)類目（車間/崗位代碼）采用公司統(tǒng)一發(fā)布的《組織機(jī)構(gòu)及崗位編碼表》，如“101”代表一車間合成崗位。3.4檔號(hào)結(jié)構(gòu)示例：A-02-101-2024-05-003表示一車間合成崗位2024年5月第3份職業(yè)病危害申報(bào)報(bào)告。3.5電子文件命名采用“檔號(hào)_版本號(hào)_密級(jí)_YYYYMMDD_部門簡(jiǎn)稱”格式，版本號(hào)從V1.0開始，重大修訂進(jìn)位，minor修訂+0.1。第四章歸檔范圍與周期4.1必須歸檔的原始記錄4.1.1職業(yè)病危害項(xiàng)目申報(bào)表及回執(zhí)、變更申報(bào)表；4.1.2工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素定期檢測(cè)與日常監(jiān)測(cè)原始記錄、采樣單、儀器校準(zhǔn)證書、譜圖、質(zhì)控樣結(jié)果；4.1.3職業(yè)病危害現(xiàn)狀評(píng)價(jià)、控制效果評(píng)價(jià)、防護(hù)設(shè)施設(shè)計(jì)專篇、評(píng)審意見、整改復(fù)查表；4.1.4防塵、防毒、降噪、通風(fēng)、隔離、密閉、聯(lián)鎖、報(bào)警等工程設(shè)施的設(shè)計(jì)圖紙、變更單、運(yùn)維記錄、巡檢表、性能測(cè)試報(bào)告；4.1.5個(gè)體防護(hù)用品采購計(jì)劃、供應(yīng)商資質(zhì)、檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)放領(lǐng)用記錄、報(bào)廢銷毀記錄；4.1.6勞動(dòng)者職業(yè)健康檢查表、復(fù)查表、醫(yī)學(xué)觀察通知書、職業(yè)病診斷鑒定書、職業(yè)禁忌調(diào)崗記錄、健康監(jiān)護(hù)總結(jié)報(bào)告；4.1.7職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)計(jì)劃、簽到、試卷、合格證書、再培訓(xùn)記錄；4.1.8職業(yè)病危害事故報(bào)告、應(yīng)急處置記錄、原因分析、整改措施、責(zé)任追究、后評(píng)估報(bào)告；4.1.9內(nèi)部審核、管理評(píng)審、合規(guī)性評(píng)價(jià)、持續(xù)改進(jìn)記錄；4.1.10法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件清單及更新記錄。4.2歸檔時(shí)限4.2.1原始記錄須在活動(dòng)結(jié)束5個(gè)工作日內(nèi)完成整理，15個(gè)工作日內(nèi)完成部門初審并移交檔案室；4.2.2檢測(cè)、評(píng)價(jià)、體檢類報(bào)告收到正式文本后3個(gè)工作日內(nèi)移交；4.2.3事故類記錄須在應(yīng)急結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成預(yù)歸檔，7個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充完整；4.2.4電子文件須同步上傳至“職業(yè)衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)”，上傳后系統(tǒng)自動(dòng)生成《電子文件移交確認(rèn)單》。第五章紙質(zhì)檔案管理5.1載體與書寫5.1.1采用無酸紙70g以上，雙面打??；手寫部分使用碳素墨水或簽字筆，杜絕鉛筆、圓珠筆；5.1.2圖紙采用A3或A2幅面，折疊成A4幅面，圖標(biāo)外露；5.1.3熱敏紙、復(fù)寫紙、易褪色材料須復(fù)印后加蓋“與原件一致”章，一并歸檔。5.2整理與裝訂5.2.1按“件”整理，每份檢測(cè)報(bào)告、每張?bào)w檢表均為一件；5.2.2采用不銹鋼釘左側(cè)三點(diǎn)裝訂，裝訂邊距2.5cm，裝訂后無毛刺；5.2.3超過2cm厚度分冊(cè)，每?jī)?cè)編制“冊(cè)內(nèi)目錄”，首頁加貼“二維碼”標(biāo)簽，掃碼可跳轉(zhuǎn)電子全文。5.3庫房要求5.3.1設(shè)在行政樓二層背陰面，遠(yuǎn)離強(qiáng)震動(dòng)、強(qiáng)磁場(chǎng)、水源、火源，承重≥500kg/㎡；5.3.2配備恒溫恒濕系統(tǒng)，溫度14—24℃，相對(duì)濕度45—60%，每日自動(dòng)記錄，超標(biāo)短信報(bào)警；5.3.3安裝七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)，煙感、溫感雙探頭，滅火劑噴放時(shí)間≤10s；5.3.4配置防蟲防鼠措施，每年春季、秋季各進(jìn)行一次磷化鋁熏蒸，熏蒸記錄歸檔。5.4借閱與歸還5.4.1內(nèi)部員工借閱須填寫《紙質(zhì)檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案室雙重審批，最多借出7天；5.4.2外單位查閱須持單位介紹信、身份證，由安全環(huán)保部副職以上陪同，現(xiàn)場(chǎng)閱覽，嚴(yán)禁拍照、復(fù)印；5.4.3歸還時(shí)檔案管理員逐頁檢查，發(fā)現(xiàn)缺頁、污損，按每頁200元賠償，并通報(bào)批評(píng)。第六章電子檔案管理6.1系統(tǒng)架構(gòu)6.1.1采用B/S架構(gòu)，本地私有云部署，雙機(jī)熱備，RPO≤15min，RTO≤30min；6.1.2數(shù)據(jù)庫采用主從復(fù)制+增量備份，每日凌晨2:00自動(dòng)異機(jī)備份，備份數(shù)據(jù)加密后傳輸至50km外電信機(jī)房。6.2元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)6.2.1必填字段：檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、密級(jí)、開放狀態(tài)、關(guān)聯(lián)文件、版本號(hào)、校驗(yàn)碼；6.2.2檢測(cè)原始記錄須同步上傳采樣點(diǎn)位GIS坐標(biāo)、儀器編號(hào)、校準(zhǔn)曲線、質(zhì)控樣編號(hào)，確保數(shù)據(jù)可溯源。6.3版本控制6.3.1任何修改須走系統(tǒng)流程，填寫《電子文件變更申請(qǐng)》，說明變更原因、依據(jù)、影響范圍；6.3.2系統(tǒng)保留歷史版本，默認(rèn)顯示最新有效版本，歷史版本僅管理員可查看；6.3.3版本升級(jí)后，原紙質(zhì)文件須加蓋“作廢”章，掃描上傳作廢頁，與新版本建立鏈接。6.4安全與保密6.4.1實(shí)行三權(quán)分立：系統(tǒng)管理員、安全保密員、審計(jì)員，任何一人無法單獨(dú)導(dǎo)出完整數(shù)據(jù)；6.4.2采用SM4加密算法，密鑰長(zhǎng)度128bit，每年更換一次；6.4.3設(shè)置水印防護(hù)，在線瀏覽自動(dòng)疊加用戶名、時(shí)間、IP，截屏操作記錄日志；6.4.4涉密檔案實(shí)行“雙人雙鑰”解密，解密過程全程錄像，錄像保存3年。第七章鑒定與銷毀7.1鑒定周期7.1.1每三年組織一次檔案價(jià)值鑒定，由管委會(huì)、檔案室、工會(huì)、職工代表組成鑒定小組；7.1.2鑒定結(jié)論分“永久”“30年”“10年”“銷毀”四類，形成《職業(yè)衛(wèi)生檔案鑒定意見書》。7.2銷毀范圍7.2.1超過保存期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的記錄；7.2.2重復(fù)件、過程稿、草稿、無簽章的復(fù)印件；7.2.3電子文件采用覆寫法銷毀，覆蓋7次，符合DoD5220.22-M標(biāo)準(zhǔn)；7.2.4紙質(zhì)文件采用碎紙+制漿聯(lián)合銷毀，碎紙粒徑≤2×2mm，制漿后送造紙廠再生。7.3監(jiān)銷程序7.3.1銷毀前在廠區(qū)公示7個(gè)工作日，無異議方可執(zhí)行；7.3.2監(jiān)銷人員不少于3人，其中工會(huì)代表1人，檔案室1人，審計(jì)部1人；7.3.3現(xiàn)場(chǎng)拍照、錄像，生成《銷毀記錄表》，永久保存。第八章動(dòng)態(tài)更新與持續(xù)改進(jìn)8.1更新觸發(fā)條件8.1.1法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布或修訂；8.1.2工藝、設(shè)備、原輔材料、產(chǎn)能調(diào)整；8.1.3檢測(cè)評(píng)價(jià)發(fā)現(xiàn)新增或顯著加重職業(yè)病危害因素；8.1.4健康監(jiān)護(hù)發(fā)現(xiàn)群體性異常；8.1.5事故、事件、投訴、舉報(bào)、媒體曝光。8.2更新流程8.2.1觸發(fā)部門48小時(shí)內(nèi)填寫《檔案更新需求表》，經(jīng)職業(yè)衛(wèi)生醫(yī)師、安全工程師聯(lián)合評(píng)估；8.2.2檔案室在5個(gè)工作日內(nèi)完成版本升級(jí)、舊版鎖定、關(guān)聯(lián)文件映射；8.2.3重大更新須重新培訓(xùn)相關(guān)崗位，培訓(xùn)記錄納入F類檔案。8.3績(jī)效測(cè)量8.3.1每年設(shè)置“檔案更新及時(shí)率”“歸檔完整率”“借閱滿意度”“系統(tǒng)故障次數(shù)”四項(xiàng)KPI；8.3.2指標(biāo)納入部門年度安全目標(biāo)責(zé)任書，權(quán)重占10%，未達(dá)標(biāo)扣減績(jī)效獎(jiǎng)金。第九章培訓(xùn)與宣傳9.1培訓(xùn)對(duì)象9.1.1檔案管理員、部門聯(lián)絡(luò)員、檢測(cè)人員、職業(yè)健康醫(yī)師、專兼職安全員、班組長(zhǎng)、外協(xié)隊(duì)負(fù)責(zé)人；9.1.2新員工三級(jí)安全教育中單獨(dú)設(shè)置“職業(yè)衛(wèi)生檔案管理”模塊，不少于2學(xué)時(shí)。9.2培訓(xùn)內(nèi)容9.2.1法律法規(guī)、公司制度、分類編碼、系統(tǒng)操作、保密要求、借閱流程、銷毀監(jiān)銷；9.2.2實(shí)操演練：現(xiàn)場(chǎng)采樣記錄填寫、原始數(shù)據(jù)上傳、異常數(shù)據(jù)判定、版本回退。9.3培訓(xùn)形式9.3.1線上微課+線下沙盤+VR模擬事故追溯；9.3.2每半年舉辦一次“檔案知識(shí)競(jìng)賽”，成績(jī)前10%發(fā)放榮譽(yù)證書和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。第十章監(jiān)督檢查與考核10.1日常巡查10.1.1檔案室每周抽查5%的紙質(zhì)案卷、10%的電子記錄，發(fā)現(xiàn)問題立即下發(fā)《整改通知單》；10.1.2整改須在3個(gè)工作日內(nèi)完成，逾期每天扣責(zé)任部門月度安全獎(jiǎng)2%。10.2專項(xiàng)檢查10.2.1每年六月開展“職業(yè)病防治法宣傳周”期間，管委會(huì)組織全要素檔案符合性審計(jì)；10.2.2審計(jì)結(jié)果在公司OA通報(bào)，并與評(píng)先評(píng)優(yōu)、干部任用掛鉤。10.3外部審核10.3.1自愿接受認(rèn)證機(jī)構(gòu)ISO45001、ISO14001、CMA、CNAS等聯(lián)合審核；10.3.2審核發(fā)現(xiàn)檔案類不符合項(xiàng)，按“嚴(yán)重”“一般”分級(jí)，嚴(yán)重項(xiàng)7日內(nèi)提交糾正措施，30日內(nèi)完成現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證。第十一章獎(jiǎng)懲與問責(zé)11.1獎(jiǎng)勵(lì)11.1.1對(duì)連續(xù)3年歸檔率100%、系統(tǒng)零故障、創(chuàng)新管理工具的部門授予“職業(yè)衛(wèi)生檔案管理標(biāo)桿”稱號(hào)，獎(jiǎng)勵(lì)5000元；11.1.2個(gè)人提出合理化建議被采納，按貢獻(xiàn)大小獎(jiǎng)勵(lì)200—2000元。11.2