全面解讀犯罪記錄封存制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國(guó)刑法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合國(guó)家檔案管理政策與行業(yè)反腐敗工作指引，同時(shí)遵循集團(tuán)母公司關(guān)于人力資源合規(guī)管理的整體要求制定。旨在規(guī)范公司犯罪記錄封存工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化員工背景調(diào)查與個(gè)人信息保護(hù)，有效防控因員工犯罪記錄引發(fā)的用工風(fēng)險(xiǎn)、聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)及法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，確保人力資源管理工作符合國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管控要求。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋員工招聘背景核查、在職期間動(dòng)態(tài)管理、離職人員信息處理等全生命周期管理場(chǎng)景。具體適用范圍包括但不限于以下業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：（一）新員工招聘過(guò)程中的背景調(diào)查與犯罪記錄核實(shí)；（二）關(guān)鍵崗位任職資格的背景審查與動(dòng)態(tài)監(jiān)控；（三）離職人員犯罪記錄信息的封存與共享權(quán)限管理；（四）員工個(gè)人犯罪記錄自愿披露與公司合規(guī)處置流程。第三條本制度中的核心術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“犯罪記錄封存管理”指公司依據(jù)法律法規(guī)及內(nèi)部規(guī)定，對(duì)員工或應(yīng)聘人員涉及刑事犯罪的歷史記錄進(jìn)行收集、核查、保密存儲(chǔ)及授權(quán)使用的專項(xiàng)管理工作，包括記錄的收集來(lái)源、審查標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)期限及訪問(wèn)權(quán)限等全流程管理活動(dòng)。（二）“專項(xiàng)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)”指因員工犯罪記錄未能得到有效管控而可能導(dǎo)致的法律訴訟、行政處罰、業(yè)務(wù)中斷、人才流失及企業(yè)聲譽(yù)受損等潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）“合規(guī)操作”指人力資源部、法務(wù)部及各業(yè)務(wù)部門在犯罪記錄核查、信息處理及封存過(guò)程中，嚴(yán)格遵循法律法規(guī)及本制度要求的行為規(guī)范，確保程序合法、信息保密、責(zé)任明確。第四條犯罪記錄封存管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋原則：確保所有適用場(chǎng)景均納入犯罪記錄核查范圍，無(wú)死角、無(wú)遺漏；（二）責(zé)任到人原則：明確各級(jí)管理主體的職責(zé)分工，建立可追溯的管理責(zé)任體系；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：根據(jù)崗位風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、法律法規(guī)要求及企業(yè)戰(zhàn)略需求，動(dòng)態(tài)調(diào)整核查標(biāo)準(zhǔn)與管控力度；（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評(píng)估管理效果，結(jié)合外部政策變化與內(nèi)部業(yè)務(wù)調(diào)整優(yōu)化管理流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司犯罪記錄封存管理工作負(fù)總責(zé)，承擔(dān)統(tǒng)籌規(guī)劃、資源保障及重大風(fēng)險(xiǎn)處置的最終決策權(quán)；分管人力資源、法務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)為公司專項(xiàng)管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體制度制定、組織協(xié)調(diào)及日常監(jiān)督。第六條設(shè)立“犯罪記錄封存管理專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組”，由公司主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，人力資源部、法務(wù)部、紀(jì)檢監(jiān)察室及各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌制定與修訂專項(xiàng)管理制度，審批重大風(fēng)險(xiǎn)處置方案；（二）協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作，解決管理過(guò)程中的重大問(wèn)題；（三）監(jiān)督評(píng)估專項(xiàng)管理成效，定期向公司決策層報(bào)告工作情況。第七條明確專項(xiàng)管理職責(zé)分工如下：（一）人力資源部為牽頭部門，負(fù)責(zé)：1.制定細(xì)化核查標(biāo)準(zhǔn)，組織背景調(diào)查實(shí)施；2.建立犯罪記錄數(shù)據(jù)庫(kù)及封存臺(tái)賬，確保信息安全；3.開(kāi)展全員合規(guī)培訓(xùn)，提升員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；4.牽頭年度管理評(píng)估，提出優(yōu)化建議。（二）法務(wù)部為專責(zé)部門，負(fù)責(zé)：1.提供法律法規(guī)咨詢，審核核查程序合法性；2.處理相關(guān)法律糾紛，出具合規(guī)意見(jiàn)書；3.優(yōu)化管理流程中的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提供制度修訂建議。（三）各業(yè)務(wù)部門及下屬單位為實(shí)施主體，負(fù)責(zé)：1.按要求提交崗位背景核查需求，配合提供候選人信息；2.確認(rèn)關(guān)鍵崗位人員的核查結(jié)果，履行內(nèi)部公示監(jiān)督；3.對(duì)離職人員犯罪記錄進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，及時(shí)上報(bào)異常情況。第八條基層執(zhí)行崗位（如招聘專員、用人部門負(fù)責(zé)人）須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確對(duì)核查結(jié)果真實(shí)性、保密性的義務(wù)；（二）嚴(yán)格按授權(quán)范圍查詢封存記錄，不得違規(guī)傳播或用于非工作目的；（三）發(fā)現(xiàn)犯罪記錄異?；驖撛陲L(fēng)險(xiǎn)時(shí)，及時(shí)向人力資源部或法務(wù)部報(bào)告。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)（一）招聘背景核查須符合以下要求：1.根據(jù)崗位性質(zhì)確定核查范圍，高風(fēng)險(xiǎn)崗位需核查近X年犯罪記錄；2.優(yōu)先采用官方認(rèn)可的核查渠道（如公安機(jī)關(guān)授權(quán)平臺(tái)、司法數(shù)據(jù)庫(kù)），確保證據(jù)效力；3.將核查結(jié)果存檔備查，并建立異常情況處置臺(tái)賬。（二）在職人員動(dòng)態(tài)管理須遵循：1.每年對(duì)關(guān)鍵崗位人員開(kāi)展一次背景復(fù)核，高風(fēng)險(xiǎn)崗位可增加頻次；2.員工自愿披露犯罪記錄的，須提供司法文書原件核驗(yàn)，并由本人簽署保密協(xié)議。第十條禁止性行為（一）嚴(yán)禁在未獲得候選人書面授權(quán)的情況下，單獨(dú)獲取其犯罪記錄；（二）禁止將犯罪記錄用于員工晉升、薪酬調(diào)整等非崗位匹配場(chǎng)景；（三）嚴(yán)禁泄露核查過(guò)程中獲取的個(gè)人敏感信息，違者按公司規(guī)定處理。第十一條專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)（一）數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)防控：1.犯罪記錄數(shù)據(jù)庫(kù)采用分級(jí)訪問(wèn)機(jī)制，僅授權(quán)人員可查看；2.建立操作日志審計(jì)制度，定期抽查查詢記錄；3.對(duì)離職人員的記錄實(shí)施物理或邏輯隔離，禁止外部訪問(wèn)。（二）合規(guī)操作風(fēng)險(xiǎn)防控：1.核查流程嵌入招聘系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“未經(jīng)合規(guī)審查不得錄用”的強(qiáng)制校驗(yàn)；2.法務(wù)部對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)崗位的核查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行前置審核，出具合規(guī)意見(jiàn)；3.對(duì)涉及犯罪記錄的爭(zhēng)議案件，啟動(dòng)“雙人復(fù)核+第三方見(jiàn)證”機(jī)制。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十二條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制（一）人力資源部會(huì)同法務(wù)部每年對(duì)制度執(zhí)行情況評(píng)估一次，提出修訂建議；（二）根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)變化（如《個(gè)人信息保護(hù)法》新規(guī)），在30日內(nèi)完成制度銜接；（三）重大業(yè)務(wù)調(diào)整（如并購(gòu)重組后崗位變動(dòng)）須同步優(yōu)化核查要求。第十三條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制（一）人力資源部每季度牽頭開(kāi)展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，內(nèi)容包括：核查流程合規(guī)性、記錄存儲(chǔ)安全性、員工培訓(xùn)覆蓋率；（二）建立風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)：一般風(fēng)險(xiǎn)（如記錄查詢超時(shí)）、重大風(fēng)險(xiǎn)（如數(shù)據(jù)泄露事件），對(duì)應(yīng)不同響應(yīng)措施；（三）每月向領(lǐng)導(dǎo)小組通報(bào)風(fēng)險(xiǎn)清單，明確整改時(shí)限與責(zé)任部門。第十四條合規(guī)審查機(jī)制（一）關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)嵌入審查要求：1.招聘錄用審批時(shí)，必須附《背景核查報(bào)告》及《授權(quán)委托書》；2.簽訂勞動(dòng)合同前，需確認(rèn)候選人無(wú)影響崗位任職的犯罪記錄；3.離職面談時(shí)，主動(dòng)詢問(wèn)是否存在需披露的司法記錄。（二）未經(jīng)合規(guī)審查不得實(shí)施情形：1.禁止在候選人未簽署授權(quán)的情況下提交核查申請(qǐng)；2.涉及未成年人撫養(yǎng)等敏感信息的查詢須獲得父母授權(quán)。第十五條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制（一）一般風(fēng)險(xiǎn)處置：由人力資源部制定整改計(jì)劃，限期完成；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急流程：1.發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露時(shí)，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，48小時(shí)內(nèi)向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告；2.涉及法律訴訟的，法務(wù)部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處置，并同步修訂制度；3.跨部門協(xié)同中明確牽頭部門（如人力資源部）與配合部門（如IT部）的職責(zé)。第十六條責(zé)任追究機(jī)制（一）違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：1.違規(guī)查詢記錄：通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重的取消崗位晉升資格；2.信息泄露事件：直接責(zé)任人解除勞動(dòng)合同，并承擔(dān)賠償責(zé)任；3.制度執(zhí)行不到位的部門，取消年度評(píng)優(yōu)資格。（二）責(zé)任認(rèn)定依據(jù)：查閱操作日志、第三方鑒定報(bào)告、內(nèi)部舉報(bào)記錄等。第十七條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制（一）每年由領(lǐng)導(dǎo)小組組織第三方評(píng)估，考核指標(biāo)包括：核查準(zhǔn)確率（≥98%）、信息泄露事件（0），并形成書面報(bào)告；（二）根據(jù)評(píng)估結(jié)果優(yōu)化流程：例如引入AI輔助篩查（如通過(guò)面部識(shí)別驗(yàn)證身份）、完善離職人員記錄銷毀標(biāo)準(zhǔn)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第十八條組織保障（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部須簽署《專項(xiàng)管理責(zé)任書》，明確“一崗雙責(zé)”；（二）領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開(kāi)例會(huì)，協(xié)調(diào)解決跨部門爭(zhēng)議，確保制度落地。第十九條考核激勵(lì)機(jī)制（一）將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度考核的20%，與績(jī)效獎(jiǎng)金直接掛鉤；（二）設(shè)立“合規(guī)貢獻(xiàn)獎(jiǎng)”，對(duì)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并處置風(fēng)險(xiǎn)的個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)。第二十條培訓(xùn)宣傳機(jī)制（一）管理層培訓(xùn)：每半年組織合規(guī)履職培訓(xùn)，重點(diǎn)講解法律責(zé)任與決策規(guī)范；（二）一線員工培訓(xùn)：新員工入職必須通過(guò)《犯罪記錄管理》模塊考核，合格后方可上崗；（三）定期發(fā)布《合規(guī)簡(jiǎn)報(bào)》，通報(bào)制度更新及典型案例。第二十一條信息化支撐（一）建設(shè)犯罪記錄管理模塊，實(shí)現(xiàn)以下功能：1.自動(dòng)校驗(yàn)崗位核查標(biāo)準(zhǔn)，避免人為干預(yù)；2.雙重加密存儲(chǔ)敏感數(shù)據(jù)，支持區(qū)塊鏈存證；3.實(shí)時(shí)監(jiān)控訪問(wèn)日志，異常行為自動(dòng)告警。第二十二條文化建設(shè)（一）編制《犯罪記錄管理合規(guī)手冊(cè)》，涵蓋操作指南、風(fēng)險(xiǎn)提示、舉報(bào)渠道等內(nèi)容；（二）每年6月開(kāi)展“合規(guī)月”活動(dòng)，組織簽署《員工合規(guī)承諾書》；（三）在內(nèi)部OA發(fā)布合規(guī)標(biāo)語(yǔ)，強(qiáng)化“依法辦事、規(guī)范操作”的意識(shí)。第二十三條報(bào)告制度（一）風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：重大事件須在24小時(shí)內(nèi)向領(lǐng)導(dǎo)小組及法務(wù)部同步報(bào)告，附應(yīng)急處置說(shuō)明；（二）年度管理報(bào)告：人力資源部牽頭，聯(lián)合法務(wù)部形成年度報(bào)告，內(nèi)容