PAGE村衛(wèi)生所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村衛(wèi)生所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療服務(wù)、行政管理、業(yè)務(wù)研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村衛(wèi)生所全體工作人員在醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村衛(wèi)生所檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村衛(wèi)生所的工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)村衛(wèi)生所檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞或泄密。6.按照規(guī)定的期限對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，對(duì)已超過(guò)保管期限但仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限。7.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為村衛(wèi)生所的管理和業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員及時(shí)將工作中形成的各類文件材料收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類，定期移交檔案管理人員。2.各部門(mén)工作人員應(yīng)積極配合檔案管理人員的工作，按照檔案管理規(guī)定及時(shí)歸檔，確保檔案的質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括上級(jí)衛(wèi)生行政部門(mén)下發(fā)的文件、通知、會(huì)議紀(jì)要，村衛(wèi)生所的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、考勤記錄等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：包括門(mén)診病歷、住院病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表、醫(yī)療糾紛處理記錄等。3.預(yù)防保健類：包括疫苗接種記錄、傳染病報(bào)告卡、健康教育資料、衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管記錄等。4.藥品管理類：包括藥品采購(gòu)計(jì)劃、藥品出入庫(kù)記錄、藥品盤(pán)點(diǎn)記錄、藥品不良反應(yīng)報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、發(fā)票、收費(fèi)記錄等。6.人員管理類：包括人員檔案、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。7.設(shè)備物資管理類：包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備維修記錄、物資采購(gòu)清單、物資出入庫(kù)記錄等。8.其他類：包括與村衛(wèi)生所工作相關(guān)的照片、錄像、錄音、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于管理和利用。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、預(yù)防保健、藥品管理、財(cái)務(wù)管理、人員管理、設(shè)備物資管理等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成并整理好的檔案移交檔案管理人員歸檔。2.對(duì)于重大事件、緊急文件等應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)各部門(mén)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。2.對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行接收，并按照檔案分類體系進(jìn)行排列上架。3.填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理人員留存，一份由移交部門(mén)保存。（三）保管期限1.村衛(wèi)生所檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：包括村衛(wèi)生所的設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等重要文件，涉及醫(yī)療糾紛、重大醫(yī)療事故的處理記錄，具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件等。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為15年至50年，包括村衛(wèi)生所的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案中的重要病歷等。短期保管的檔案：保管期限為5年至15年，包括一般性的文件材料、日常工作記錄等。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，準(zhǔn)確劃定保管期限，并在檔案目錄中注明。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理人員審核，報(bào)村衛(wèi)生所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：利用者如需檔案管理人員出具檔案證明材料的，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容如實(shí)出具，并加蓋村衛(wèi)生所公章。（二）借閱要求1.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱者當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理人員說(shuō)明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告村衛(wèi)生所負(fù)責(zé)人，并追究借閱者的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村衛(wèi)生所負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)保管期限已滿，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。2.對(duì)雖未達(dá)到保管期限，但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，可以提前銷(xiāo)毀。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等不宜公開(kāi)的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)村衛(wèi)生所負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷(xiāo)人員共同對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀完畢后，檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立村衛(wèi)生所檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)：將電子檔案數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。3.開(kāi)發(fā)檔案管理軟件：利用檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作的自動(dòng)化程度。4.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期