PAGE衛(wèi)生所檔案室規(guī)章制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生所檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。2.適用范圍本規(guī)章制度適用于衛(wèi)生所全體工作人員。3.檔案定義本衛(wèi)生所檔案是指在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案室職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。制定檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。按照檔案管理要求，對本部門形成的文件材料進(jìn)行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并及時移交檔案室。配合檔案室做好檔案的利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案收集1.收集范圍上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本衛(wèi)生所工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。本衛(wèi)生所制定的各種規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。醫(yī)療業(yè)務(wù)活動中形成的病歷、處方、檢查報告、診斷證明、醫(yī)療記錄等。預(yù)防保健工作中形成的疫苗接種記錄、疫情報告、衛(wèi)生監(jiān)測數(shù)據(jù)等。教學(xué)、科研活動中形成的教案、講稿、科研項目申報書、研究報告、論文等。行政管理工作中形成的會議記錄、紀(jì)要、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明出處和原因。各部門應(yīng)定期將收集的文件材料移交檔案室，移交時應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。便于檢索和統(tǒng)計。2.整理方法按照檔案的類別和年度進(jìn)行分類，如黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、預(yù)防保健類、教學(xué)科研類等。在每一類檔案中，按照文件材料的形成時間順序進(jìn)行排列，并編寫頁碼。對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。填寫文件材料的目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容。將文件材料按照目錄順序裝訂成冊，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。五、檔案歸檔1.歸檔范圍經(jīng)過整理的各類檔案。2.歸檔要求檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，將整理好的檔案及時歸檔。歸檔的檔案應(yīng)排列整齊，裝盒上架，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。建立檔案檢索工具，如紙質(zhì)目錄、電子目錄等，方便檔案的查找和利用。六、檔案保管1.保管環(huán)境檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。2.保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括本衛(wèi)生所制定的重要規(guī)章制度、年度總結(jié)、財務(wù)決算、人事任免文件等。長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括醫(yī)療業(yè)務(wù)活動中形成的重要病歷、科研項目成果等。短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性的文件材料、日常工作記錄等。3.檔案清點(diǎn)與檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。七、檔案利用1.利用原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密規(guī)定。本著方便利用、確保安全的原則，為衛(wèi)生所各項工作提供檔案信息服務(wù)。2.利用方式查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時，利用者應(yīng)出具本人有效身份證件，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、泄露檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告檔案室。復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。檔案室應(yīng)按照利用者的要求進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案證明章。復(fù)制檔案的費(fèi)用由利用者承擔(dān)。3.利用審批涉及本衛(wèi)生所重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用，需經(jīng)衛(wèi)生所主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位查閱、借閱或復(fù)制本衛(wèi)生所檔案，需持單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值。遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、區(qū)別對待的原則。2.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。3.鑒定內(nèi)容審查檔案的內(nèi)容是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價值。核對檔案的保管期限是否符合規(guī)定。檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清單》，報衛(wèi)生所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上登記備案，永久保存。九、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立衛(wèi)生所檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.信息化管理要求檔案管理人員應(yīng)及時將整理好的檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證