PAGE衛(wèi)生院學術(shù)會議相關(guān)制度一、總則1.目的為了加強衛(wèi)生院學術(shù)會議的管理，規(guī)范學術(shù)會議的組織、舉辦流程，提高學術(shù)會議的質(zhì)量和效果，促進衛(wèi)生院學術(shù)交流與業(yè)務(wù)水平提升，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院組織舉辦的各類學術(shù)會議，包括但不限于內(nèi)部學術(shù)講座、專題研討會、學術(shù)交流活動、參加外部學術(shù)會議等。3.基本原則（1）學術(shù)性原則：學術(shù)會議應(yīng)圍繞醫(yī)學專業(yè)領(lǐng)域的前沿知識、臨床實踐經(jīng)驗、科研成果等展開，確保內(nèi)容具有科學性、專業(yè)性和創(chuàng)新性。（2）規(guī)范性原則：嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及本制度規(guī)定的程序和要求組織實施學術(shù)會議，保證會議的規(guī)范性和嚴謹性。（3）開放性原則：鼓勵全體醫(yī)護人員積極參與學術(shù)會議，促進不同科室、不同層級人員之間的學術(shù)交流與合作，營造開放包容的學術(shù)氛圍。（4）實效性原則：注重學術(shù)會議的實際效果，通過學術(shù)交流、經(jīng)驗分享等活動，切實提高參會人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)，推動衛(wèi)生院醫(yī)療服務(wù)水平的提升。二、會議組織與管理1.會議計劃與籌備（1）每年年初，由衛(wèi)生院學術(shù)委員會根據(jù)衛(wèi)生院發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，制定年度學術(shù)會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員范圍、會議形式等內(nèi)容。（2）成立學術(shù)會議籌備小組，負責會議的具體籌備工作?；I備小組應(yīng)包括會議組織協(xié)調(diào)人員、學術(shù)內(nèi)容策劃人員、后勤保障人員等，明確各成員的職責分工。（3）籌備小組應(yīng)根據(jù)會議計劃，制定詳細的會議籌備方案，包括會議議程安排、邀請專家名單、會議資料準備、宣傳推廣方案、后勤保障措施等，并確保各項籌備工作按時完成。2.會議審批（1）學術(shù)會議計劃和籌備方案需經(jīng)衛(wèi)生院領(lǐng)導班子審核批準后方可實施。重大或涉及多學科的學術(shù)會議，應(yīng)報上級衛(wèi)生行政部門備案。（2）會議舉辦前，籌備小組應(yīng)向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程安排、參會要求等信息。對于外部邀請的專家，應(yīng)提前發(fā)送邀請函，明確會議相關(guān)事宜和專家的職責。3.會議組織實施（1）會議當天，籌備小組應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，做好各項準備工作，包括場地布置、設(shè)備調(diào)試、資料發(fā)放等，確保會議順利進行。（2）會議組織協(xié)調(diào)人員應(yīng)負責維持會議秩序，引導參會人員簽到入場，按照會議議程安排有序推進會議進程。（3）學術(shù)內(nèi)容策劃人員應(yīng)確保會議學術(shù)內(nèi)容的質(zhì)量和專業(yè)性，組織專家進行學術(shù)報告、專題討論等活動，并做好記錄和總結(jié)。（4）后勤保障人員應(yīng)負責會議期間的餐飲服務(wù)、住宿安排、交通接送等后勤保障工作，確保參會人員的生活需求得到滿足。4.會議記錄與總結(jié)（1）安排專人負責會議記錄，詳細記錄會議的內(nèi)容、討論情況、專家發(fā)言要點等信息。會議記錄應(yīng)準確、完整，能夠反映會議的全貌。（2）會議結(jié)束后，籌備小組應(yīng)及時對會議進行總結(jié)，撰寫會議總結(jié)報告，內(nèi)容包括會議基本情況、學術(shù)成果、存在問題及改進建議等。會議總結(jié)報告應(yīng)提交給衛(wèi)生院領(lǐng)導班子和學術(shù)委員會審閱。（3）對會議中形成的學術(shù)成果，如學術(shù)報告、論文、科研項目等，應(yīng)按照衛(wèi)生院科研管理相關(guān)規(guī)定進行整理和歸檔，促進學術(shù)成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用。三、參會人員管理1.參會資格（1）衛(wèi)生院全體醫(yī)護人員均有參加學術(shù)會議的權(quán)利和義務(wù)。根據(jù)會議主題和內(nèi)容，確定具體的參會人員范圍，優(yōu)先考慮與會議主題相關(guān)科室的醫(yī)護人員。（2）對于外部邀請的專家，應(yīng)根據(jù)會議需求和專家的專業(yè)領(lǐng)域、學術(shù)影響力等因素進行邀請。受邀專家應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)的高級職稱或在學術(shù)領(lǐng)域有一定的知名度和研究成果。2.參會要求（1）參會人員應(yīng)按時參加會議，不得無故缺席。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前向會議組織部門提交請假申請，并說明請假原因。（2）參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論和交流，遵守會議紀律，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、使用手機等影響會議秩序的行為。（3）鼓勵參會人員在會議中積極發(fā)言，分享自己的經(jīng)驗和見解，提出問題和建議，促進學術(shù)交流與思想碰撞。（4）參會人員應(yīng)妥善保管會議資料，不得擅自復制、傳播或泄露會議內(nèi)容和專家信息。四、專家邀請與管理1.專家邀請原則（1）根據(jù)學術(shù)會議的主題和內(nèi)容，邀請在相關(guān)領(lǐng)域具有深厚學術(shù)造詣、豐富臨床經(jīng)驗或最新科研成果的專家學者作為會議嘉賓。（2）優(yōu)先邀請國內(nèi)知名專家、學術(shù)帶頭人以及在行業(yè)內(nèi)具有較高影響力的專家，確保會議的學術(shù)水平和權(quán)威性。（3）邀請專家應(yīng)注重多元化，涵蓋不同專業(yè)領(lǐng)域、不同研究方向，以滿足參會人員的多樣化需求，促進跨學科交流與合作。2.專家邀請流程（1）籌備小組根據(jù)會議需求，確定擬邀請專家名單，并收集專家的基本信息、聯(lián)系方式、研究領(lǐng)域、學術(shù)成果等資料。（2）通過電話、郵件、邀請函等方式向?qū)＜野l(fā)出邀請，詳細介紹會議主題、時間、地點、議程安排以及專家在會議中的職責和要求，并詢問專家是否能夠接受邀請。（3）對于確認接受邀請的專家，籌備小組應(yīng)與專家進一步溝通會議細節(jié)，包括報告內(nèi)容、時間安排、討論環(huán)節(jié)等，確保專家能夠充分準備并在會議中發(fā)揮積極作用。（4）在會議舉辦前，籌備小組應(yīng)再次與專家確認行程安排，確保專家按時到達會議現(xiàn)場，并做好接待和服務(wù)工作。3.專家管理（1）為專家提供必要的會議資料和支持，包括會議背景資料、參會人員名單、會議議程等，以便專家更好地了解會議情況，做好發(fā)言準備。（2）尊重專家的意見和建議，在會議組織和學術(shù)內(nèi)容安排等方面充分聽取專家的意見，確保會議的專業(yè)性和質(zhì)量。（3）按照約定向?qū)＜抑Ц吨v課費、差旅費等相關(guān)費用，并嚴格遵守財務(wù)管理制度，確保費用支付的合規(guī)性。（4）對專家在會議中的表現(xiàn)進行評價和反饋，感謝專家的支持與參與，并保持與專家的長期聯(lián)系，為今后的學術(shù)合作奠定基礎(chǔ)。五、會議經(jīng)費管理1.經(jīng)費預(yù)算（1）學術(shù)會議籌備小組應(yīng)根據(jù)會議計劃和籌備方案，編制詳細的會議經(jīng)費預(yù)算。經(jīng)費預(yù)算應(yīng)包括會議場地租賃費用、專家講課費、參會人員差旅費、會議資料印刷費、餐飲住宿費、設(shè)備租賃費、宣傳推廣費等各項費用。（2）會議經(jīng)費預(yù)算應(yīng)遵循合理、節(jié)約的原則，嚴格控制各項費用支出，確保經(jīng)費使用的必要性和合理性。預(yù)算編制完成后，需經(jīng)衛(wèi)生院領(lǐng)導班子審核批準。2.經(jīng)費使用（1）會議經(jīng)費應(yīng)嚴格按照預(yù)算進行支出，不得擅自擴大開支范圍或提高開支標準。各項費用的報銷應(yīng)符合衛(wèi)生院財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求，提供真實、合法、有效的報銷憑證。（2）對于專家講課費、差旅費等費用，應(yīng)按照約定及時支付給專家，并做好相關(guān)記錄。支付憑證應(yīng)作為財務(wù)報銷和核算的依據(jù)。（3）會議期間的各項費用支出應(yīng)實行審批制度，由相關(guān)負責人簽字確認后報銷。財務(wù)部門應(yīng)定期對會議經(jīng)費的使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保經(jīng)費使用的規(guī)范和透明。3.經(jīng)費結(jié)算與審計（1）會議結(jié)束后，籌備小組應(yīng)及時對會議經(jīng)費進行結(jié)算，編制經(jīng)費決算報告，詳細說明經(jīng)費收支情況、預(yù)算執(zhí)行情況以及存在的問題等。經(jīng)費決算報告應(yīng)提交給衛(wèi)生院領(lǐng)導班子和財務(wù)部門審核。（2）衛(wèi)生院財務(wù)部門應(yīng)定期對會議經(jīng)費的使用情況進行審計，確保經(jīng)費使用符合規(guī)定和要求。審計結(jié)果應(yīng)作為今后會議經(jīng)費管理和決策的參考依據(jù)。六、會議資料管理1.資料準備（1）籌備小組應(yīng)根據(jù)會議主題和議程安排，準備齊全的會議資料，包括會議手冊、學術(shù)報告資料、會議論文集、專家簡介等。（2）會議資料應(yīng)內(nèi)容準確、排版規(guī)范、印刷清晰，確保參會人員能夠方便地查閱和使用。資料準備過程中應(yīng)注重保密性，防止會議資料提前泄露。2.資料發(fā)放與管理（1）在會議簽到時，向參會人員發(fā)放會議資料，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括參會人員姓名、科室、資料名稱及份數(shù)等信息。（2）對于外部邀請的專家，應(yīng)在會議前將會議資料送達專家手中，并確認專家是否收到。（3）會議期間，參會人員應(yīng)妥善保管會議資料，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。會議結(jié)束后，如有剩余資料，應(yīng)及時收回并進行整理歸檔。3.資料歸檔（1）會議結(jié)束后，籌備小組應(yīng)將會議資料進行整理歸檔，按照類別和時間順序進行編號和存放，便于日后查閱和使用。（2）會議資料的歸檔期限應(yīng)按照衛(wèi)生院檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保資料的完整性和可追溯性。七、會議宣傳與推廣1.宣傳目的通過有效的宣傳推廣活動，提高學術(shù)會議的知曉度和參與度，吸引更多的醫(yī)護人員和相關(guān)專業(yè)人士參加會議，促進學術(shù)交流與合作。2.宣傳渠道（1）利用衛(wèi)生院內(nèi)部網(wǎng)站、微信公眾號、宣傳欄等平臺發(fā)布會議通知、會議信息、專家介紹等內(nèi)容，及時向全體醫(yī)護人員宣傳會議情況。（2）向周邊醫(yī)療機構(gòu)、學術(shù)團體、行業(yè)協(xié)會等發(fā)送會議邀請函和宣傳資料，擴大會議的影響力和覆蓋面。（3）根據(jù)會議主題和目標受眾，選擇相關(guān)的醫(yī)學專業(yè)媒體、行業(yè)期刊等進行宣傳報道，提高會議的知名度和專業(yè)性。3.宣傳內(nèi)容（1）會議宣傳內(nèi)容應(yīng)突出會議主題、學術(shù)亮點、專家陣容、會議議程等關(guān)鍵信息，吸引潛在參會人員的關(guān)注。（2）宣傳資料應(yīng)設(shè)計精美、內(nèi)容簡潔明了，注重圖文并茂，提高宣傳效果。宣傳資料中應(yīng)包含會議報名方式、聯(lián)系方式等信息，方便參會人員咨詢和報名。4.宣傳效果評估（1）在會議舉辦前，通過統(tǒng)計網(wǎng)站訪問量、微信公眾號關(guān)注人數(shù)、宣傳資料發(fā)放數(shù)量等指標，評估宣傳推廣活動的效果。（2）會議結(jié)束后，收集參會人員的反饋意見，了解宣傳推廣活動對參會人員決策的影響，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的會議宣傳工作提供參考。八、會議安全與應(yīng)急管理1.安全管理（1）會議舉辦場所應(yīng)確保安全設(shè)施齊全、有效，疏散通道暢通無阻?；I備小組應(yīng)在會議前對會議場所進行安全檢查，消除安全隱患。（2）加強會議期間的安全管理，安排專人負責維持會議現(xiàn)場秩序，防止發(fā)生擁擠、踩踏等事故。對會議場所的電氣設(shè)備、消防設(shè)施等進行定期檢查，確保正常運行。（3）提醒參會人員注意個人財物安全，保管好隨身攜帶的物品，防止丟失或被盜。2.應(yīng)急管理（1）制定會議應(yīng)急預(yù)案，明確可能出現(xiàn)的突發(fā)事件及應(yīng)對措施，如火災(zāi)、地震、突發(fā)疾病等。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急組織機構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、救援措施等內(nèi)容。（2）在會議現(xiàn)場設(shè)置明顯的應(yīng)急標識和疏散指示，配備必