PAGE衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作中的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案由專門部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等工作。3.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.對檔案管理人員進行培訓和考核，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的及時、準確和完整。3.按照規(guī)定的程序和方法對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，便于檔案的查詢和利用。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時準確地提供所需檔案資料。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出合理建議。（三）各業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的管理和使用，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作中形成的各類文件、資料、記錄、報表等，包括工作計劃、總結(jié)、報告、執(zhí)法文書、抽檢記錄、培訓資料、宣傳材料等。2.與衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作相關(guān)的會議記錄、紀要、決議等。3.上級部門下發(fā)的與衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作有關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。4.反映衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作成果的照片、音像資料等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、有效，符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進行初步整理，剔除無關(guān)的資料，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為綜合管理、監(jiān)督執(zhí)法、抽檢監(jiān)測、培訓宣傳、投訴舉報等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.照片、音像資料等應(yīng)分類整理，妥善保管，可采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行存儲。（三）保管期限1.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括重要的法律法規(guī)文件、執(zhí)法文書、重大事件記錄等。3.長期保管的檔案包括一般的工作計劃、總結(jié)、報告等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括臨時性的文件、資料等，保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、保管期限等信息，以及檔案的存放位置、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理，如檔案丟失、損壞、信息錯誤等，確保檔案的安全和完整。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級部門、相關(guān)單位因工作需要查閱、借閱檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案。（二）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級部門、相關(guān)單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具正式介紹信，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并注明用途。4.查閱、借閱檔案完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，判斷其價值和保管期限。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準確性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員的監(jiān)督下進行。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀完畢后，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便檔案利用者快速準確地獲取所需檔案信息。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便快速查找檔案。3.檔案借閱：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批和管理，提高借閱效率。4.檔案統(tǒng)計：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。（三）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的介質(zhì)和地點，防止數(shù)據(jù)