PAGE社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站的各類檔案管理，包括但不限于醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站的工作實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄清晰、規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。5.保密性原則：對(duì)涉及患者隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密。（四）管理職責(zé)1.站領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)負(fù)責(zé)檔案管理工作的總體領(lǐng)導(dǎo)和決策，確保檔案管理工作與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站的整體發(fā)展相適應(yīng)。審批檔案管理工作計(jì)劃、制度和重要檔案的保管期限等。2.檔案管理人員職責(zé)具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作。制定檔案管理工作計(jì)劃，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向站領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。3.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門各類文件資料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員歸檔。配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的合理使用。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案病歷檔案：包括門診病歷、住院病歷、電子病歷等，涵蓋患者基本信息、診療過(guò)程、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)囑等內(nèi)容。醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表：如門診人次統(tǒng)計(jì)、疾病分類統(tǒng)計(jì)、醫(yī)療費(fèi)用統(tǒng)計(jì)等。醫(yī)療質(zhì)量控制資料：包括醫(yī)療質(zhì)量檢查記錄、醫(yī)療安全事件報(bào)告、醫(yī)療糾紛處理記錄等。預(yù)防保健檔案：如居民健康檔案、疫苗接種記錄、健康教育資料等。2.行政管理檔案上級(jí)部門文件：包括衛(wèi)生行政部門、街道辦事處等下發(fā)的各類文件、通知、規(guī)定等。站務(wù)會(huì)議記錄：記錄站務(wù)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等。工作計(jì)劃與總結(jié)：年度、季度、月度工作計(jì)劃和總結(jié)，以及專項(xiàng)工作的計(jì)劃和總結(jié)。規(guī)章制度：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、崗位職責(zé)等。對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件：與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)、社區(qū)組織、企業(yè)等的合作協(xié)議、往來(lái)信函等。3.人事檔案員工個(gè)人基本信息表：包括姓名、性別、出生日期、學(xué)歷、職稱、聯(lián)系方式等。招聘錄用資料：招聘申請(qǐng)表、面試記錄、錄用通知等。員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄（包括培訓(xùn)時(shí)間、內(nèi)容、考核成績(jī)等）、培訓(xùn)證書(shū)等?？?jī)效考核資料：績(jī)效考核方案、考核記錄、考核結(jié)果等。職稱評(píng)定資料：職稱申報(bào)材料、評(píng)審結(jié)果等。獎(jiǎng)懲記錄：?jiǎn)T工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)（如榮譽(yù)證書(shū)、表彰文件等）和受到的處罰（如違紀(jì)通報(bào)、處分決定等）。勞動(dòng)合同：?jiǎn)T工與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站簽訂的勞動(dòng)合同。4.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和處理情況。會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等，反映財(cái)務(wù)收支狀況和財(cái)務(wù)成果。財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，定期向相關(guān)部門報(bào)送。預(yù)算資料：年度預(yù)算、預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告等。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。收費(fèi)票據(jù)存根：各類收費(fèi)票據(jù)的存根，包括門診收費(fèi)票據(jù)、住院收費(fèi)票據(jù)等。5.設(shè)備檔案設(shè)備購(gòu)置文件：設(shè)備采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)、維修手冊(cè)等技術(shù)資料。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄：定期維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。設(shè)備運(yùn)行記錄：設(shè)備運(yùn)行參數(shù)記錄、故障記錄等。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的文件資料收集齊全，按照規(guī)定的時(shí)間移交檔案管理人員。2.完整性：收集的文件資料應(yīng)完整無(wú)缺，包括文件的正本、副本、附件等。3.準(zhǔn)確性：文件資料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的文件資料進(jìn)行分類，如醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和使用。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.定期歸檔：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)整理好的文件資料進(jìn)行歸檔，確保檔案及時(shí)入庫(kù)保管。2.歸檔順序：按照檔案的編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.歸檔標(biāo)識(shí)：在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案編號(hào)、名稱、類別、保管期限等信息，便于識(shí)別和查找。（二）保管期限1.永久保管：涉及社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、核心技術(shù)資料等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為30年、10年等。3.保管期限的確定：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定，合理確定檔案的保管期限。保管期限一經(jīng)確定，不得隨意更改。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度符合檔案保管要求。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀、破損等情況及時(shí)處理。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)備份存儲(chǔ)在多種介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試。對(duì)電子檔案的訪問(wèn)進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和使用電子檔案。定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（四）檔案的安全管理1.防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。2.防火：檔案庫(kù)房應(yīng)配備滅火器材，制定防火制度，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。3.防潮：采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、放置干燥劑等，防止檔案受潮損壞。4.防蟲(chóng)：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)采取防治措施，如噴灑防蟲(chóng)藥劑、放置驅(qū)蟲(chóng)物品等。5.防鼠：采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夾、鼠藥等，防止檔案被鼠咬損壞。6.保密：對(duì)涉及患者隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密制度，限制查閱和借閱范圍，防止信息泄露。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外部查閱：因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等外部單位工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人員的有效身份證件，經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱過(guò)程中，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.查閱要求：查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.內(nèi)部借閱：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)以及預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和站領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理人員說(shuō)明并辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱：原則上不對(duì)外借閱檔案。如因特殊原因確需對(duì)外借閱的，應(yīng)經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與借閱單位簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱單位應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如出現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱要求：借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.全面審查：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。3.集體鑒定：成立檔案鑒定小組，由站領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行集體鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定需要銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。