PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院采購記錄制度一、總則1.目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動(dòng)合法、合規(guī)、透明，保障衛(wèi)生院醫(yī)療工作的正常開展，特制定本采購記錄制度。2.適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院所有采購活動(dòng)，包括醫(yī)療設(shè)備、藥品、耗材、辦公用品、后勤物資等各類物品及服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。規(guī)范性原則：建立健全采購記錄流程，規(guī)范采購文件的編制、審核、存檔等工作，保證采購記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。透明性原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和社會(huì)監(jiān)督，防止腐敗和不正當(dāng)利益。效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。二、采購記錄的內(nèi)容與要求（一）采購計(jì)劃記錄1.需求分析各科室根據(jù)醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際工作需要，定期進(jìn)行物資需求分析，填寫物資需求申請(qǐng)表，詳細(xì)說明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.計(jì)劃編制物資管理部門匯總各科室需求申請(qǐng)表，結(jié)合庫存情況，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購預(yù)算、采購時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3.記錄保存采購計(jì)劃編制過程中的相關(guān)文件，如需求申請(qǐng)表、匯總表、審核意見等，應(yīng)妥善保存，作為采購記錄的重要組成部分。保存期限不少于[X]年。（二）采購申請(qǐng)記錄1.申請(qǐng)流程采購計(jì)劃批準(zhǔn)后，使用科室如需采購物資，應(yīng)填寫采購申請(qǐng)表。采購申請(qǐng)表應(yīng)注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、申請(qǐng)理由、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批環(huán)節(jié)采購申請(qǐng)表提交至物資管理部門，物資管理部門對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審，審核通過后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購預(yù)算、實(shí)際需求等情況進(jìn)行審批，審批通過后方可進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。3.記錄要求采購申請(qǐng)過程中的所有文件，包括采購申請(qǐng)表、初審意見、審批意見等，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并妥善保存。記錄應(yīng)清晰反映采購申請(qǐng)的提出、審核、審批過程，便于追溯和查詢。（三）采購文件記錄1.招標(biāo)文件編制對(duì)于達(dá)到招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目，物資管理部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和招標(biāo)程序，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保招標(biāo)文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。2.投標(biāo)文件記錄供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。物資管理部門應(yīng)妥善保存投標(biāo)文件副本，作為評(píng)標(biāo)和合同簽訂的參考依據(jù)。3.開標(biāo)、評(píng)標(biāo)記錄開標(biāo)過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、投標(biāo)人名單、投標(biāo)報(bào)價(jià)等信息。評(píng)標(biāo)過程中，評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)審，并填寫評(píng)標(biāo)記錄，記錄評(píng)審過程和結(jié)果。開標(biāo)、評(píng)標(biāo)記錄應(yīng)經(jīng)評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員簽字確認(rèn)，并妥善保存。4.中標(biāo)通知書記錄確定中標(biāo)供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)發(fā)出中標(biāo)通知書。中標(biāo)通知書應(yīng)記錄中標(biāo)供應(yīng)商名稱、中標(biāo)金額、中標(biāo)項(xiàng)目等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。中標(biāo)通知書作為采購合同簽訂的依據(jù)，應(yīng)妥善保存。（四）采購合同記錄1.合同簽訂采購合同應(yīng)按照招標(biāo)文件和中標(biāo)通知書的內(nèi)容簽訂，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括合同編號(hào)、簽訂日期、采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核采購合同簽訂前，應(yīng)提交至衛(wèi)生院法律顧問或相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等，確保合同符合法律法規(guī)和衛(wèi)生院利益。審核通過后的合同方可正式簽訂。3.合同存檔采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行存檔。合同存檔應(yīng)包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等相關(guān)文件，確保合同記錄完整、可查。合同存檔期限不少于[X]年。（五）采購驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收準(zhǔn)備物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知使用科室和相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用科室應(yīng)安排專業(yè)人員參與驗(yàn)收，熟悉驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.驗(yàn)收過程物資到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中應(yīng)填寫驗(yàn)收記錄，記錄驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收合格的物資應(yīng)辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收人員應(yīng)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收概況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收結(jié)果、存在問題及處理建議等內(nèi)容，并經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告作為采購記錄的重要組成部分，應(yīng)妥善保存。（六）采購付款記錄1.付款申請(qǐng)物資驗(yàn)收合格后，使用科室應(yīng)填寫付款申請(qǐng)表，注明采購項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、付款金額、付款理由等內(nèi)容，并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。付款申請(qǐng)表提交至物資管理部門進(jìn)行審核。2.審核流程物資管理部門對(duì)付款申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收情況、合同執(zhí)行情況等。審核通過后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款審批。財(cái)務(wù)部門根據(jù)衛(wèi)生院財(cái)務(wù)制度和合同約定進(jìn)行付款審批，審批通過后方可辦理付款手續(xù)。3.付款記錄財(cái)務(wù)部門應(yīng)詳細(xì)記錄采購付款情況，包括付款日期、付款金額、付款方式、收款單位等信息。付款記錄應(yīng)與采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)文件相互印證，確保付款準(zhǔn)確無誤。付款記錄應(yīng)妥善保存，作為財(cái)務(wù)核算和審計(jì)的依據(jù)。三、采購記錄的管理與保存（一）管理職責(zé)1.物資管理部門負(fù)責(zé)采購記錄的收集、整理、歸檔和保管工作，確保采購記錄的完整性和準(zhǔn)確性。定期對(duì)采購記錄進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購付款記錄的審核和管理，確保付款符合財(cái)務(wù)制度和合同約定。協(xié)助物資管理部門做好采購記錄的相關(guān)工作，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購記錄進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）保存方式采購記錄應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，存放在專門的檔案柜中。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照文件類型和時(shí)間順序進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查詢和檢索。（三）保存期限采購記錄的保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。一般情況下，采購記錄應(yīng)保存不少于[X]年。對(duì)于涉及重大采購項(xiàng)目、法律糾紛或其他特殊情況的采購記錄，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要適當(dāng)延長(zhǎng)保存期限。（四）查閱與借閱1.查閱規(guī)定內(nèi)部人員因工作需要查閱采購記錄的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。查閱申請(qǐng)表提交至物資管理部門，物資管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱結(jié)果等信息。2.借閱規(guī)定因特殊原因需要借閱采購記錄的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱內(nèi)容、借閱目的、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和物資管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。借閱申請(qǐng)表提交至物資管理部門，物資管理部門辦理借閱手續(xù)，并將采購記錄復(fù)印件提供給借閱人員。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的采購記錄，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還采購記錄原件。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查衛(wèi)生院應(yīng)定期對(duì)采購記錄制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃的編制與執(zhí)行、采購申請(qǐng)的審批、采購文件的管理、采購合同的簽訂與履行、采購驗(yàn)收與付款等環(huán)節(jié)。檢查周期不少于[X]次/年。2.專項(xiàng)檢查針對(duì)采購過程中的重大項(xiàng)目、關(guān)鍵環(huán)節(jié)或存在問題的采購活動(dòng)，應(yīng)開展專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查應(yīng)深入調(diào)查采購活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，查找問題根源，提出整改措施。3.內(nèi)部審計(jì)審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購記錄進(jìn)行審計(jì)，審查采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。審計(jì)內(nèi)容包括采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的規(guī)范性、采購文件的完整性、采購合同的履行情況等。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議。（二）外部監(jiān)督1.接受財(cái)政、審計(jì)等部門監(jiān)督鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)主動(dòng)接受財(cái)政、審計(jì)等部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供采購記錄和相關(guān)資料。對(duì)于財(cái)政、審計(jì)等部門提