PAGE鄉(xiāng)衛(wèi)生院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集和整理衛(wèi)生院在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、醫(yī)療秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的服務(wù)效能。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以衛(wèi)生院院長為組長，各分管副院長為副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)衛(wèi)生院檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作的開展。（二）綜合檔案室綜合檔案室配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本衛(wèi)生院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀衛(wèi)生院各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.按照規(guī)定向縣（市、區(qū)）檔案局和上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表和檔案移交清單。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）各科室兼職檔案員各科室指定一名工作人員為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向綜合檔案室移交檔案。兼職檔案員應(yīng)接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定開展工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括衛(wèi)生院制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、文件收發(fā)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案：包括病歷檔案、處方檔案、檢查檢驗(yàn)報(bào)告檔案、護(hù)理記錄檔案、醫(yī)療糾紛檔案等。3.預(yù)防保健類檔案：包括疫苗接種檔案、傳染病防治檔案、健康教育檔案、公共衛(wèi)生服務(wù)檔案等。4.教學(xué)科研類檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)總結(jié)、科研項(xiàng)目申報(bào)書、科研成果報(bào)告等。5.其他類檔案：包括衛(wèi)生院與外部單位簽訂的合同協(xié)議、捐贈(zèng)檔案、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本科室在工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性和完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對(duì)收集到的檔案，應(yīng)進(jìn)行初步分類和整理，剔除重復(fù)、無用的材料，確保檔案材料的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、預(yù)防保健、教學(xué)科研、其他等五大類。每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類，如行政管理類可分為綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備管理、基建管理等小類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類流水號(hào)等方式，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)排列整齊，存放在檔案架上。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應(yīng)配備溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)衛(wèi)生院工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如衛(wèi)生院的重要規(guī)章制度、重大事件記錄、重要人事任免文件、財(cái)務(wù)決算報(bào)表等。2.長期保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。如一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)檔案等。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。如臨時(shí)性的文件材料、一般性的報(bào)表等。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各科室兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的鑒定。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，并由檔案鑒定小組成員簽字確認(rèn)。2.將檔案銷毀清冊報(bào)衛(wèi)生院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本衛(wèi)生院相關(guān)的檔案，須經(jīng)衛(wèi)生院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及司法案件等特殊情況需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合檔案室審批。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)衛(wèi)生院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱、借閱登記。查閱、借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。5.查閱、借閱人員查閱、借閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，確保檔案完整無損。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的鄉(xiāng)衛(wèi)生院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的污點(diǎn)、劃痕、黑邊等，提高圖像質(zhì)量。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、內(nèi)容摘要等。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記等功能，提高檔案借閱的工作效率和管理水平。4.檔案統(tǒng)計(jì)功能：對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密。對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行日志記錄，便于審計(jì)和追蹤。（四）數(shù)據(jù)備份與