PAGE嵩明衛(wèi)生院視頻會議制度一、總則1.目的為了加強嵩明衛(wèi)生院內部溝通與協(xié)作，提高工作效率，及時傳達重要信息，特制定本視頻會議制度。本制度旨在規(guī)范視頻會議的組織、召開、參與等流程，確保視頻會議的順利進行，充分發(fā)揮視頻會議在醫(yī)院管理和業(yè)務工作中的積極作用。2.適用范圍本制度適用于嵩明衛(wèi)生院全體員工，包括各科室負責人、醫(yī)護人員、行政管理人員等。涉及與外部單位或人員召開的視頻會議，可參照本制度執(zhí)行，并根據(jù)實際情況進行適當調整。3.基本原則高效務實原則：視頻會議應注重實效，精簡會議內容，提高會議效率，避免形式主義和冗長無效的討論。及時準確原則：確保會議信息傳達及時、準確，參會人員能夠清楚理解會議內容和要求，以便迅速落實相關工作。安全規(guī)范原則：視頻會議的組織和實施應遵循國家相關法律法規(guī)和醫(yī)院的安全管理制度，確保會議過程的安全性和規(guī)范性。二、視頻會議的組織與準備1.會議發(fā)起各科室或部門如需召開視頻會議，應提前填寫《視頻會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、參會人員范圍、會議議程等內容，并提交至醫(yī)院辦公室。緊急情況下，可通過電話等方式向醫(yī)院辦公室報備后先行召開會議，但事后需及時補辦申請手續(xù)。2.會議審批醫(yī)院辦公室收到《視頻會議申請表》后，應根據(jù)會議的重要性、必要性以及參會人員范圍等進行審核。對于涉及全院性重要工作、重大決策等會議，需報醫(yī)院領導審批；一般性業(yè)務會議由辦公室負責人審批。3.會議通知經(jīng)審批通過的視頻會議，由醫(yī)院辦公室負責及時向參會人員發(fā)送會議通知。通知應明確會議的時間、地點（視頻會議平臺及會議室）、主題、議程、參會要求等信息。對于需要提前準備相關資料的會議，通知中應注明資料內容和提交時間要求，以便參會人員做好準備。4.技術支持準備醫(yī)院信息科負責視頻會議的技術支持工作。在會議召開前，信息科應確保視頻會議系統(tǒng)的正常運行，對會議所需的設備、網(wǎng)絡等進行檢查和調試，保證視頻畫面清晰、聲音流暢。如遇技術問題無法及時解決，信息科應提前通知會議組織者，并采取相應的替代措施，如調整會議時間或更換會議方式等。5.會議資料準備會議組織者應根據(jù)會議主題和議程，準備相關的會議資料，如匯報材料、數(shù)據(jù)報表、討論議題等。資料應內容準確、簡潔明了，并提前發(fā)送給參會人員，以便其提前熟悉會議內容，提高會議效率。對于重要會議，會議資料應進行分類整理，裝訂成冊，確保參會人員能夠方便查閱。三、視頻會議的召開1.參會人員要求參會人員應提前10分鐘進入視頻會議室，調試好設備，確保能夠正常參加會議。如因特殊原因無法按時參會，應提前向會議組織者請假。參會人員應保持良好的會議秩序，遵守會議紀律，不得隨意走動、交談或從事與會議無關的事情。會議期間，應將手機調至靜音或關機狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應到會議室外進行。參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，做好會議記錄。對于會議中提出的問題和要求，應及時回應，明確表態(tài)，確保會議討論的有效性。2.會議主持視頻會議由會議組織者指定的人員擔任主持人。主持人應熟悉會議議程和內容，把控會議節(jié)奏，引導會議順利進行。主持人應在會議開始時簡要介紹會議目的、議程安排以及參會人員等情況，在會議過程中及時協(xié)調各方觀點，確保討論圍繞主題展開，避免出現(xiàn)跑題或混亂局面。會議結束時，主持人應對會議進行總結，明確會議達成的共識、提出的問題及下一步工作要求等。3.會議發(fā)言參會人員應按照會議議程順序發(fā)言，發(fā)言內容應簡潔明了、重點突出。如有需要展示資料或數(shù)據(jù)，應提前做好準備，并確保展示內容清晰、準確。在發(fā)言過程中，應注意語言表達規(guī)范，尊重他人意見，不得進行人身攻擊或惡意詆毀。如有不同意見，應在他人發(fā)言結束后，以理性、客觀的態(tài)度進行闡述，共同探討解決方案。對于重要發(fā)言或涉及關鍵問題的討論，應盡量提供充分的依據(jù)和論證，確保決策的科學性和合理性。4.會議記錄醫(yī)院辦公室應安排專人負責視頻會議的記錄工作。記錄人員應認真記錄會議的主要內容，包括會議主題、議程、發(fā)言要點、討論結果、決策事項等。會議記錄應準確、完整、清晰，采用電子文檔或紙質文檔的形式進行保存。記錄完成后，應及時整理會議紀要，經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關部門。會議紀要應明確會議的主要精神和工作要求，對于決策事項應注明責任部門、責任人及完成時間等，以便相關人員遵照執(zhí)行。四、視頻會議的后續(xù)工作1.會議決議執(zhí)行各責任部門和責任人應按照會議紀要的要求，認真落實會議決議。對于涉及多個部門的工作任務，相關部門應加強溝通協(xié)作，共同推進工作進展。醫(yī)院辦公室負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，定期向醫(yī)院領導匯報。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題或困難，應及時協(xié)調解決，確保會議決議得到有效落實。2.資料歸檔會議結束后，會議組織者應及時將會議資料進行整理歸檔，包括會議申請表、通知、資料、記錄、紀要等。歸檔資料應按照時間順序和類別進行分類存放，便于日后查閱和參考。涉及醫(yī)院重要決策或業(yè)務工作的視頻會議資料，應長期保存；一般性會議資料可根據(jù)實際情況確定保存期限。3.效果評估定期對視頻會議的效果進行評估，總結經(jīng)驗教訓，不斷改進會議組織和召開方式。評估內容包括會議主題是否明確、議程安排是否合理、參會人員參與度是否高、會議決議執(zhí)行情況等。根據(jù)評估結果，對視頻會議制度進行適時調整和完善，提高視頻會議的質量和效率，更好地服務于醫(yī)院的管理和業(yè)務工作。五、視頻會議的設備與場地管理1.設備管理醫(yī)院信息科負責視頻會議設備的日常維護和管理，建立設備臺賬，記錄設備的型號、數(shù)量、使用情況等信息。定期對設備進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設備處于良好的運行狀態(tài)。視頻會議設備應指定專人負責操作，操作人員應經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉設備的性能和操作方法。在使用設備前，操作人員應檢查設備是否正常，使用過程中應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，避免因操作不當造成設備損壞。如遇設備故障或損壞，操作人員應及時向信息科報告，并填寫《設備故障維修申請表》。信息科應根據(jù)故障情況及時安排維修人員進行維修，并記錄維修情況。2.場地管理視頻會議場地應保持整潔、衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。會議室的桌椅、設備等應擺放整齊，確保參會人員有良好的會議環(huán)境。視頻會議場地應配備必要的消防、安全設施，如滅火器、應急照明等，并定期進行檢查和維護，確保設施完好有效。嚴禁在視頻會議場地內吸煙、使用明火或存放易燃易爆物品等，確保場地安全。六、視頻會議的安全與保密管理1.安全管理視頻會議的組織和實施應遵循國家相關法律法規(guī)和醫(yī)院的安全管理制度，確保會議過程的安全性。信息科應采取必要的安全措施，如設置防火墻、加密傳輸?shù)?，防止會議信息被非法竊取或篡改。參會人員應妥善保管個人賬號和密碼，不得隨意透露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全隱患，應及時向醫(yī)院辦公室或信息科報告。在會議過程中，如遇網(wǎng)絡中斷、設備故障等突發(fā)情況，會議組織者和技術支持人員應及時采取措施進行處理，確保會議能夠繼續(xù)進行或及時恢復。如情況嚴重無法解決，應及時通知參會人員，并說明后續(xù)處理方式。2.保密管理視頻會議涉及的醫(yī)院內部信息、患者信息、業(yè)務數(shù)據(jù)等均屬于保密范疇，參會人員應嚴格遵守醫(yī)院的保密制度，不得泄露會議內容和相關信息。對于涉及保密內容的會議資料，應按照保密要求進行保管和傳遞，嚴禁通過非正規(guī)渠道傳播或共享。如需對外提供會議