PAGE衛(wèi)生監(jiān)督所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生監(jiān)督工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生監(jiān)督所各科室在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生監(jiān)督工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和保存與衛(wèi)生監(jiān)督工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善本所檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全所各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄工作。8.對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各科室檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、分類和初步編目工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本科室整理好并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核后的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供本科室相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本科室檔案的日常保管，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與衛(wèi)生監(jiān)督工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.本所制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件、執(zhí)法文書、調(diào)研報(bào)告、會(huì)議記錄、簡報(bào)等。3.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法過程中形成的監(jiān)督檢查記錄、采樣記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、行政處罰決定書、行政復(fù)議決定書、行政訴訟判決書等各類執(zhí)法文書及相關(guān)材料。4.涉及衛(wèi)生監(jiān)督工作的各類合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.本所組織或參加的各類培訓(xùn)、會(huì)議、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的文件、資料、照片、錄像等。6.反映本所歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、重大事件等方面的文件、資料、實(shí)物等。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本科室在工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。如有破損或褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，存儲(chǔ)格式應(yīng)符合長期保存要求。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確、清晰、完整。5.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。對(duì)于紙張規(guī)格不一致或破損的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.文書檔案：主要包括上級(jí)文件、本所文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件、執(zhí)法文書等。2.業(yè)務(wù)檔案：按照衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)類別，分為醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督檔案、公共場所衛(wèi)生監(jiān)督檔案、飲用水衛(wèi)生監(jiān)督檔案、學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)督檔案、職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督檔案、放射衛(wèi)生監(jiān)督檔案、傳染病防治監(jiān)督檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)合同等。4.人事檔案：涵蓋干部職工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、職稱、培訓(xùn)等方面的文件材料。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料，用于記錄衛(wèi)生監(jiān)督工作中的重要事件、活動(dòng)、現(xiàn)場情況等。6.實(shí)物檔案：如獎(jiǎng)牌、證書、印章、紀(jì)念品等具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：按照業(yè)務(wù)類別分別編號(hào)，采用年度業(yè)務(wù)類別流水號(hào)的方式。如醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督檔案編號(hào)為：2023YLWS001，表示2023年的醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督第1份檔案。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如2023KJ001，表示2023年的會(huì)計(jì)憑證第1份。4.人事檔案編號(hào)：按照人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。5.聲像檔案編號(hào)：采用年度內(nèi)容主題流水號(hào)的方式，如2023WSJD001，表示2023年與衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)的第1份聲像檔案。6.實(shí)物檔案編號(hào)：根據(jù)實(shí)物的類別和入庫時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，如SW2023001，表示2023年入庫的第1件實(shí)物檔案。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮、防光、防塵的房間，確保檔案保管環(huán)境安全適宜。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮除濕設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，保證檔案的妥善保管。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，各區(qū)域之間應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，互不干擾，便于檔案的整理、查閱和管理。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類要求，整齊有序地存放在檔案密集架或檔案柜中，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并在明顯位置標(biāo)注類別標(biāo)識(shí)。2.同一類別的檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列，便于查找和利用。對(duì)于體積較大或特殊規(guī)格的檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識(shí)。3.聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，分別采用專門的存儲(chǔ)設(shè)備或陳列方式進(jìn)行保管，確保其安全和完整。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映本所主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本所工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管的檔案：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本所工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本所工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)等情況。2.在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒、殺蟲等措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取有效措施加以解決。檢查記錄應(yīng)歸檔保存，以備查閱。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本所工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，并辦理歸還手續(xù)。4.涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱本所檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)本所分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，詳細(xì)登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。3.綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)審批意見，向借閱人員提供檔案，并告知借閱人員檔案的保管要求和保密規(guī)定。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向綜合檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，綜合檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.在鑒定過程中，應(yīng)成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各科室檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定意見，編制檔案鑒定報(bào)告，明確需要銷毀的檔案清單，并報(bào)本所分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等內(nèi)容。3.銷毀完畢后，應(yīng)將銷毀記錄歸檔保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為衛(wèi)生監(jiān)督工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)庫存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整，符合長期保存要求。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為常見的無損格式，如TIFF、PDF等。2.在數(shù)字化采集過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理。（三）檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用1.選用適合本所檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編號(hào)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊，方便檔案的日常管理和利用。2.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，應(yīng)建立完善的檔案索引體系，提高檔案檢索的準(zhǔn)確性和效率。3.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案信息。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（四）電子檔案管理1.制定電子檔案管理規(guī)定，明