PAGE衛(wèi)生健康宣傳品定制制度一、總則（一）目的為加強公司衛(wèi)生健康宣傳品的定制管理，規(guī)范宣傳品定制流程，確保宣傳品質量，充分發(fā)揮宣傳品在傳播衛(wèi)生健康知識、提升員工健康意識等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類衛(wèi)生健康宣傳品的定制工作，包括但不限于宣傳冊、海報、宣傳單頁、禮品等。（三）基本原則1.合法性原則：宣傳品內容必須符合國家法律法規(guī)以及相關衛(wèi)生健康行業(yè)標準，不得含有違法、違規(guī)、虛假或誤導性信息。2.準確性原則：宣傳品所傳達的衛(wèi)生健康知識應準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠，引用資料要有出處。3.針對性原則：根據(jù)不同受眾群體、宣傳目的和場景，定制具有針對性的宣傳品，提高宣傳效果。4.美觀性原則：宣傳品設計應注重美觀大方，色彩搭配協(xié)調，排版合理，圖文并茂，以吸引受眾關注。5.成本效益原則：在保證宣傳品質量和效果的前提下，合理控制定制成本，提高資源利用效率。二、職責分工（一）宣傳部門1.負責提出衛(wèi)生健康宣傳品的定制需求，根據(jù)公司宣傳計劃和實際工作需要，制定宣傳品定制方案，明確宣傳主題、內容框架、受眾群體、投放渠道等。2.組織宣傳品的設計工作，與設計團隊溝通協(xié)調，提供設計思路和修改意見，確保設計方案符合公司要求和宣傳目的。3.對定制完成的宣傳品進行審核，檢查內容準確性、格式規(guī)范性、設計美觀性等，確保宣傳品質量。4.負責宣傳品的發(fā)放、使用管理和效果評估，收集反饋意見，為后續(xù)宣傳品定制提供參考。（二）采購部門1.根據(jù)宣傳部門提供的定制方案和預算，負責宣傳品定制供應商的選擇、采購談判和合同簽訂工作。2.按照合同要求，監(jiān)督供應商的生產進度和質量，確保宣傳品按時、按質、按量交付。3.負責宣傳品的驗收工作，檢查宣傳品的數(shù)量、規(guī)格、質量等是否符合合同約定，對驗收不合格的宣傳品及時與供應商溝通處理。（三）財務部門1.負責審核宣傳品定制預算，確保預算合理、合規(guī)。2.根據(jù)合同約定和報銷規(guī)定，辦理宣傳品定制費用的支付和報銷手續(xù)。3.對宣傳品定制費用進行核算和統(tǒng)計，定期提供費用報表，為公司成本控制和決策提供依據(jù)。（四）其他部門1.根據(jù)公司整體宣傳安排，配合宣傳部門提供相關衛(wèi)生健康知識素材和信息，協(xié)助宣傳品內容的策劃和審核。2.在各自工作范圍內，負責宣傳品的發(fā)放、張貼、使用等工作，并及時反饋宣傳品的使用情況和效果。三、定制流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)工作需要和衛(wèi)生健康宣傳計劃，提前向宣傳部門提出宣傳品定制需求，填寫《衛(wèi)生健康宣傳品定制申請表》，詳細說明宣傳品的名稱類型、用途、數(shù)量、交付時間、預期受眾等信息。2.宣傳部門對各部門提交的需求進行匯總整理，結合公司整體宣傳策略和實際情況，進行綜合分析和評估，確定宣傳品定制的必要性和可行性。（二）方案制定1.宣傳部門根據(jù)需求分析結果，制定宣傳品定制方案，明確宣傳主題、內容大綱（包括重點宣傳的衛(wèi)生健康知識、信息等）、設計風格、投放渠道、預算等內容。2.定制方案需經宣傳部門負責人審核通過后，報公司分管領導審批。審批通過后的定制方案作為宣傳品定制工作的指導依據(jù)。（三）設計制作1.宣傳部門根據(jù)定制方案，選擇合適的設計團隊或設計師進行宣傳品設計。在設計過程中，與設計團隊保持密切溝通，及時提供修改意見，確保設計方案符合公司要求和宣傳目的。2.設計初稿完成后，宣傳部門組織相關人員進行審核，重點審核內容準確性、格式規(guī)范性、設計美觀性等方面。根據(jù)審核意見，設計團隊進行修改完善，直至設計方案通過審核。3.宣傳部門將審核通過的設計方案提交給采購部門，采購部門根據(jù)設計方案確定宣傳品的材質、工藝、數(shù)量等具體要求，選擇合適的供應商進行定制生產。（四）采購驗收1.采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利義務、產品規(guī)格、質量標準、交付時間、付款方式等條款。2.在生產過程中，采購部門定期與供應商溝通生產進度，監(jiān)督生產質量，確保宣傳品按照合同要求按時生產完成。3.宣傳品生產完成后，采購部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括宣傳品的數(shù)量、規(guī)格、質量、外觀等是否符合合同約定。驗收合格的宣傳品辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的宣傳品，采購部門及時與供應商協(xié)商處理，要求供應商限期整改或重新制作，直至驗收合格。（五）發(fā)放使用1.宣傳部門根據(jù)宣傳計劃和實際工作需要，制定宣傳品發(fā)放計劃，明確發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、發(fā)放時間等。2.宣傳品發(fā)放過程中，做好發(fā)放記錄，包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量等信息。發(fā)放記錄應妥善保存，以備查詢。3.各部門在收到宣傳品后，負責在各自工作范圍內進行發(fā)放、張貼、使用等工作，并及時向宣傳部門反饋宣傳品的使用情況和效果。（六）效果評估1.宣傳部門定期對衛(wèi)生健康宣傳品的使用效果進行評估，通過問卷調查、現(xiàn)場訪談、數(shù)據(jù)分析等方式，收集員工對宣傳品內容、形式、效果等方面的反饋意見。2.根據(jù)效果評估結果，總結宣傳品定制工作的經驗教訓，分析存在的問題和不足，為后續(xù)宣傳品定制工作提供改進建議和參考依據(jù)。四、質量控制（一）內容審核1.宣傳品內容必須經過嚴格審核，確保內容準確、科學、合法，符合衛(wèi)生健康行業(yè)標準和公司宣傳要求。審核人員應具備相關專業(yè)知識和經驗，對宣傳品內容進行全面細致的審查。2.審核內容包括但不限于衛(wèi)生健康知識的準確性、數(shù)據(jù)的可靠性、引用資料的出處、語言表達的規(guī)范性、是否存在違法違規(guī)信息等。對于涉及專業(yè)領域的內容，必要時可邀請相關專家進行審核。（二）設計審核1.宣傳品設計應注重整體效果和視覺感受，符合公司品牌形象和宣傳風格。設計方案需經宣傳部門負責人審核通過后，報公司分管領導審批。2.審核內容包括設計風格是否符合宣傳主題、色彩搭配是否協(xié)調、排版是否合理、圖文是否并茂、是否易于閱讀和理解等。同時，要確保設計方案符合印刷制作要求，避免出現(xiàn)模糊、變形、掉色等問題。（三）制作審核1.采購部門在宣傳品制作過程中，要加強對供應商的監(jiān)督管理，確保制作工藝符合合同要求，產品質量達到規(guī)定標準。2.制作過程中的審核內容包括宣傳品的材質、規(guī)格、尺寸、印刷質量、裝訂質量等。在產品交付前，采購部門應進行抽檢，對發(fā)現(xiàn)的質量問題及時要求供應商整改。（四）驗收審核1.宣傳品驗收工作應嚴格按照驗收標準進行，確保驗收結果客觀、公正、準確。驗收人員應認真核對宣傳品的數(shù)量、規(guī)格、質量等信息，填寫驗收報告。2.驗收合格的宣傳品方可辦理入庫手續(xù)，并投入使用。對于驗收不合格的宣傳品，應及時與供應商協(xié)商處理，明確責任，要求供應商采取有效措施進行整改或重新制作，直至驗收合格。五、預算管理（一）預算編制1.宣傳部門根據(jù)宣傳品定制方案，結合市場價格行情和以往經驗，編制衛(wèi)生健康宣傳品定制預算，明確各項費用的預算金額，包括設計費用（如有）、制作費用、印刷費用、運輸費用、稅費等。2.預算編制應遵循合理、合規(guī)、節(jié)約的原則，充分考慮宣傳品的質量要求、數(shù)量規(guī)模以及實際使用需求，確保預算能夠滿足宣傳工作的需要，同時避免浪費和不必要的開支。（二）預算審批1.宣傳部門將編制好的宣傳品定制預算報財務部門審核。財務部門根據(jù)公司財務制度和預算管理要求，對預算的合理性、準確性、合規(guī)性進行審核，提出審核意見。2.審核通過后的預算報公司分管領導審批。公司分管領導根據(jù)公司整體經營狀況和宣傳工作重點，對預算進行審批，確定最終的預算金額。（三）預算執(zhí)行1.采購部門嚴格按照審批后的預算進行宣傳品定制采購工作，不得擅自突破預算。在采購過程中，如因市場價格波動等原因導致預算不足，應及時向宣傳部門和財務部門反饋，經審批后調整預算。2.財務部門負責對宣傳品定制費用的支出進行監(jiān)控和管理，嚴格按照預算和合同約定辦理付款手續(xù)，確保資金使用安全、合理、有效。（四）預算調整1.在宣傳品定制過程中，如遇特殊情況需要調整預算，由宣傳部門提出預算調整申請，詳細說明調整原因、調整金額以及對宣傳工作的影響等。2.預算調整申請經財務部門審核、公司分管領導審批后，方可進行預算調整。調整后的預算應及時通知相關部門，確保宣傳品定制工作順利進行。六、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門負責衛(wèi)生健康宣傳品定制供應商的選擇工作。根據(jù)宣傳品的類型、規(guī)格、質量要求等，通過市場調研、招標、詢價、推薦等方式，建立供應商名錄。2.選擇供應商時，應綜合考慮供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等因素。優(yōu)先選擇具有良好口碑、專業(yè)經驗豐富、能夠提供優(yōu)質產品和服務的供應商。3.對擬合作的供應商進行實地考察或資質審核，了解其生產經營狀況、質量管理體系、環(huán)保措施等情況，確保供應商符合公司要求和相關法律法規(guī)規(guī)定。（二）合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利義務、產品規(guī)格、質量標準、交付時間、付款方式、違約責任等條款。合同條款應詳細、明確、具體，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。2.合同簽訂前，采購部門應將合同文本提交給公司法律顧問進行審核，確保合同的合法性、有效性和完整性。審核通過后的合同方可正式簽訂。（三）合作監(jiān)督1.在宣傳品定制合作過程中，采購部門要加強對供應商的監(jiān)督管理，定期與供應商溝通聯(lián)系，了解生產進度、質量控制等情況，及時解決合作中出現(xiàn)的問題。2.要求供應商建立完善的質量管理體系，嚴格按照合同約定和質量標準進行生產制作，確保宣傳品質量符合要求。采購部門有權對供應商的生產過程進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)質量問題或違規(guī)行為，及時要求供應商整改，并根據(jù)合同約定追究其違約責任。（四）績效評估1.采購部門定期對供應商的合作績效進行評估，評估內容包括產品質量、交付時間、服務態(tài)度、價格水平、配合度等方面。通過收集公司內部使用部門的反饋意見、統(tǒng)計產品驗收合格率、分析交付準時率等方式，對供應商進行全面客觀的評價打分。2.根據(jù)績效評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予表彰和獎勵，如增加訂單量、延長合作期限等；對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理。同時，將績效評估結果作為后續(xù)供應商選擇和合作的重要參考依據(jù)。七、檔案管理（一）檔案分類1.衛(wèi)生健康宣傳品定制檔案分為以下幾類：需求申請類：包括《衛(wèi)生健康宣傳品定制申請表》及相關支持材料。方案策劃類：宣傳品定制方案、設計方案、審核意見等。采購合同類：與供應商簽訂的采購合同及相關補充協(xié)議。制作驗收類：宣傳品制作過程中的相關文件、驗收報告、質量檢驗記錄等。發(fā)放使用類：宣傳品發(fā)放記錄、使用效果評估報告、反饋意見等。其他類：與宣傳品定制工作相關的其他文件資料。（二）檔案收集1.各部門在宣傳品定制工作完成后，應及時將相關文件資料整理歸檔，并移交至宣傳部門。宣傳部門負責對各類檔案進行匯總、分類和編號，確保檔案資料的完整性和準確性。2.采購部門應將采購合同、驗收文件等資料及時歸檔保存，以便查閱和管理。財務部門應將宣傳品定制費用的相關憑證、報表等資料按照財務檔案管理規(guī)定進行歸檔。（三）檔案保管1.宣傳部門設立專門的檔案保管區(qū)域，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防潮防蟲設施等，確保檔案資料的安全存放。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對電子檔案要進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好檔案的保密工作，嚴格限制無關人員查閱檔案。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱衛(wèi)生健康宣傳品定制檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到宣傳部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應按照規(guī)定提供查閱服務，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案資料。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（五）檔案銷毀1.對于超過保管期限或已無保存價值的衛(wèi)生健康宣傳品定