公文格式要求一、公文用紙與排版規(guī)格公文用紙的規(guī)范是格式要求的基礎(chǔ)。通常采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm。這一標(biāo)準(zhǔn)確保了公文在印制、傳遞和歸檔過程中的統(tǒng)一性與便利性。排版規(guī)格方面，公文文字從左至右橫寫、橫排。正文一般采用三號仿宋GB2312字體，行間距多采用固定值28磅，這是長期實踐中形成的既保證閱讀舒適度，又能有效利用版面的設(shè)置。特定要素如標(biāo)題、密級、緊急程度等，則有其相應(yīng)的字體字號規(guī)定，需嚴(yán)格區(qū)分。二、公文各構(gòu)成要素的規(guī)范一份完整的公文，由版頭、主體、版記三大部分構(gòu)成，每一部分又包含若干具體要素，各要素的位置、格式和內(nèi)容均有明確規(guī)定。（一）版頭部分版頭，又稱眉首，位于公文首頁紅色分隔線以上。其核心要素包括：1.份號：如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第一行。這對于涉密公文或需要精確控制分發(fā)范圍的公文尤為重要。2.密級和保密期限：如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。3.緊急程度：如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、莊重。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。6.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。（二）主體部分主體部分位于版頭紅色分隔線（不含）以下、版記紅色分隔線（不含）以上。其核心要素包括：1.標(biāo)題：公文標(biāo)題是對公文主要內(nèi)容的概括，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。標(biāo)題編排在紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。字體一般用二號小標(biāo)宋體字。2.主送機關(guān)：主送機關(guān)是公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)過多導(dǎo)致首頁不能顯示正文，應(yīng)將主送機關(guān)移至版記部分。3.正文：正文是公文的核心內(nèi)容，是公文的主體。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注，以清晰區(qū)分層次。4.附件說明：公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章：這是公文生效的重要標(biāo)志。發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章是公文生效的憑證，公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。6.附注：附注是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件：附件是公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）版記部分版記部分位于公文末頁最下方，包含：1.抄送機關(guān)：抄送機關(guān)是除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。編排于版記中的分隔線之上，一般用4號仿宋體字，左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。2.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機關(guān)是公文的印制主管部門，一般是各機關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。印發(fā)日期是公文的付印日期。編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用4號仿宋體字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。三、公文印制與裝訂要求公文印制必須確保字跡清晰、版面整潔。采用雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。裝訂要求也不容忽視。公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)：訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。四、公文格式的常見問題與注意事項在實際操作中，部分公文仍存在一些格式不規(guī)范的問題，需特別注意：*標(biāo)題擬定：避免標(biāo)題冗長、表意不清或文種使用不當(dāng)。例如，“關(guān)于……的請示報告”這種混用文種的情況是嚴(yán)格禁止的。*主送機關(guān)排列：多個主送機關(guān)時，應(yīng)按照其性質(zhì)、級別或慣例有序排列，同級機關(guān)之間用頓號分隔，不同級別的用逗號分隔。*成文日期標(biāo)注：務(wù)必使用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)注，如“2023年5月6日”，而非“二〇二三年五月六日”或“23年5月6日”。*印章加蓋：確保印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。*附件處理：附件名稱應(yīng)與附件說明完全一致，附件應(yīng)按順序裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)注附件序號?？?/p>