PAGE公共衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織公共衛(wèi)生檔案的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公共衛(wèi)生工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及公共衛(wèi)生工作的所有部門和人員，包括但不限于疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、醫(yī)療服務(wù)、健康教育等相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，如實(shí)記錄公共衛(wèi)生工作的全過程。3.科學(xué)分類原則：按照公共衛(wèi)生工作的特點(diǎn)和檔案管理的要求，進(jìn)行科學(xué)合理的分類和編號(hào)，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止泄露、篡改和丟失，對(duì)涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公共衛(wèi)生檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)各部門形成的公共衛(wèi)生檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，包括收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、保管和利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享，提高檔案管理工作效率。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公共衛(wèi)生檔案的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范形成檔案資料，保證檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對(duì)和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目上架、借閱登記、歸還檢查等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，及時(shí)錄入和更新檔案信息。5.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，做好記錄和跟蹤管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.疾病預(yù)防控制方面：包括傳染病報(bào)告卡、疫情監(jiān)測(cè)資料、疫苗接種記錄、消毒記錄及相關(guān)檢測(cè)報(bào)告等。2.衛(wèi)生監(jiān)督方面：涵蓋衛(wèi)生許可證發(fā)放與管理檔案、公共場(chǎng)所衛(wèi)生監(jiān)督檔案、飲用水衛(wèi)生監(jiān)督檔案、醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)監(jiān)督檔案等。3.醫(yī)療服務(wù)方面：如門診病歷、住院病歷、手術(shù)記錄、檢驗(yàn)檢查報(bào)告、醫(yī)療廢物處理記錄等。4.健康教育方面：健康教育計(jì)劃、宣傳資料、活動(dòng)記錄、效果評(píng)估報(bào)告等。5.其他與公共衛(wèi)生相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、錄音錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)收集本部門的公共衛(wèi)生檔案資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，不得偽造、篡改或擅自銷毀檔案。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性，并與紙質(zhì)檔案同步收集、整理和歸檔。（三）整理方法1.分類：根據(jù)公共衛(wèi)生檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為疾病預(yù)防控制類、衛(wèi)生監(jiān)督類、醫(yī)療服務(wù)類、健康教育類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容設(shè)置二級(jí)及以下類目，如疾病預(yù)防控制類下可分為傳染病管理、免疫規(guī)劃、消毒與病媒生物防制等二級(jí)類目。2.編號(hào)：采用統(tǒng)一的編號(hào)系統(tǒng)，對(duì)每一份檔案進(jìn)行唯一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息，便于管理和查找。例如，疾病預(yù)防控制類檔案編號(hào)格式為：JBFK[年份][流水號(hào)]，其中JBFK代表疾病預(yù)防控制類，[年份]為檔案形成年份，[流水號(hào)]為該年度內(nèi)該類檔案的順序號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，破損檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.根據(jù)檔案的類別和保管期限，分區(qū)存放檔案，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，設(shè)置權(quán)限管理，確保電子檔案的安全性和保密性。（二）保管期限1.公共衛(wèi)生檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：涉及重大公共衛(wèi)生事件、重要政策法規(guī)制定、長(zhǎng)期衛(wèi)生監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為15年至50年的檔案，如傳染病疫情長(zhǎng)期監(jiān)測(cè)資料、重點(diǎn)人群健康檔案等。短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，如一般性的衛(wèi)生監(jiān)督檢查記錄、短期健康教育活動(dòng)資料等。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和實(shí)際情況，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案整理時(shí)進(jìn)行標(biāo)注。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行審核，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和處理。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)位置準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或霉變等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)做好庫(kù)房的日常管理工作，保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期檢查溫濕度、防火防盜等設(shè)備的運(yùn)行情況，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全穩(wěn)定。3.對(duì)檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，及時(shí)掌握檔案的流向和使用情況，防止檔案丟失或損壞。4.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等措施，確保檔案信息不被泄露。五、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部工作需要：本公司/組織內(nèi)各部門在開展公共衛(wèi)生工作、制定政策規(guī)劃、進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、質(zhì)量控制等方面，可查閱相關(guān)檔案資料。2.外部合作與交流：與上級(jí)主管部門、其他相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)合作、信息共享、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)時(shí)，根據(jù)需要提供相應(yīng)的檔案資料。3.法律事務(wù)需要：在涉及法律糾紛、行政復(fù)議、訴訟等法律事務(wù)時(shí)，按照法律程序提供相關(guān)檔案作為證據(jù)。（二）利用流程1.查閱申請(qǐng)：利用者需填寫《公共衛(wèi)生檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)利用者的申請(qǐng)內(nèi)容，審核其查閱檔案的必要性和合規(guī)性，簽署審批意見。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請(qǐng)，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱登記：檔案管理部門根據(jù)審批通過的申請(qǐng)，為利用者辦理查閱登記手續(xù)，記錄查閱時(shí)間、地點(diǎn)、查閱人員、檔案名稱及編號(hào)等信息。4.查閱服務(wù)：檔案管理人員按照查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督利用者查閱，確保檔案資料的安全和完整。利用者不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或損毀檔案。5.歸還：查閱完畢后利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無損壞、丟失等情況后，辦理歸還手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《公共衛(wèi)生檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行清點(diǎn)和登記，向借閱者發(fā)放檔案，并告知其借閱期間的保管責(zé)任和注意事項(xiàng)。4.借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或擅自復(fù)制。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱期滿后，借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。2.對(duì)于仍具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定工作小組鑒定后，編制《公共衛(wèi)生檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、鑒定意見等信息。2.《公共衛(wèi)生檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，嚴(yán)禁將檔案出售或贈(zèng)送他人。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《公共衛(wèi)生檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公共衛(wèi)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公共衛(wèi)生決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、編輯、審核、分類、編號(hào)、編目等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案信息。3.借閱管理：對(duì)檔案的借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程進(jìn)行信息化管理，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析：能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為公共衛(wèi)生工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。5.安全保密：采用安全可靠的技術(shù)手段，保障檔案信息的安全，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的