PAGE衛(wèi)生院文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院文書檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室在工作中形成的各類文書檔案，包括但不限于行政文件、醫(yī)療業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院文書檔案由專門的檔案管理部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生院的工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理衛(wèi)生院在各項(xiàng)工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生院文書檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院各類文書檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。5.對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案管理的日常工作，確保文件材料的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與衛(wèi)生院工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.衛(wèi)生院制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)文件，如病歷、處方、檢查報(bào)告、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.財(cái)務(wù)文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.人事檔案，如職工履歷表、工資檔案、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。6.其他與衛(wèi)生院工作有關(guān)的文件材料，如會(huì)議記錄及紀(jì)要、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)及時(shí)收集本科室在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全和完整。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交檔案管理部門。3.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照文件的類別、時(shí)間、來源等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。（四）整理方法1.分類：將收集到的文件材料按照行政、醫(yī)療、財(cái)務(wù)、人事等類別進(jìn)行劃分。2.編號(hào)：對(duì)每一類文件進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制文件目錄，包括文件的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于快速檢索和查閱。4.裝訂：對(duì)歸檔文件進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各科室應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.對(duì)于一些特殊文件或緊急文件，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（二）歸檔程序1.各科室兼職檔案員將整理好的文件材料按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交科室溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.審核無(wú)誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫(kù)保管。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)衛(wèi)生院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和衛(wèi)生院的實(shí)際情況進(jìn)行綜合考慮，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本院職工因工作需要查閱檔案的，可在檔案管理部門辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.外單位因工作需要查閱本院檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案時(shí)，須經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)地為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)工作需要，編制檔案資料匯編、專題索引等，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作、科研教學(xué)等提供參考依據(jù)。2.對(duì)于涉及衛(wèi)生院重要事項(xiàng)或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和利用方式，確保檔案信息的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的時(shí)效性和有效性。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行初步篩選，確定需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案鑒定報(bào)告，明確需要銷毀的檔案清單和繼續(xù)保管的檔案清單。4.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀和繼續(xù)保管的依據(jù)。（三）銷毀程序1.對(duì)于需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀清單經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全和規(guī)范。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單及相關(guān)證明材料歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合衛(wèi)生院檔案管理需求的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸，方便各科室查閱和利用檔案。4.安全保障體系建設(shè)：采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等安全措施，保障檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)