工會福利物品采購制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國工會法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)準則制定，同時符合集團母公司關(guān)于規(guī)范福利物品采購、防控專項風(fēng)險的管理要求。為加強工會福利物品采購的規(guī)范化管理，防范采購過程中的廉潔風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險及操作風(fēng)險，提升資源使用效益，保障員工福利權(quán)益，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工涉及工會福利物品采購的所有業(yè)務(wù)場景，包括但不限于節(jié)日慰問品采購、職工活動物資采購、困難職工幫扶物資發(fā)放等。凡涉及工會福利物品的采購活動，均須遵循本制度執(zhí)行。第三條本制度中下列術(shù)語含義：（一）“XX專項管理”指工會福利物品采購全流程的合規(guī)、風(fēng)險防控及效率提升管理，涵蓋需求確認、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗收入庫、發(fā)放使用等環(huán)節(jié)的標準化管控。（二）“XX風(fēng)險”指在福利物品采購過程中可能存在的廉潔風(fēng)險（如利益輸送、以權(quán)謀私）、財務(wù)風(fēng)險（如超預(yù)算采購、資金挪用）、操作風(fēng)險（如信息泄露、流程不規(guī)范）及合規(guī)風(fēng)險（如違反采購紀律、違反物資管理規(guī)定）。（三）“XX合規(guī)”指福利物品采購活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度，確保采購行為的合法性、公平性及透明度。第四條工會福利物品采購必須遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險導(dǎo)向、持續(xù)改進”的原則。全面覆蓋要求所有采購活動納入制度管控；責(zé)任到人要求明確各層級、各部門職責(zé)；風(fēng)險導(dǎo)向要求重點關(guān)注并防控重大風(fēng)險；持續(xù)改進要求根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化動態(tài)優(yōu)化管理機制。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人為公司工會福利物品采購工作的第一責(zé)任人，對采購活動的合規(guī)性、安全性負總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司工會福利物品采購工作的直接責(zé)任人，負責(zé)具體組織、協(xié)調(diào)及監(jiān)督工作。第六條設(shè)立公司工會福利物品采購專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括財務(wù)部、審計部、工會及相關(guān)部門負責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)采購工作，審批重大采購事項，監(jiān)督制度執(zhí)行，并定期召開會議研究解決采購中的重點問題。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌公司工會福利物品采購的頂層設(shè)計，確保與公司戰(zhàn)略及員工需求匹配；（二）對重大采購事項進行決策審批，平衡成本效益與合規(guī)要求；（三）監(jiān)督各環(huán)節(jié)制度執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時糾正；（四）定期組織采購管理評估，推動體系優(yōu)化。第八條明確三類主體的職責(zé)分工：（一）牽頭部門：由工會負責(zé)工會福利物品采購的專項管理，統(tǒng)籌制度建設(shè)、風(fēng)險識別、監(jiān)督考核及培訓(xùn)宣貫，確保采購活動符合員工需求及合規(guī)要求；（二）專責(zé)部門：由財務(wù)部、審計部負責(zé)，財務(wù)部重點審核資金審批權(quán)限、預(yù)算執(zhí)行及稅務(wù)合規(guī)；審計部負責(zé)采購流程的合規(guī)性審核、風(fēng)險處置及流程優(yōu)化；（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：負責(zé)落實本領(lǐng)域工會福利物品采購的具體要求，開展日常風(fēng)險防控，確保采購需求真實、合理，并配合完成驗收入庫及發(fā)放工作。第九條明確基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作責(zé)任：（一）采購經(jīng)辦人員須嚴格按照制度流程操作，對采購需求、供應(yīng)商選擇、合同簽訂等環(huán)節(jié)的真實性、合規(guī)性負責(zé)；（二）崗位須簽署合規(guī)承諾書，明確違規(guī)后果；（三）發(fā)現(xiàn)采購過程中的風(fēng)險或異常情況，須立即向?qū)Ｘ?zé)部門或領(lǐng)導(dǎo)小組報告。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十條需求確認環(huán)節(jié)：工會須結(jié)合員工需求、預(yù)算限制及活動目標，科學(xué)制定福利物品采購計劃，明確采購品類、數(shù)量、規(guī)格及預(yù)算。需求計劃須經(jīng)過工會內(nèi)部審議及領(lǐng)導(dǎo)小組審批后方可執(zhí)行。第十一條供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)：（一）供應(yīng)商盡職調(diào)查：優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、信譽良好、價格合理的供應(yīng)商，通過公開招標、邀請招標或競爭性談判方式確定，嚴禁向特定供應(yīng)商傾斜；（二）禁止性行為：嚴禁關(guān)聯(lián)交易、利益輸送或向關(guān)系人傾斜，嚴禁接受供應(yīng)商的饋贈、宴請或其他不正當(dāng)利益。第十二條招標采購環(huán)節(jié)：（一）流程規(guī)范：重大采購項目須嚴格按照《招標投標法》及公司采購管理辦法執(zhí)行，確保程序公開、公平、公正；（二）禁止性行為：嚴禁規(guī)避招標、虛假招標，嚴禁泄露招標信息或與投標人串通投標。第十三條合同簽訂環(huán)節(jié)：（一）條款審核：采購合同須由法律合規(guī)部門審核，明確產(chǎn)品規(guī)格、價格、交付時間、違約責(zé)任等內(nèi)容；（二）禁止性行為：嚴禁簽訂內(nèi)容模糊、權(quán)責(zé)不清的合同，嚴禁將合同款項支付給非實際履約主體。第十四條驗收入庫環(huán)節(jié)：（一）嚴格核對：采購物資到貨后，須由倉儲管理部門與采購經(jīng)辦人員共同驗收入庫，核對數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量，并簽署入庫單；（二）禁止性行為：嚴禁未經(jīng)驗收入庫直接發(fā)放物資，嚴禁偽造入庫記錄。第十五條發(fā)放使用環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)發(fā)放：工會須根據(jù)采購計劃及員工需求，規(guī)范發(fā)放福利物品，確保發(fā)放過程透明、公平；（二）禁止性行為：嚴禁截留、挪用或變相侵占福利物資，嚴禁利用發(fā)放謀取私利。第十六條專項風(fēng)險重點防控：（一）廉潔風(fēng)險防控：加強對供應(yīng)商選擇、合同簽訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督，對重點崗位人員開展定期輪崗；（二）財務(wù)風(fēng)險防控：嚴格執(zhí)行預(yù)算管理，禁止超預(yù)算采購，確保資金支付合規(guī)；（三）操作風(fēng)險防控：完善信息化管理工具，實現(xiàn)采購流程自動化、風(fēng)險實時監(jiān)控。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新機制：工會須根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)政策及公司戰(zhàn)略變化，每年對制度進行評估和修訂，確保持續(xù)合規(guī)。第十八條風(fēng)險識別預(yù)警機制：（一）定期排查：工會、財務(wù)部及審計部每季度開展采購風(fēng)險排查，識別潛在問題；（二）分級評估：對識別的風(fēng)險進行等級劃分，重大風(fēng)險須及時上報領(lǐng)導(dǎo)小組；（三）預(yù)警發(fā)布：對普遍性風(fēng)險發(fā)布預(yù)警通知，指導(dǎo)各部門落實防控措施。第十九條合規(guī)審查機制：（一）嵌入關(guān)鍵節(jié)點：將合規(guī)審查嵌入需求確認、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、資金支付等環(huán)節(jié)，確保每步操作合法合規(guī)；（二）剛性約束：明確“未經(jīng)合規(guī)審查不得實施”的原則，對違規(guī)行為嚴肅處理。第二十條風(fēng)險應(yīng)對機制：（一）分級處置：一般風(fēng)險由工會牽頭整改，重大風(fēng)險須由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置；（二）應(yīng)急流程：制定采購?fù)话l(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確責(zé)任分工、上報時限及處置措施；（三）責(zé)任協(xié)同：建立跨部門協(xié)作機制，確保風(fēng)險處置高效協(xié)同。第二十一條責(zé)任追究機制：（一）違規(guī)情形：明確違規(guī)采購的具體情形及處罰標準，包括但不限于未招標采購、利益輸送、財務(wù)違規(guī)等；（二）處罰方式：對違規(guī)責(zé)任人給予績效扣減、紀律處分，情節(jié)嚴重的移交司法機關(guān)；（三）聯(lián)動考核：將違規(guī)情況納入部門及個人年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤。第二十二條評估改進機制：（一）定期評估：每年對專項管理體系有效性進行評估，重點關(guān)注制度執(zhí)行率、風(fēng)險防控效果及員工滿意度；（二）優(yōu)化流程：根據(jù)評估結(jié)果，及時修訂制度漏洞，優(yōu)化管理流程，提升運行效率。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)干部須明確自身在專項管理中的推進責(zé)任，工會、財務(wù)部、審計部須設(shè)立專職人員負責(zé)日常管理，確保制度有效落地。第二十四條考核激勵機制：（一）部門考核：將工會福利物品采購的合規(guī)性、效率提升情況納入部門年度考核；（二）個人激勵：對在專項管理中表現(xiàn)突出的員工給予表彰，對違規(guī)行為實行負面激勵。第二十五條培訓(xùn)宣傳機制：（一）分層級培訓(xùn)：管理層重點培訓(xùn)合規(guī)履職要求，一線員工重點培訓(xùn)操作規(guī)范；（二）宣傳引導(dǎo)：通過內(nèi)部平臺發(fā)布制度解讀、典型案例分析，營造全員合規(guī)氛圍。第二十六條信息化支撐：開發(fā)工會福利物品采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)需求申請、供應(yīng)商管理、合同簽訂、資金支付等環(huán)節(jié)的線上化、自動化，提升管理效率與風(fēng)險防控能力。第二十七條文化建設(shè)：（一）發(fā)布專項合規(guī)手冊，明確行為規(guī)范及違規(guī)后果；（二）組織簽訂合規(guī)承諾書，強化員工責(zé)任意識；（三）設(shè)立合規(guī)文化宣傳周，通過案例分享、知識競賽等形式推動理念深入人心。第二十八條報告制度：（一）風(fēng)險事件報告：發(fā)生采購風(fēng)險事件須在24小時內(nèi)上報領(lǐng)導(dǎo)小組及相關(guān)部門，并提交處置