PAGE衛(wèi)生院檔案管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范衛(wèi)生院檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項工作中的作用，為衛(wèi)生院的發(fā)展提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各類檔案資料的管理。3.檔案定義本制度所指檔案是指衛(wèi)生院在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。4.管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實完整、方便利用的原則，確保檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以衛(wèi)生院院長為組長，各分管副院長為副組長，各科室負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)衛(wèi)生院檔案管理工作，審定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，研究解決檔案管理工作中的重大問題。2.檔案管理部門衛(wèi)生院設(shè)立專門的檔案管理科室或指定專人負責(zé)檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉衛(wèi)生院業(yè)務(wù)工作，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.各科室職責(zé)各科室負責(zé)本科室檔案資料的收集、整理、立卷和移交工作，并指定一名兼職檔案員協(xié)助檔案管理部門做好相關(guān)工作。科室兼職檔案員應(yīng)及時將本科室形成的檔案資料收集齊全，進行初步整理，定期移交檔案管理部門。三、檔案的收集與整理1.收集范圍醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括病歷、處方、檢查檢驗報告、醫(yī)療統(tǒng)計報表等。行政管理檔案：包括各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。教學(xué)科研檔案：包括教學(xué)計劃、教案、科研項目申報書、研究成果等。其他檔案：如設(shè)備檔案、基建檔案、合同協(xié)議檔案等。2.收集要求各科室應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、完整收集。檔案收集人員應(yīng)熟悉檔案收集范圍和要求，對收集到的檔案資料進行認真核對，確保其真實性、準確性和完整性。對于重要檔案資料，應(yīng)實行雙人核對制度，確保檔案資料無遺漏、無差錯。3.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、教學(xué)科研類、后勤保障類等。編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄（全宗卷）、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)清晰、準確地反映檔案的內(nèi)容和存放位置。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件。四、檔案的保管1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等防護功能。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架（柜）、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等，確保檔案的安全保管。3.檔案上架檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的類別、編號、存放位置等信息。4.電子檔案保管對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，確保電子檔案的完整性和可用性。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進行分類管理，并建立相應(yīng)的目錄索引。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準確判定檔案的保存價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。3.鑒定方法直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷其保存價值。分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其在內(nèi)容、形式、歷史背景等方面的異同，確定其保存價值。4.銷毀程序經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存。六、檔案的統(tǒng)計與利用1.統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的實際情況。2.利用服務(wù)建立健全檔案利用制度，積極為衛(wèi)生院各項工作提供檔案信息服務(wù)。檔案管理人員應(yīng)熱情接待利用者，認真查閱、調(diào)閱檔案，及時提供所需檔案資料。嚴格執(zhí)行檔案查閱審批制度和保密制度，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。積極開發(fā)檔案信息資源，編寫檔案參考資料，為衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)科研等工作提供參考依據(jù)。七、檔案的信息化建設(shè)1.建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作的效率和水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。2.建設(shè)內(nèi)容建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，確保檔案信息的安全可靠。3.實施步驟制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標、任務(wù)和步驟。組織實施檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，選擇合適的軟件和硬件設(shè)備，進行系統(tǒng)開發(fā)和調(diào)試。開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，按照相關(guān)標準和規(guī)范進行檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。