PAGE衛(wèi)生局會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)衛(wèi)生局會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理、保管、利用等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生局機(jī)關(guān)及所屬各事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案，是指衛(wèi)生局在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明。2.記賬憑證，是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證，是登記賬簿的直接依據(jù)。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。2.明細(xì)賬，是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來對(duì)會(huì)計(jì)要素的具體內(nèi)容進(jìn)行明細(xì)分類核算的賬簿。3.日記賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表，反映單位一定時(shí)期的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對(duì)單位一定時(shí)期內(nèi)財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面文字報(bào)告，包括單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基本情況、利潤(rùn)實(shí)現(xiàn)和分配情況、資金增減和周轉(zhuǎn)情況、對(duì)本期或下期財(cái)務(wù)狀況發(fā)生重大影響的事項(xiàng)等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對(duì)賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對(duì)方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對(duì)方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，然后編制的調(diào)整雙方余額使其一致的調(diào)節(jié)表。2.銀行對(duì)賬單，是銀行和企業(yè)核對(duì)賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄，也可以作為企業(yè)資金流動(dòng)的依據(jù)。3.納稅申報(bào)表，是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅期應(yīng)繳稅額時(shí)應(yīng)填報(bào)的表格。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案從形成部門或個(gè)人移交至檔案管理部門等相關(guān)情況的清冊(cè)。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)，包括檔案名稱、數(shù)量、起止年度、保管期限等。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記載會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清冊(cè)，包括銷毀檔案名稱、數(shù)量、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀原因等。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，如會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)介質(zhì)等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證編號(hào)順序，連同所附原始憑證折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，將各賬戶的賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并由記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名或蓋章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月份、季度、年度分別整理，一式多份的應(yīng)按順序編號(hào)，裝訂成冊(cè)，并加蓋單位公章，由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名或蓋章。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和類別，進(jìn)行分類整理，分別裝訂或裝盒，并在封面或盒面上注明資料名稱、年度、月份等信息。（二）編號(hào)與標(biāo)識(shí)1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)等，并按保管期限分類編號(hào)。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并按賬簿類別和保管期限分類編號(hào)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等信息，并按報(bào)告類別和保管期限分類編號(hào)。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)在封面或盒面上注明資料名稱、年度、月份等信息，并按資料類別和保管期限分類編號(hào)。（三）裝盒與上架1.整理好的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)裝入專門的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)整齊排列在檔案架上，按照類別和保管期限順序存放，便于查找和利用。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管，其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管地點(diǎn)1.衛(wèi)生局應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、編號(hào)、裝盒等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的整理質(zhì)量。2.按照規(guī)定的保管期限和存放順序，將會(huì)計(jì)檔案妥善保管在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，定期檢查檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.負(fù)責(zé)辦理會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記，確保會(huì)計(jì)檔案的安全使用。4.協(xié)助做好會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并對(duì)銷毀情況進(jìn)行記錄。五、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱與借閱1.本局內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱本局會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱人員不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案庫(kù)房。3.本局內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過10個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位因工作需要借閱本局會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同借閱。借閱期限一般不得超過7個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（二）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等。2.查閱（借閱）登記應(yīng)使用專門的登記簿，由查閱（借閱）人員和檔案管理人員簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.查閱、借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱（借閱）人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。2.未經(jīng)本局批準(zhǔn)，查閱（借閱）人員不得將會(huì)計(jì)檔案復(fù)制、外傳或用于其他非工作目的。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)衛(wèi)生局負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)同級(jí)財(cái)政部門和檔案行政管理部門備案。經(jīng)備案同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告衛(wèi)生局負(fù)責(zé)人。（三）銷毀記錄1.會(huì)計(jì)檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀檔案名稱及數(shù)量等。2.銷毀記錄應(yīng)形成書面材料，與《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》一并歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.衛(wèi)生局應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案整理、保管、利用等工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范有序。3.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定，做好會(huì)計(jì)檔案的整理