會議策劃與執(zhí)行高效執(zhí)行檢查表一、適用場景本檢查表適用于各類會議的策劃與執(zhí)行全流程管控，包括但不限于：企業(yè)內(nèi)部常規(guī)業(yè)務會議（如周例會、月度復盤會）、項目推進會（如立項啟動會、關(guān)鍵節(jié)點評審會）、客戶溝通會（如需求對接會、方案宣講會）、大型活動籌備會（如年會、發(fā)布會）等。通過系統(tǒng)化檢查，保證會議目標明確、流程順暢、執(zhí)行到位，提升會議效率與成果落地率。二、執(zhí)行步驟（一）會前籌備：目標明確，細節(jié)落地步驟1：會議目標與范圍界定明確會議核心目標（如“確定項目Q3執(zhí)行方案”“解決客戶反饋的問題”），保證目標符合SMART原則（具體、可衡量、可實現(xiàn)、相關(guān)性、時間限制）。確定會議主題、類型（決策型/溝通型/匯報型）、規(guī)模（核心參會人數(shù)、列席人數(shù)）及預期成果（如輸出決議、形成方案、明確行動項）。步驟2：參會人員與議程規(guī)劃根據(jù)會議目標篩選參會人員：核心決策人（如項目負責人經(jīng)理）、執(zhí)行人（如部門主管主管）、相關(guān)方（如客戶對接人*總監(jiān)），避免無關(guān)人員參會。制定詳細議程：明確各環(huán)節(jié)主題、時長、負責人（如“10:00-10:30項目進度匯報——負責人*主管”），預留討論與緩沖時間（總時長建議控制在1.5-2小時內(nèi)）。步驟3：物料與場地準備物料清單：會議資料（議程、PPT、背景資料）、簽到表、會議紀要模板、筆紙、投影儀/麥克風等設(shè)備，提前24小時檢查設(shè)備電量、連接穩(wěn)定性。場地預訂：根據(jù)會議規(guī)模選擇會議室（小型會議選獨立辦公室，大型會議選多功能廳），確認場地容量、桌椅布局（U型/回形/課桌式）、茶歇安排（如需），提前1小時布置場地（調(diào)試設(shè)備、擺放資料、設(shè)置簽到臺）。步驟4：通知與確認提前3天發(fā)送會議通知（通過企業(yè)/郵件），包含：會議目標、時間、地點、議程、參會人員需提前準備的資料（如“請各部門負責人準備Q2數(shù)據(jù)報表”）。提前1天與關(guān)鍵參會人確認行程，提醒攜帶必要物品，避免臨時缺席。（二）會中執(zhí)行：聚焦目標，高效推進步驟1：開場與目標重申會議準時開始（主持人*經(jīng)理提前5分鐘到場），開場簡要說明會議目標、議程及時長規(guī)則（如“每人發(fā)言不超過3分鐘”）。確認參會人員到齊情況，缺席者需提前說明原因，會后同步會議紀要。步驟2：議題討論與決策按議程逐項推進，主持人控制節(jié)奏，避免偏離主題；對關(guān)鍵議題引導發(fā)言（如“請*主管先介紹項目背景”），保證各方觀點充分表達。需決策事項當場明確：決策內(nèi)容、依據(jù)、責任人，避免模糊表述（如“方案由*團隊在本周五前完成細化”）。步驟3：行動項記錄指定專人（如會議助理助理）記錄行動項：包含任務內(nèi)容、負責人、完成時間、交付物（如“3天內(nèi)提交客戶需求修改方案——負責人設(shè)計師，交付物：方案V2.0版”）。會議結(jié)束前10分鐘回顧行動項，確認各方無異議，避免遺漏。步驟4：時間把控與突發(fā)情況處理嚴格控制各環(huán)節(jié)時長，超時議題需暫緩并約定后續(xù)溝通方式；若遇設(shè)備故障，立即啟用備用方案（如提前PPT至U盤、改用備用會議室）。（三）會后復盤：閉環(huán)管理，成果落地步驟1：會議紀要整理與分發(fā)會后2小時內(nèi)整理會議紀要（包含：會議目標、關(guān)鍵討論點、決策事項、行動項清單），經(jīng)主持人*經(jīng)理審核無誤后，24小時內(nèi)發(fā)送至所有參會人及相關(guān)方。步驟2：行動項跟進責任人按承諾時間完成行動項，會議助理*助理在截止日前1天提醒；完成后及時反饋，未完成需說明原因及計劃完成時間。步驟3：效果評估與優(yōu)化會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，通過問卷（如“本次會議目標是否達成？”“議程安排是否合理？”）收集參會人反饋，評估會議效率。對未達預期的會議（如決策未落地、討論偏離主題），分析原因（如議程不清晰、參會人準備不足），優(yōu)化下次會議流程。三、模板表格會議策劃與執(zhí)行檢查表階段檢查項責任部門/人計劃完成時間實際完成情況備注會前籌備會議目標與范圍明確（SMART原則）項目負責人*經(jīng)理會前7天□是□否參會人員篩選與通知行政助理*助理會前3天□是□否核心決策人需確認議程制定（含時長、負責人）主持人*經(jīng)理會前3天□是□否提前發(fā)給參會人預覽物料清單確認（資料、設(shè)備）后勤組*主管會前1天□是□否設(shè)備需提前測試場地預訂與布置行政部*專員會前1天□是□否茶歇安排（如需）會中執(zhí)行開場重申目標與規(guī)則主持人*經(jīng)理會議開始時□是□否議題按計劃推進，控制節(jié)奏主持人*經(jīng)理會議全程□是□否避免偏離主題行動項記錄（任務、負責人、時間）會議助理*助理會議結(jié)束前□是□否當場確認無遺漏突發(fā)情況處理（設(shè)備/人員）全體參會人員會議期間□是□否備用方案啟動及時性會后復盤會議紀要整理與分發(fā)會議助理*助理會后24小時內(nèi)□是□否含行動項清單行動項跟進與反饋責任人/會議助理*助理按截止時間□是□否未完成需說明原因會議效果評估與優(yōu)化項目負責人*經(jīng)理會后3天內(nèi)□是□否收集反饋，形成改進方案四、關(guān)鍵提示目標導向：每次會議前務必明確“通過本次會議要解決什么問題”，避免為開會而開會，無明確目標的會議可取消或改為郵件溝通。提前溝通：對復雜議題，會前與關(guān)鍵參會人1對1溝通觀點，減少會上分歧，提高決策效率。責任到人：行動項必須明確唯一負責人，避免“多人負責等于無人負責”，完成后需有交付物確認完成。設(shè)備備份：重要會議（如客戶宣講會）需準備備用設(shè)備（如投影儀、翻頁筆），并安排專人負責技術(shù)支持，避免因設(shè)備問題中斷