合同管理標(biāo)準(zhǔn)化流程及范本參考一、適用主體與業(yè)務(wù)范圍本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織（以下簡稱“單位”）在對外開展業(yè)務(wù)過程中，合同的起草、評審、簽署、履行、變更及歸檔等全流程管理。涵蓋的業(yè)務(wù)場景包括但不限于：采購與銷售合同、服務(wù)合作合同、租賃合同、技術(shù)開發(fā)合同、勞動(dòng)合同（需結(jié)合勞動(dòng)法專項(xiàng)規(guī)定）等經(jīng)濟(jì)類合同，旨在規(guī)范合同管理行為，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保障單位合法權(quán)益。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同準(zhǔn)備階段：明確需求與基礎(chǔ)信息需求發(fā)起與對接業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求（如采購物資、委托服務(wù)、合作開發(fā)等），填寫《合同需求申請表》，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限、預(yù)算金額、核心訴求等關(guān)鍵信息。需求部門與合同相對方（以下簡稱“對方”）進(jìn)行初步接洽，確認(rèn)合作意向，收集對方主體資格信息（如營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書等），保證對方具備合法簽約主體資格。資料歸檔與初審需求部門將《合同需求申請表》、對方主體資格證明文件、合作背景資料等整理成冊，提交至法務(wù)部門（或合同管理部門，下同）進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)核查對方資質(zhì)是否與業(yè)務(wù)匹配、是否存在法律限制（如失信被執(zhí)行人、經(jīng)營異常名錄等）。（二）合同起草階段：規(guī)范條款與核心內(nèi)容模板選擇與定制優(yōu)先使用單位制定的標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），根據(jù)業(yè)務(wù)具體需求調(diào)整條款，避免直接套用非模板合同。無標(biāo)準(zhǔn)化模板時(shí)，由法務(wù)部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門共同起草合同，保證條款完整、權(quán)責(zé)清晰。核心條款編制合須包含以下法定必備條款，并根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)補(bǔ)充特殊條款：當(dāng)事人信息：單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表姓名及聯(lián)系方式；對方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表姓名及聯(lián)系方式（授權(quán)委托書需作為合同附件）。標(biāo)的描述：明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（可引用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）。權(quán)利義務(wù)：雙方在合同履行中的主要職責(zé)（如交付義務(wù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、保密義務(wù)等）。履行期限與方式：明確合同起始/終止時(shí)間、履行地點(diǎn)、進(jìn)度安排（如分期交付節(jié)點(diǎn)）。價(jià)款及支付：合同金額、計(jì)價(jià)方式、幣種、支付條件（如驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付款）、支付賬戶（須為單位對公賬戶）。違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格、逾期付款等）對應(yīng)的違約金計(jì)算方式、賠償范圍及爭議解決條款（如約定仲裁或訴訟管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）。合同解除與終止：約定解除條件（如不可抗力、根本違約）、終止后的清算條款（如資料返還、款項(xiàng)結(jié)算）。其他約定：如不可抗力條款、爭議解決方式（建議優(yōu)先選擇單位所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)）、法律適用（_________法律）等。（三）合同評審階段：多部門協(xié)同與風(fēng)險(xiǎn)把控評審組織與分工法務(wù)部門牽頭組織評審，參與部門包括業(yè)務(wù)需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門（如需）、分管領(lǐng)導(dǎo)等，根據(jù)合同復(fù)雜程度可邀請外部法律顧問參與。各部門職責(zé)：業(yè)務(wù)部門：審核標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、交付期限等業(yè)務(wù)條款的可行性；財(cái)務(wù)部門：審核價(jià)款、支付方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票類型等財(cái)務(wù)條款的合規(guī)性；法務(wù)部門：審核條款合法性、完整性、公平性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款無效、管轄約定不明等）；分管領(lǐng)導(dǎo)：從單位戰(zhàn)略、成本效益角度進(jìn)行最終審批。評審流程與反饋法務(wù)部門將合同草案及評審資料分發(fā)給各評審部門，明確反饋時(shí)限（一般為2-3個(gè)工作日）。評審部門提出修改意見后，由業(yè)務(wù)部門匯總并與對方協(xié)商調(diào)整，形成《合同評審意見表》（含修改說明及最終確認(rèn)版本）。涉及重大事項(xiàng)（如金額超預(yù)算、核心條款變更）需提交單位決策機(jī)構(gòu)（如總經(jīng)理辦公會、董事會）審議通過的，需履行相應(yīng)決策程序。（四）合同簽署階段：形式合規(guī)與效力確認(rèn)簽署主體與授權(quán)合同由單位法定代表人或其授權(quán)代表簽署。授權(quán)代表需持有法定代表人簽署的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限，避免越權(quán)簽署。對方簽署人須為法定代表人或持有有效授權(quán)委托書的授權(quán)代表，核實(shí)其身份及授權(quán)文件真實(shí)性。簽署形式與用印合同一式多份（通常至少一式三份，單位留存兩份，對方一份），正副本內(nèi)容一致，具有同等法律效力。加蓋單位公章或合同專用章（不得以部門章、財(cái)務(wù)章替代），騎縫章需覆蓋所有合同頁面，防止拆分篡改。簽署過程全程留痕，可通過簽署登記表、簽署現(xiàn)場影像資料等方式記錄，保證簽署行為可追溯。（五）合同履行階段：跟蹤監(jiān)控與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警履行跟蹤與記錄業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，建立《合同履行跟蹤表》，記錄履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果、付款節(jié)點(diǎn)等），定期向法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對方履行義務(wù)時(shí)，業(yè)務(wù)部門需嚴(yán)格核對是否符合合同約定（如質(zhì)量驗(yàn)收、數(shù)量確認(rèn)），留存驗(yàn)收單、付款憑證、發(fā)票等書面材料。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與應(yīng)對履行過程中出現(xiàn)對方違約（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）或不可抗力（如自然災(zāi)害、政策變化）時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)書面報(bào)告法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)，啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制（如發(fā)函催告、協(xié)商變更或解除合同、追究違約責(zé)任等）。（六）合同變更與解除階段：程序規(guī)范與書面確認(rèn)變更流程合同履行需變更（如標(biāo)的物調(diào)整、期限延長、金額增減等）時(shí)，由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，補(bǔ)充協(xié)議作為合同附件，與原合同具有同等效力。補(bǔ)充協(xié)議需履行原合同評審、簽署流程，重大變更需重新履行決策程序。解除流程符合合同約定或法定解除條件的，由守約方向?qū)Ψ桨l(fā)出《合同解除通知書》，明確解除事由、依據(jù)及后續(xù)處理方案（如已履行部分的結(jié)算、損失賠償?shù)龋?。雙方協(xié)商解除合同的，需簽訂《合同解除協(xié)議》，約定權(quán)利義務(wù)終止及清算事宜。（七）合同歸檔階段：分類存儲與信息管理資料整理與歸檔合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同正本、補(bǔ)充協(xié)議、評審意見表、簽署授權(quán)委托書、履行過程中的驗(yàn)收單、付款憑證、往來函件等全套資料整理成冊，提交至檔案管理部門。檔案管理部門按照“一合同一檔”原則編號歸檔，建立電子臺賬，便于查詢追溯。保管期限與銷毀合同保管期限一般為合同履行終止后10年（涉及訴訟、仲裁的，保存至案件終結(jié)）；法律法規(guī)或行業(yè)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。超過保管期限且無保存價(jià)值的合同，經(jīng)檔案管理部門、法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按規(guī)定程序銷毀，并做好銷毀記錄。三、常用管理表單模板表1：合同需求申請表申請部門申請日期合同名稱需求人聯(lián)系方式對方單位業(yè)務(wù)背景與需求描述（可附頁）：合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量要求：履行期限、地點(diǎn)：預(yù)算金額及資金來源：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：法務(wù)部門初審意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：表2：合同評審意見表合同名稱合同編號評審部門評審環(huán)節(jié)□起草階段□變更階段□其他評審意見（可附頁）：1.業(yè)務(wù)條款可行性：2.財(cái)務(wù)條款合規(guī)性：3.法律風(fēng)險(xiǎn)提示：評審人簽字：日期：部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：表3：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號履行階段□履行中□已完成業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃實(shí)際履行情況是否存在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施示例：2024年6月30日前交付已交付2024年6月28日否-示例：2024年7月15日前驗(yàn)收驗(yàn)收中，對方反饋3項(xiàng)問題是已發(fā)函要求對方7月20日前整改更新日期：記錄人：表4：合同變更申請表原合同名稱原合同編號變更類型□條款變更□金額變更□期限延長申請部門申請人聯(lián)系方式變更原因及具體內(nèi)容：對方意見（可附對方確認(rèn)函）：法務(wù)部門評審意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與執(zhí)行要點(diǎn)主體資格風(fēng)險(xiǎn)簽約前務(wù)必核查對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證）、授權(quán)委托書等文件，保證其真實(shí)有效，避免與分公司、分支機(jī)構(gòu)或無授權(quán)主體簽約（除非加蓋總公司公章并明確連帶責(zé)任）。條款完整性風(fēng)險(xiǎn)合同不得遺漏法定必備條款（如當(dāng)事人信息、標(biāo)的、違約責(zé)任等），避免使用“按慣例”“另行約定”等模糊表述，關(guān)鍵條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、爭議解決）需明確具體，防止履行爭議。審批流程風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁“先簽后批”或繞過評審流程簽署合同，重大合同（如金額超單位規(guī)定限額、涉及核心業(yè)務(wù)）必須履行決策程序，保證審批鏈條完整可追溯。履行監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤合同履行進(jìn)度