機(jī)關(guān)單位檔案管理工作職責(zé)說(shuō)明機(jī)關(guān)單位檔案管理工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌、保障工作有序開(kāi)展、服務(wù)決策參考的基礎(chǔ)性工作。檔案管理人員肩負(fù)著對(duì)機(jī)關(guān)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式歷史記錄進(jìn)行科學(xué)管理的重任。為確保檔案工作規(guī)范、高效、安全，特對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作職責(zé)予以明確。一、檔案管理工作的基本原則檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵循黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則；堅(jiān)持完整準(zhǔn)確、安全保密的原則；堅(jiān)持依法管理、服務(wù)利用的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性。二、檔案管理的核心職責(zé)（一）檔案的收集與接收檔案管理人員需負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類檔案材料的及時(shí)收集與規(guī)范接收。這包括但不限于：1.文件材料的收集：主動(dòng)對(duì)接機(jī)關(guān)各部門，明確文件材料的歸檔范圍和要求，確保應(yīng)歸檔的文件材料（包括紙質(zhì)文件、電子文件及其他載體材料）在辦理完畢后及時(shí)、完整地移交至檔案室。2.專項(xiàng)材料的接收：對(duì)于機(jī)關(guān)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的專門檔案材料，應(yīng)提前介入，指導(dǎo)相關(guān)部門做好材料的積累和整理，并按時(shí)接收。3.零散材料的征集：留意收集散存在個(gè)人手中或其他部門的具有保存價(jià)值的歷史檔案材料，防止檔案的遺失或損毀。（二）檔案的整理與鑒定對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化整理和科學(xué)鑒定，是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。1.分類與排序：按照檔案形成的規(guī)律、內(nèi)容聯(lián)系及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類、組卷（件）、排列，確保條理清晰。2.編目與著錄：依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編制目錄，并對(duì)檔案內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行準(zhǔn)確著錄，形成規(guī)范的檢索工具，方便查閱利用。3.鑒定與劃分：按照檔案保管期限表，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確劃分永久、定期（長(zhǎng)期、短期）保管期限。對(duì)已到保管期限的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和處理。（三）檔案的保管與保護(hù)采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，延長(zhǎng)檔案壽命。1.庫(kù)房管理：負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、干燥、通風(fēng)，控制溫濕度在規(guī)定范圍內(nèi)。落實(shí)防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵等“八防”措施。2.實(shí)體保護(hù)：對(duì)破損、褪色、霉變的檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制和搶救，確保檔案的完整性和可讀性。合理使用檔案裝具，規(guī)范檔案存放。3.安全保密：嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理，防止檔案失泄密事件發(fā)生。定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（四）檔案的利用與服務(wù)積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。1.查閱服務(wù)：嚴(yán)格按照檔案利用制度和保密規(guī)定，為機(jī)關(guān)內(nèi)部及符合條件的外部單位和個(gè)人提供檔案查閱、復(fù)制、摘錄等服務(wù)。認(rèn)真做好查閱登記和利用效果反饋工作。2.編研服務(wù)：根據(jù)工作需要和檔案特點(diǎn)，開(kāi)展檔案史料的編研工作，如編寫(xiě)檔案參考資料、專題匯編、史志等，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)工作提供有價(jià)值的檔案信息。3.咨詢服務(wù)：解答有關(guān)檔案查閱、檔案政策法規(guī)等方面的咨詢，指導(dǎo)機(jī)關(guān)各部門做好日常文件材料的積累和預(yù)歸檔工作。（五）檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。1.數(shù)字化加工：按照國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、著錄、存儲(chǔ)和備份，建立規(guī)范的數(shù)字檔案資源庫(kù)。2.數(shù)字檔案管理：負(fù)責(zé)數(shù)字檔案的日常管理、維護(hù)和更新，確保數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。保障檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.電子文件歸檔：指導(dǎo)和督促機(jī)關(guān)各部門做好電子文件的形成、積累、整理和歸檔工作，確保電子檔案的規(guī)范管理和長(zhǎng)期可讀。（六）檔案制度建設(shè)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)建立健全檔案管理制度體系，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)各部門檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。1.制度建設(shè)：根據(jù)上級(jí)檔案主管部門的要求，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定和完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.業(yè)務(wù)培訓(xùn)：組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，提高機(jī)關(guān)全體人員的檔案意識(shí)和檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。3.監(jiān)督檢查：定期對(duì)機(jī)關(guān)各部門的文件材料形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，確保歸檔制度落到實(shí)處。三、檔案管理人員的基本要求檔案管理人員應(yīng)熱愛(ài)檔案事業(yè)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感；熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)；具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)；掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)和操作技能，能夠適應(yīng)檔案管理