商務(wù)合同審批流程自動(dòng)化工具使用指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于各類(lèi)企業(yè)中涉及合同審批的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，包括但不限于：采購(gòu)類(lèi)合同：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等合作合同的審批；銷(xiāo)售類(lèi)合同：產(chǎn)品銷(xiāo)售、服務(wù)提供、客戶合作協(xié)議等合同的審批；合作類(lèi)合同：聯(lián)營(yíng)合作、技術(shù)合作、市場(chǎng)推廣等合作協(xié)議的審批；服務(wù)類(lèi)合同：咨詢服務(wù)、維護(hù)服務(wù)、租賃服務(wù)等合同的審批。尤其適用于需要跨部門(mén)協(xié)作（如業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)）、審批層級(jí)較多、或?qū)徟视休^高要求的企業(yè)，可替代傳統(tǒng)線下紙質(zhì)審批或分散式線上審批，實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化、審批透明化、文檔管理規(guī)范化。二、操作流程詳解發(fā)起合同審批操作人：合同經(jīng)辦人（如業(yè)務(wù)經(jīng)理*）操作內(nèi)容：（1）登錄自動(dòng)化工具系統(tǒng)，進(jìn)入“合同審批”模塊，“新建審批”；（2）填寫(xiě)合同基礎(chǔ)信息：包括合同編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)或手動(dòng)填寫(xiě)，需唯一）、合同名稱(chēng)（需體現(xiàn)合作雙方及核心內(nèi)容，如“公司與供應(yīng)商采購(gòu)合同”）、合同類(lèi)型（下拉選擇采購(gòu)/銷(xiāo)售/合作等）、簽訂方信息（甲方、乙方全稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）、合同金額（大寫(xiě)+小寫(xiě)）、合同期限（起始至終止日期）、關(guān)鍵條款摘要（如標(biāo)的物、付款方式、違約責(zé)任等核心內(nèi)容）；（3）附件：需合同文本（PDF/Word格式，需加蓋雙方公章掃描頁(yè)）、相關(guān)支撐材料（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)協(xié)議、過(guò)往合作記錄等）；（4）選擇審批流程：根據(jù)合同類(lèi)型及金額，系統(tǒng)自動(dòng)匹配默認(rèn)審批流程（如“業(yè)務(wù)部門(mén)審核→法務(wù)會(huì)簽→財(cái)務(wù)審核→總經(jīng)理審批”），或經(jīng)辦人手動(dòng)調(diào)整審批節(jié)點(diǎn)（需符合公司權(quán)限管理規(guī)范）；（5）提交審批：確認(rèn)信息無(wú)誤后提交，系統(tǒng)自動(dòng)將審批任務(wù)推送給下一環(huán)節(jié)審批人。部門(mén)審核操作人：經(jīng)辦人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人（如銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理*）操作內(nèi)容：（1）收到系統(tǒng)審批提醒后，登錄系統(tǒng)查看合同詳情及附件；（2）重點(diǎn)審核：業(yè)務(wù)背景真實(shí)性（是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)劃）、合同條款與業(yè)務(wù)需求一致性（如標(biāo)的物規(guī)格、數(shù)量是否匹配訂單）、金額合理性（是否在預(yù)算范圍內(nèi)）；（3）審批操作：審核通過(guò)則“同意”，并填寫(xiě)審核意見(jiàn)（如“條款清晰，同意提交法務(wù)審核”）；若需修改，“駁回”，并注明修改原因（如“付款方式需調(diào)整為分期支付”），系統(tǒng)將自動(dòng)退回至經(jīng)辦人；（4）處理時(shí)效：需在收到審批任務(wù)后1個(gè)工作日內(nèi)完成，超時(shí)未操作系統(tǒng)自動(dòng)提醒。法務(wù)會(huì)簽操作人：法務(wù)專(zhuān)員或法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：（1）查看合同文本及部門(mén)審核意見(jiàn)，重點(diǎn)審核法律條款合規(guī)性（如是否符合《民法典》等法律法規(guī)）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（如雙方違約責(zé)任是否明確）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、爭(zhēng)議解決方式（如約定訴訟/仲裁及管轄法院）等；（2）提出修改意見(jiàn)：若存在法律風(fēng)險(xiǎn)，在“法務(wù)意見(jiàn)”欄填寫(xiě)具體修改建議（如“第5條需補(bǔ)充‘不可抗力’定義”），并將流程退回至經(jīng)辦人；若合規(guī)，“同意法務(wù)審核”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；（3）特殊情況：對(duì)于重大或復(fù)雜合同，可發(fā)起“線下會(huì)簽”，組織相關(guān)部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)討論，完成后在系統(tǒng)中更新會(huì)簽結(jié)果。財(cái)務(wù)審核操作人：財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：（1）審核合同金額與財(cái)務(wù)預(yù)算匹配度、付款方式合理性（如是否符合公司資金管理規(guī)定）、稅費(fèi)承擔(dān)條款、發(fā)票開(kāi)具要求（如“提供13%增值稅專(zhuān)用發(fā)票”）等；（2）重點(diǎn)核查：是否存在超預(yù)算支付、資金支付節(jié)點(diǎn)與合同履約進(jìn)度是否匹配、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如預(yù)付款比例過(guò)高）；（3）審批意見(jiàn)：審核通過(guò)則標(biāo)注“財(cái)務(wù)審核通過(guò)”，若有異議需明確說(shuō)明（如“預(yù)付款比例超過(guò)30%，需降低至20%”），流程退回經(jīng)辦人調(diào)整。領(lǐng)導(dǎo)審批操作人：根據(jù)合同金額及類(lèi)型，匹配相應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如部門(mén)總監(jiān)、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)*）操作內(nèi)容：（1）查看全流程審批記錄及合同關(guān)鍵條款，重點(diǎn)審核合同戰(zhàn)略匹配度（是否符合公司長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)）、重大風(fēng)險(xiǎn)決策（如大額資金支出、長(zhǎng)期合作協(xié)議）；（2）最終審批：“同意審批”，系統(tǒng)自動(dòng)“審批通過(guò)通知書(shū)”，并發(fā)送至經(jīng)辦人及相關(guān)部門(mén)；若未通過(guò)，填寫(xiě)駁回理由，流程終止，經(jīng)辦人需重新發(fā)起；（3）權(quán)限管理：系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)判斷審批層級(jí)（如合同金額≥50萬(wàn)元需總經(jīng)理審批，≥100萬(wàn)元需董事長(zhǎng)審批），不可越級(jí)審批。結(jié)果反饋與歸檔操作人：系統(tǒng)自動(dòng)處理/行政專(zhuān)員*操作內(nèi)容：（1）審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)將合同狀態(tài)更新為“已生效”，并通過(guò)消息提醒經(jīng)辦人打印紙質(zhì)版合同（需加蓋公司公章騎縫章）；（2）經(jīng)辦人將生效合同文本掃描至系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)與審批過(guò)程文件合并“合同全檔案”；（3）歸檔存儲(chǔ)：系統(tǒng)按合同編號(hào)、類(lèi)型、簽訂方等維度分類(lèi)存儲(chǔ)，支持關(guān)鍵詞檢索，保證后續(xù)查閱便捷；同時(shí)支持設(shè)置歸檔期限（如合同終止后保存5年），到期前自動(dòng)提醒。三、審批流程表單模板商務(wù)合同審批表一、合同基礎(chǔ)信息合同編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)/手動(dòng)填寫(xiě)）合同名稱(chēng)合同類(lèi)型□采購(gòu)□銷(xiāo)售□合作□服務(wù)□其他簽訂地點(diǎn)甲方（我方）信息單稱(chēng)稱(chēng)：____________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：____________________乙方（對(duì)方）信息單稱(chēng)稱(chēng)：____________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：____________________合同金額大寫(xiě)：____________________小寫(xiě)：￥____________________合同期限自_年_月_日至_年_月_日核心條款摘要標(biāo)的物：____________________付款方式：____________________違約責(zé)任：____________________二、審批流程記錄審批環(huán)節(jié)操作人操作時(shí)間發(fā)起審批經(jīng)辦人*____年__月日:__部門(mén)審核部門(mén)負(fù)責(zé)人*____年__月日:__法務(wù)會(huì)簽法務(wù)專(zhuān)員*____年__月日:__財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)經(jīng)理*____年__月日:__領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理*____年__月日:__三、附件清單序號(hào)附件名稱(chēng)文件格式1合同文本（蓋章版）PDF2報(bào)價(jià)單Word3技術(shù)協(xié)議PDF四、備注說(shuō)明經(jīng)辦人簽字：____________日期：____年__月__日部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：____________日期：____年__月__日法務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：____________日期：____年__月__日四、使用關(guān)鍵提示信息準(zhǔn)確性：合同基礎(chǔ)信息（如簽訂方名稱(chēng)、金額、期限）需與合同文本完全一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致審批延誤或法律風(fēng)險(xiǎn)；附件需清晰完整，關(guān)鍵頁(yè)（如公章頁(yè)、簽字頁(yè)）不可缺失。審批權(quán)限規(guī)范：不可越級(jí)審批或擅自增減審批節(jié)點(diǎn)，如需調(diào)整流程需提前向系統(tǒng)管理員提交申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可配置；審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成操作，避免流程停滯。合規(guī)性要求：合同條款需符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度，法務(wù)審核環(huán)節(jié)必須通過(guò)，禁止“先簽后審”或規(guī)避法務(wù)審核；涉及國(guó)有資產(chǎn)、上市公司等特殊主體的合同，需額外增加合規(guī)性審查步驟。數(shù)據(jù)安全與保密：系統(tǒng)賬號(hào)需