企業(yè)合同審查及檔案管理工具指南一、適用工作場景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及檔案管理部門，涵蓋合同全生命周期管理場景，包括但不限于：合同簽訂前：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同、保密協(xié)議等文本的合規(guī)性審查；合同履行中：關(guān)鍵條款履行跟蹤、變更協(xié)議審核、糾紛風(fēng)險預(yù)警；合同歸檔后：紙質(zhì)/電子檔案的分類存儲、檢索調(diào)用、到期續(xù)簽或終止處理；跨部門協(xié)作：業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同需求、法務(wù)部門出具審查意見、檔案部門統(tǒng)一歸檔的流程銜接。二、操作流程詳解（一）合同審查全流程步驟1：合同接收與初步登記業(yè)務(wù)部門通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《合同提交通知單》提交合同文本，需注明合同名稱、簽訂方、標(biāo)的金額、預(yù)計簽訂日期等基礎(chǔ)信息；檔案管理部門統(tǒng)一接收后，在《合同管理臺賬》（見模板1）中登記編號（格式：HT-部門代碼-年份-序號，如“HT-CG-2024-001”），并同步至電子檔案系統(tǒng)。步驟2：業(yè)務(wù)部門初審業(yè)務(wù)負責(zé)人對照《合同需求確認單》（需附業(yè)務(wù)背景說明、合作方資質(zhì)復(fù)印件等），檢查合同內(nèi)容是否與談判結(jié)果一致，包括標(biāo)的物描述、數(shù)量、價格、履行期限等核心要素；初審?fù)ㄟ^后，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；若存在爭議條款，標(biāo)注問題點并與合作方溝通調(diào)整后重新提交。步驟3：法務(wù)部門專項審查法務(wù)人員重點審查以下內(nèi)容：主體資格：合作方是否為合法存續(xù)企業(yè)，營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，法定代表人/授權(quán)代表身份是否真實（需核對授權(quán)委托書）；條款合規(guī)性：是否存在“霸王條款”、違反法律法規(guī)的約定（如“爭議解決方式”不符合企業(yè)注冊地管轄要求）；權(quán)責(zé)明確性：雙方權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否具體可執(zhí)行（如“逾期付款違約金”是否約定計算標(biāo)準）；風(fēng)險防控：知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力條款是否完整，是否存在履約能力風(fēng)險（如合作方近三年涉訴記錄）。審查完成后，出具《合同審查意見書》（見模板2），明確“通過”“修改后通過”“不通過”的結(jié)論，并逐條說明修改建議。步驟4：修改確認與最終審批業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)意見與合作方協(xié)商修改，形成《合同修訂記錄表》，注明修改前內(nèi)容及調(diào)整依據(jù)；修改后的合同經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，加蓋企業(yè)合同專用章，完成簽訂。（二）合同檔案管理全流程步驟1：歸檔前準備合同簽訂后3個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本（一式兩份，雙方各執(zhí)一份）、《合同審查意見書》《修訂記錄表》《合作方資質(zhì)文件》等材料整理成冊，保證無缺頁、無涂改；檔案管理部門核對材料完整性，掃描電子檔案（PDF格式，清晰無遮擋），并與紙質(zhì)檔案一并標(biāo)注檔案編號。步驟2：分類與編號存儲按“合同類型-年份-部門”分類存放，如“采購合同-2024-行政部”“服務(wù)合同-2024-市場部”；紙質(zhì)檔案存入帶標(biāo)簽的檔案盒，盒面標(biāo)注檔案編號、合同名稱、簽訂日期、存放位置（如：A區(qū)-3層-5柜-2層）；電子檔案至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，錄入關(guān)鍵詞（如合作方名稱、合同類型、標(biāo)的金額），支持多維度檢索。步驟3：借閱與使用管理因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，借閱人填寫《檔案借閱申請表》（見模板3），注明借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負責(zé)人及檔案管理部門審批；檔案管理員登記借閱信息，借閱人當(dāng)場核對檔案完整性，歸還時檢查是否有損壞或缺失，并在《檔案借閱臺賬》中記錄歸還狀態(tài)；涉密檔案（如重大并購協(xié)議、核心技術(shù)保密合同）需經(jīng)分管總經(jīng)理審批，借閱時全程由檔案管理員陪同，不得帶離辦公區(qū)域。步驟4：到期與處置管理合同到期前3個月，檔案管理部門通過系統(tǒng)提醒業(yè)務(wù)部門評估是否需要續(xù)簽；保管期限屆滿的合同（如普通采購合同保管期限為5年，勞動合同保管期限為10年），由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由兩人以上共同監(jiān)銷，并記錄銷毀時間、監(jiān)銷人；具有歷史保存價值的合同（如企業(yè)首例戰(zhàn)略合作協(xié)議），經(jīng)總經(jīng)理批準后轉(zhuǎn)為永久保存檔案。三、常用工具模板模板1：合同管理臺賬檔案編號合同名稱簽訂方合同類型標(biāo)的金額（元）簽訂日期履行期限歸檔日期存放位置責(zé)任人HT-CG-2024-001辦公設(shè)備采購合同科技有限公司采購合同150,0002024-03-152024-04-15至2025-04-142024-03-20A區(qū)-3層-5柜-2層HT-FW-2024-002市場推廣服務(wù)合同廣告?zhèn)髅焦痉?wù)合同280,0002024-02-282024-03-01至2024-08-312024-03-05B區(qū)-1層-2柜-3層模板2：合同審查意見書合同名稱檔案編號審查人審查日期辦公設(shè)備采購合同HT-CG-2024-0012024-03-10審查結(jié)論：□通過□修改后通過□不通過審查意見：主體資格：合作方科技有限公司營業(yè)執(zhí)照（統(tǒng)一社會信用代碼：X）在有效期內(nèi)，授權(quán)代表身份真實，符合要求；標(biāo)的條款：合同中“設(shè)備型號”描述為“型號”，但未附具體技術(shù)參數(shù)，建議補充附件《技術(shù)規(guī)格書》；違約責(zé)任：第5條約定“逾期付款違約金按日萬分之五計算”，符合《民法典》規(guī)定，無需修改；其他：建議增加“爭議解決由企業(yè)所在地人民法院管轄”條款，替代原約定的“仲裁”。修訂建議：第3條“設(shè)備型號”后補充“具體參數(shù)詳見附件一”；第8條爭議解決方式修改為“雙方協(xié)商不成的，提交企業(yè)所在地人民法院訴訟解決”。審批意見：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人簽字：__________日期：______法務(wù)負責(zé)人簽字：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：__________日期：______模板3：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還期限借閱事由趙六財務(wù)部2024-05-202024-05-27核對采購合同付款進度借閱檔案信息：檔案編號合同名稱存放位置HT-CG-2024-001辦公設(shè)備采購合同A區(qū)-3層-5柜-2層審批意見：部門負責(zé)人簽字：__________日期：______檔案管理部門負責(zé)人簽字：__________日期：______歸還記錄：歸還日期：______檔案狀態(tài)：□完好□損壞（說明：__________）經(jīng)手人：__________四、關(guān)鍵要點提示合同審查動態(tài)化：對履行期限超過1年的合同，每季度由業(yè)務(wù)部門提交《合同履行跟蹤表》，檔案管理部門同步更新履行狀態(tài)，提前預(yù)警履約風(fēng)險（如對方逾期付款、服務(wù)不達標(biāo)等）。檔案安全性：電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看；紙質(zhì)檔案存放區(qū)域配備防火、防潮、防盜設(shè)備，定期檢查檔案盒密封性?？绮块T協(xié)作：建立“合同審查-歸檔-借閱”全流程線上審批機制，通過OA系統(tǒng)實時流轉(zhuǎn)，避免紙質(zhì)材料丟失；法務(wù)