一、總則為規(guī)范辦公室文檔檔案管理工作，確保各類信息資料的真實(shí)、完整、安全和有效利用，提高工作效率，為單位各項(xiàng)工作的順利開展提供可靠的信息支持，特制定本制度。本制度所稱文檔檔案，是指單位在日常辦公、行政管理、業(yè)務(wù)開展等活動(dòng)中形成的，具有查考、利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。本制度適用于單位內(nèi)部所有部門及全體員工在工作中形成和使用的各類文檔檔案的管理。各部門應(yīng)指定專人（或兼職人員）負(fù)責(zé)本部門文檔檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并接受單位綜合管理部門（或指定負(fù)責(zé)檔案管理的部門）的指導(dǎo)和監(jiān)督。文檔檔案管理工作遵循以下原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)；真實(shí)準(zhǔn)確、規(guī)范有序；安全保密、便于利用；及時(shí)歸檔、科學(xué)管理。二、文檔檔案的分類與編碼（一）分類原則文檔檔案分類應(yīng)遵循系統(tǒng)性、實(shí)用性和可擴(kuò)展性原則，便于管理和檢索。分類體系應(yīng)根據(jù)單位性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍和管理需求確定，并保持相對穩(wěn)定。（二）分類方法推薦采用年度-組織機(jī)構(gòu)（或業(yè)務(wù)類別）-文檔類型三級分類法。1.年度：以文檔形成或處理的年度為第一級分類。2.組織機(jī)構(gòu)/業(yè)務(wù)類別：以形成文檔的部門名稱或業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)為第二級分類。例如：行政管理、人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)、業(yè)務(wù)運(yùn)營、項(xiàng)目管理等。3.文檔類型：在組織機(jī)構(gòu)或業(yè)務(wù)類別下，按文檔的固有屬性或用途進(jìn)行第三級分類。例如：政策法規(guī)、通知公告、會議紀(jì)要、請示報(bào)告、合同協(xié)議、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研材料等。各單位可根據(jù)實(shí)際情況，對上述分類方法進(jìn)行調(diào)整或細(xì)化，形成符合自身特點(diǎn)的分類體系，并編制《文檔檔案分類表》。（三）編碼規(guī)則文檔檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編碼，編碼應(yīng)具有唯一性和標(biāo)識性，反映文檔的分類信息。編碼規(guī)則應(yīng)簡潔明了，便于記憶和手工、計(jì)算機(jī)檢索。編碼示例（可參考）：年度代碼-機(jī)構(gòu)/類別代碼-文檔類型代碼-順序號。代碼應(yīng)采用字母、數(shù)字或其組合。編碼規(guī)則一經(jīng)確定，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。三、文檔的形成與積累各部門及員工在工作中形成的各類文檔，均應(yīng)符合國家及單位有關(guān)公文處理和文檔制作的規(guī)范要求，確保內(nèi)容真實(shí)、字跡清晰、格式規(guī)范、要素齊全。文檔形成后，承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理和積累。對于重要的會議、決策過程、業(yè)務(wù)往來等，應(yīng)確保相關(guān)文件材料的完整收集。電子文檔的形成應(yīng)符合電子文件管理的相關(guān)規(guī)定，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。重要電子文檔應(yīng)同時(shí)保存其形成時(shí)的軟硬件環(huán)境信息。四、文檔的歸檔（一）歸檔范圍凡是反映單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各類文檔材料，均屬歸檔范圍。主要包括：1.單位對外發(fā)出和收到的正式公文、函件；2.單位內(nèi)部形成的各類管理文件、業(yè)務(wù)文件、會議文件、計(jì)劃總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、研究成果等；3.單位與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、備忘錄等；4.單位重要活動(dòng)的記錄、照片、錄音錄像等材料；5.其他具有保存價(jià)值的文檔材料。（二）歸檔時(shí)間1.定期歸檔：日常辦公中形成的文檔，一般應(yīng)在次月初或季度末整理歸檔；年度性文檔（如工作計(jì)劃、總結(jié)、年報(bào)等）在年度結(jié)束后規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔。2.即時(shí)歸檔：重要合同協(xié)議、重大決策文件、專項(xiàng)工作（項(xiàng)目）結(jié)束后形成的文檔，應(yīng)在工作完成后及時(shí)歸檔。3.專項(xiàng)歸檔：人員調(diào)離、機(jī)構(gòu)變動(dòng)等情況下，相關(guān)人員應(yīng)將其負(fù)責(zé)的文檔材料整理完畢后向檔案管理部門或接替人員移交歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的文檔材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，手續(xù)完備。2.紙張文件應(yīng)字跡清楚、紙張質(zhì)量優(yōu)良，禁用易褪色的書寫材料。復(fù)印件應(yīng)注明原件保管處。3.電子文檔應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并歸檔，確保其可讀取性。涉密電子文檔應(yīng)按保密規(guī)定處理。4.歸檔文檔應(yīng)按照分類方案和編碼規(guī)則進(jìn)行整理、組卷（件）、編目，并填寫《歸檔文件移交清單》，辦理交接手續(xù)。五、檔案的保管（一）保管條件檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。配備必要的檔案裝具和設(shè)備，如檔案柜、防蟲藥劑、溫濕度計(jì)等。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為長期和短期。1.永久保管：凡是反映單位主要?dú)v史面貌、重大事件、重要決策和具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映單位一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。3.短期保管：凡是在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值，到期后無繼續(xù)保存必要的檔案，列為短期保管。各單位應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和自身實(shí)際，制定《檔案保管期限表》，明確各類檔案的具體保管期限。（三）庫房管理檔案庫房應(yīng)保持整潔有序，檔案柜（架）排列整齊，柜（架）上應(yīng)有明顯的檢索標(biāo)識。建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行入庫、出庫登記手續(xù)。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并報(bào)告。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循“為單位工作服務(wù)”的原則，在滿足保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的前提下，為單位各項(xiàng)工作提供便利。（二）利用范圍與權(quán)限1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱一般檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。2.查閱重要檔案、涉密檔案，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員陪同。4.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。（三）利用方式檔案利用方式包括查閱、復(fù)制、摘錄、借閱等。1.查閱：一般應(yīng)在指定的閱檔室進(jìn)行。2.復(fù)制/摘錄：經(jīng)批準(zhǔn)，可對檔案內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制或摘錄，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。3.借閱：檔案原則上不得帶出閱檔室。確因工作需要借出的，須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限，到期及時(shí)歸還。涉密檔案一律不得帶出閱檔室。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者、利用目的、利用內(nèi)容、利用時(shí)間、審批人等信息。七、檔案的鑒定與銷毀對于已到保管期限的檔案，應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，按照《檔案保管期限表》進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定，仍有繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊，提出銷毀意見，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。檔案銷毀應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應(yīng)永久保存。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。八、電子文檔檔案管理電子文檔檔案管理除遵守本制度上述規(guī)定外，還應(yīng)符合以下要求：1.電子文檔的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，應(yīng)全程進(jìn)行規(guī)范化管理。2.確保電子文檔的真實(shí)性，可采用電子簽名、時(shí)間戳等技術(shù)手段。3.確保電子文檔的完整性，包括文檔內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的完整。4.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式存儲，推薦使用開放格式或通用格式。5.建立電子文檔備份制度，定期進(jìn)行備份，并對備份介質(zhì)進(jìn)行妥善保管和定期檢測。6.加強(qiáng)電子文檔的安全保密管理，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加密存儲、安全審計(jì)等措施，防止信息泄露、丟失和篡改。7.隨著技術(shù)發(fā)展，應(yīng)及時(shí)對電子文檔進(jìn)行遷移或轉(zhuǎn)換，以保證其長期可讀性。九、保密管理檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國家及單位有關(guān)保密法律法規(guī)和規(guī)章制度。涉密檔案的管理，應(yīng)按照國家秘密載體管理規(guī)定執(zhí)行，明確密級，專人保管，專柜存放，嚴(yán)格借閱傳遞手續(xù)。檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。發(fā)生泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施，并按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。十、責(zé)任與獎(jiǎng)懲各部門負(fù)責(zé)人是本部門文檔檔案管理的第一責(zé)任人，對本部門文檔的形成、積累、整理和歸檔工作負(fù)總責(zé)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，忠于職守，廉潔奉公，嚴(yán)守紀(jì)律，熟悉業(yè)務(wù)。對在文檔檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、成績顯著，或?yàn)楸Ｗo(hù)檔案安全作出突出貢獻(xiàn)的部門和個(gè)人，單位應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對違反本制度規(guī)定，造成文檔檔案丟失、損壞、泄密或擅自銷毀檔案的，視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、組織處理或紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。十一、附則本制度未盡事宜，參照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。各部門可根據(jù)本