通用行政公文寫作指導手冊前言行政公文是政機關、企事業(yè)單位和社會團體在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹方針政策、部署指導工作、請示和答復問題、匯報情況、交流經(jīng)驗的重要工具。為規(guī)范公文寫作，提高辦文效率和質量，本手冊結合行政工作實際，系統(tǒng)梳理公文寫作的適用場景、操作流程、模板規(guī)范及注意事項，供相關人員參考使用。一、行政公文的適用范圍與常見類型（一）適用場景行政公文廣泛應用于各類行政管理活動，具體場景包括：決策部署類：傳達上級指示、部署工作任務（如《關于開展年度安全生產(chǎn)檢查的通知》）；請示報告類：向上級機關請求指示、批準（如《關于審批項目建設資金的請示》），或匯報工作、反映情況（如《2023年上半年工作總結報告》）；商洽溝通類：與不相隸屬機關商洽工作、詢問和答復問題（如《關于商請協(xié)助舉辦活動的函》）；知照傳達類：公布應當遵守或周知的事項（如《市住房公積金繳存管理辦法》）、通報表揚或批評（如《關于表彰同志見義勇為行為的通報》）；會議記錄類：記載和傳達會議議定事項（如《項目推進會會議紀要》）。（二）常見文種及核心特點文種適用范圍核心特點通知批轉、轉發(fā)公文，部署工作，告知事項適用范圍廣，時效性強，語氣明確請示向上級請求指示、批準一文一事，事前請示，不得抄送下級報告向上級匯報工作、反映情況、答復詢問陳述性，不夾帶請示事項函不相隸屬機關間商洽工作、詢問答復問題靈活性強，格式相對簡單紀要記載會議主要情況和議定事項紀實性，概括性，具有約束力二、公文寫作的標準流程與步驟（一）明確寫作目的與受眾確定核心目標：清晰界定公文要解決的問題（如部署工作、請求資源、通報情況），保證內(nèi)容與目標一致；分析受眾對象：根據(jù)發(fā)文機關與收文機關的關系（上下級、平級）確定語氣和側重點（如對上級請示需謙遜嚴謹，對下級通知需明確具體）。（二）收集整理材料收集依據(jù)性材料：政策文件（上級規(guī)定、法律法規(guī)）、背景資料（工作背景、前期進展）、數(shù)據(jù)支撐（統(tǒng)計數(shù)據(jù)、案例事實）；梳理材料邏輯：按“重要性”“時間順序”“邏輯關系”對材料分類，保證論述有據(jù)、條理清晰。（三）確定文種與標題準確選擇文種：根據(jù)目的匹配文種（如請求批準用“請示”，周知事項用“通知”），避免文種混用（如“請示”與“報告”不得混用）；擬定規(guī)范標題格式為“發(fā)文機關+事由+文種”（如《市人民關于開展全市營商環(huán)境整治工作的通知》），要求簡潔明了，不超過30字。（四）起草結構公文一般分為“開頭—主體—結尾”三部分，需遵循“一文一事”原則：開頭：簡明扼要說明發(fā)文緣由（依據(jù)、目的、背景），常用“為……根據(jù)……特通知如下”“現(xiàn)將……報告如下”等表述；主體：清晰闡述具體事項，內(nèi)容需條理分明（分點列項），語言準確簡潔，避免歧義；結尾：根據(jù)文種確定收尾（如通知常用“特此通知”，請示用“妥否，請批示”，報告用“特此報告”）。（五）檢查格式規(guī)范排版格式：按《政機關公文格式》（GB/T9704-2012）要求，采用A4紙張，頁碼位于頁腳居中，字體為仿宋GB2312，標題二號小標宋簡體，三號仿宋，一級標題三號黑體，二級標題三號楷體GB2312；要素完整：保證“發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、標題、主送機關、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章”等要素齊全。（六）審核與定稿自審：檢查內(nèi)容是否符合政策要求、邏輯是否清晰、格式是否規(guī)范、有無錯別字；交叉審核：涉及多部門工作的公文，需會簽相關部門；領導審批：按權限報請分管領導或主要領導審批，定稿后加蓋發(fā)文機關印章。三、常用公文模板與填寫說明（一）通知模板要素填寫要求示例發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成市人民辦公室文件發(fā)文字號由“機關代字〔年份〕序號號”組成X市政辦〔2023〕15號標題發(fā)文機關+事由+文種關于開展2023年度全市安全生產(chǎn)大檢查的通知主送機關全稱或規(guī)范化簡稱，頂格書寫，后加冒號各縣（市、區(qū)）人民，市人民各部門、各直屬機構：開頭說明發(fā)文依據(jù)和目的為深入貫徹落實習近平總書記關于安全生產(chǎn)的重要指示精神，切實消除安全隱患，保障人民群眾生命財產(chǎn)安全，根據(jù)國務院安委會統(tǒng)一部署，現(xiàn)就開展2023年度全市安全生產(chǎn)大檢查有關事項通知主體分點列示具體事項（一、二、三……）一、檢查范圍全市所有生產(chǎn)經(jīng)營單位，特別是危險化學品、建筑施工、交通運輸、人員密集場所等重點行業(yè)領域。二、檢查內(nèi)容（一）安全生產(chǎn)責任制落實情況；（二）安全隱患排查治理情況；（三）應急預案制定及演練情況……結尾提出執(zhí)行要求請各單位高度重視，加強組織領導，于2023年X月X日前將自查報告報送市安委會辦公室。發(fā)文機關署名發(fā)文機關全稱市人民辦公室成文日期用阿拉伯數(shù)字標注年、月、日2023年X月X日印章覆蓋成文日期，騎年蓋月（加蓋印章）（二）請示模板要素填寫要求示例發(fā)文機關標志單位文件市教育局文件發(fā)文字號X教〔2023〕8號X教〔2023〕8號標題關于請求的請示關于審批市第一中學新建教學樓項目資金的請示主送機關只能有一個主送機關，不得抄送下級市人民：開頭簡述請示緣由（背景、問題、依據(jù)）為改善我市第一中學辦學條件，解決教室不足問題，經(jīng)我局實地調研并報市分管領導同意，擬新建一棟教學樓，建筑面積8000平方米，預計總投資2000萬元。主體說明請示事項及具體理由該項目已納入我市2023年教育事業(yè)發(fā)展計劃，目前已完成立項、規(guī)劃、設計等前期工作，但因市財政資金緊張，無法全額承擔。懇請市批準從市級教育專項資金中列支1500萬元，不足部分由我局統(tǒng)籌解決。結尾使用規(guī)范請示結語妥否，請批示。發(fā)文機關署名市教育局市教育局成文日期2023年X月X日2023年X月X日印章（加蓋印章）（加蓋印章）（三）會議紀要模板要素填寫要求示例標題會議名稱+紀要項目推進會會議紀要會議基本情況包括時間、地點、主持人、參會人員、列席人員、記錄人時間：2023年X月X日9:00-11:30地點：市3樓會議室主持人：市長參會人員：市秘書長、市發(fā)改委主任、市財政局局長、市交通局局長……列席人員：設計院院長記錄人：秘書會議主要內(nèi)容按議題分點記錄討論情況及議定事項一、關于項目前期工作進展匯報市發(fā)改委主任同志匯報：目前項目可行性研究報告已通過評審，初步設計方案已完成，預計6月底前完成施工圖設計。二、關于資金保障問題市財政局局長同志建議：從2023年市級基建資金中安排5000萬元，不足部分通過銀行貸款解決。會議議定：同意財政局的資金安排方案，由市財政局負責落實。三、關于項目推進時間節(jié)點會議明確：7月完成招投標，8月正式開工，2024年12月底前竣工。落款發(fā)文機關和成文日期（也可，根據(jù)需要確定）市人民辦公室2023年X月X日四、公文寫作的常見問題與規(guī)避建議（一）標題不規(guī)范問題表現(xiàn)：標題缺少文種（如“關于工作的情況”）、事由表述不清（如“通知”）、使用口語化詞匯（如“關于搞定事的請示”）。規(guī)避建議：嚴格遵循“發(fā)文機關+事由+文種”格式，事由需準確概括公文核心內(nèi)容，避免歧義；標題中不使用“的通知”“的報告”等冗余表述。（二）文種使用混淆問題表現(xiàn)：將“請示”與“報告”混用（如報告中夾帶請示事項）、“函”與“請示”混用（向有隸屬關系的機關用函）。規(guī)避建議：明確文種適用范圍——請示需事前行文、一文一事，上級需批復；報告為事后或事中行文，不要求批復；函適用于不相隸屬機關間行文，不得帶請示性質。（三）邏輯混亂問題表現(xiàn)：內(nèi)容前后矛盾、條理不清、重點不突出（如請示事項在開頭未明確，中才提及）。規(guī)避建議：起草前列提綱，按“緣由—事項—要求”邏輯展開；主體部分分點列項，用“一、二、三”或“（一）（二）（三）”標注，每部分聚焦一個核心內(nèi)容。（四）語言不簡潔問題表現(xiàn)：使用口語化表達（如“差不多”“基本上”）、冗余詞匯（如“的、地、得”濫用）、套話空話多（如“在……領導下，在……支持下”占比過高）。規(guī)避建議：使用規(guī)范的書面語，避免口語化；刪除不必要的修飾詞，每句話直奔主題；套話空話控制在全文10%以內(nèi)，以實質性內(nèi)容為主。（五）格式細節(jié)錯誤問題表現(xiàn)：發(fā)文字號年份用括號“（）”而非方括號“〔〕”、頁碼位置錯誤（如頁腳居左）、附件說明未標注（如“附件：1.方案”）。規(guī)避建議：嚴格參照《政機關公文格式》標準，發(fā)文字號年份用六角括號“〔〕”，頁碼頁腳居中；中有附件時，在下空一行左空二字標注“附件”，后標全角冒號和附件名稱。附錄：公文格式核心要點（GB/T9704-2012）頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字體字號：標題二號小標宋簡體，三號仿宋，一級標題三號黑體（居中），