人事檔案的保管制度人事檔案的保管是企業(yè)人力資源管理體系的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到員工個(gè)人權(quán)益、企業(yè)合規(guī)運(yùn)營及長遠(yuǎn)發(fā)展。為規(guī)范人事檔案的收集、整理、保管、利用和轉(zhuǎn)移等全過程管理，防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案信息安全，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及公司相關(guān)治理要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本制度。第一章總則第一條政策依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《檔案鑒定辦法》等法律法規(guī)，參照行業(yè)檔案管理最佳實(shí)踐，并結(jié)合公司治理結(jié)構(gòu)及內(nèi)部控制需求制定。制度旨在明確人事檔案管理職責(zé)，完善管理流程，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，確保檔案管理合規(guī)、安全、高效，滿足員工權(quán)益保護(hù)、勞動(dòng)爭議處理、人才發(fā)展支持及合規(guī)審計(jì)等多元業(yè)務(wù)需求。第二條適用范圍本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工。適用范圍涵蓋但不限于：（1）員工入職檔案的建立與收集；（2）檔案日常管理（查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞）；（3）檔案數(shù)字化與信息安全；（4）檔案銷毀與處置；（5）因員工離職、退休、涉訴等場景下的檔案調(diào)閱與移交。第三條核心術(shù)語定義（1）“人事檔案專項(xiàng)管理”：指公司人力資源、法務(wù)、行政等部門圍繞檔案全生命周期，通過制度建設(shè)、流程管控、技術(shù)保障等方式，實(shí)現(xiàn)檔案合規(guī)、安全、系統(tǒng)化管理的系統(tǒng)性工作。（2）“檔案管理風(fēng)險(xiǎn)”：指因管理不善導(dǎo)致檔案信息泄露、遺失、損毀或被不當(dāng)使用，進(jìn)而引發(fā)員工權(quán)益受損、企業(yè)法律糾紛、聲譽(yù)損失或合規(guī)處罰的可能性。（3）“檔案合規(guī)”：指檔案管理活動(dòng)嚴(yán)格遵循法律法規(guī)及公司制度要求，確保檔案真實(shí)性、完整性、安全性，并滿足檔案查閱、調(diào)閱的合法性需求。第四條核心管理原則（1）全面覆蓋：檔案管理覆蓋所有員工及檔案全生命周期各環(huán)節(jié)，確保無死角、無遺漏。（2）責(zé)任到人：明確各級(jí)管理人員及崗位的檔案管理職責(zé)，建立責(zé)任追溯機(jī)制。（3）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：優(yōu)先管控高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如涉密檔案保管、離職檔案處置），強(qiáng)化動(dòng)態(tài)監(jiān)控。（4）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估檔案管理有效性，結(jié)合技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)需求優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)人事檔案管理工作負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案管理戰(zhàn)略與資源投入；分管人力資源、行政或法務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)制度審批、重大風(fēng)險(xiǎn)處置及跨部門協(xié)調(diào)。第六條專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立“人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，成員包括人力資源、法務(wù)、行政、信息安全等部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：（1）審議檔案管理制度與重大流程變更；（2）統(tǒng)籌跨部門檔案管理協(xié)同；（3）監(jiān)督檔案管理績效考核與責(zé)任追究；（4）決策重大檔案風(fēng)險(xiǎn)事件處置方案。第七條部門職責(zé)劃分（1）牽頭部門（人力資源部）：-負(fù)責(zé)檔案管理制度建設(shè)與修訂；-組織檔案管理培訓(xùn)與合規(guī)宣貫；-定期開展檔案風(fēng)險(xiǎn)自查與報(bào)告；-主導(dǎo)檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)。（2）專責(zé)部門（法務(wù)部、信息技術(shù)部）：-法務(wù)部：審核檔案查閱、調(diào)閱的合規(guī)性，提供勞動(dòng)爭議中的檔案證據(jù)支持；-信息技術(shù)部：保障檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行，落實(shí)數(shù)據(jù)加密、訪問控制等技術(shù)措施。（3）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：-落實(shí)檔案收集的及時(shí)性與完整性，確保入職材料符合規(guī)定；-負(fù)責(zé)本部門檔案日常保管，避免遺失或泄密；-配合完成檔案銷毀審批與執(zhí)行。第八條基層執(zhí)行崗責(zé)任（1）檔案管理員（人力資源部）：簽署《崗位合規(guī)承諾書》，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱登記制度；（2）用人部門主管：審核入職檔案材料合規(guī)性，監(jiān)督離職檔案交接；（3）全體員工：妥善保管個(gè)人檔案材料（如身份證、學(xué)歷證明），及時(shí)提交更新信息。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條檔案收集與整理業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：-新員工入職后X日內(nèi)提交檔案材料，缺失材料需在X日內(nèi)補(bǔ)齊；-檔案材料包括但不限于：身份證明、學(xué)歷學(xué)位證書、勞動(dòng)合同、考核記錄、獎(jiǎng)懲證明等。禁止性行為：嚴(yán)禁要求員工提供非法定材料（如婚姻狀況證明、銀行卡信息）；重點(diǎn)防控：入職材料真實(shí)性審核，防止偽造學(xué)歷等欺詐行為。第十條檔案保管與保密業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：-檔案存放于防火、防潮、防磁的專用柜內(nèi)，涉密檔案需雙鎖管理；-檔案庫房定期檢查（每月一次），記錄溫濕度、門禁日志。禁止性行為：嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸檔案，嚴(yán)禁將檔案帶離辦公區(qū)域；重點(diǎn)防控：涉密檔案（如薪資、體檢報(bào)告）的物理隔離與電子權(quán)限控制。第十一條檔案查閱與借閱業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：-查閱需經(jīng)員工本人或直系親屬書面授權(quán)，或由人力資源部出具《檔案查閱申請(qǐng)表》；-借閱需經(jīng)部門主管及人力資源部雙級(jí)審批，借閱期限不超過X日，并全程留痕。禁止性行為：嚴(yán)禁將檔案用于商業(yè)目的或轉(zhuǎn)借第三方；重點(diǎn)防控：外單位查閱需經(jīng)法務(wù)部復(fù)核，防止商業(yè)競爭對(duì)手獲取敏感信息。第十二條檔案數(shù)字化與信息安全業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：-檔案數(shù)字化前簽署《授權(quán)同意書》，圖像分辨率不低于300dpi；-信息系統(tǒng)權(quán)限分級(jí)：僅授權(quán)管理員訪問原始數(shù)據(jù)，瀏覽層僅顯示脫敏信息。禁止性行為：嚴(yán)禁將數(shù)字化檔案上傳公共云盤或外網(wǎng)存儲(chǔ)；重點(diǎn)防控：數(shù)據(jù)備份（每日增量、每周全量），定期進(jìn)行加密算法升級(jí)。第十三條檔案轉(zhuǎn)遞與交接業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：-員工離職時(shí)，人力資源部需在X日內(nèi)完成檔案整理與轉(zhuǎn)遞；-轉(zhuǎn)遞需使用《檔案轉(zhuǎn)遞證明》，原件退回原存檔單位。禁止性行為：嚴(yán)禁在轉(zhuǎn)遞過程中損毀或篡改檔案內(nèi)容；重點(diǎn)防控：跨區(qū)域調(diào)檔需通過郵政機(jī)要或?qū)Ｈ诉f送，確保過程可追溯。第十四條檔案銷毀與處置業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：-檔案銷毀需經(jīng)員工本人或家屬確認(rèn)，或由人力資源部出具《檔案銷毀申請(qǐng)表》；-銷毀方式采用碎紙機(jī)粉碎，碎紙后集中填埋。禁止性行為：嚴(yán)禁銷毀未滿最低保管期限的檔案；重點(diǎn)防控：銷毀過程需兩名以上管理員監(jiān)銷，并記錄銷毀時(shí)間、數(shù)量、監(jiān)銷人。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十五條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制人力資源部每年X月評(píng)估制度適用性，結(jié)合法律法規(guī)變化（如《個(gè)人信息保護(hù)法》）及業(yè)務(wù)場景（如遠(yuǎn)程辦公），修訂制度并發(fā)布。第十六條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制（1）定期排查（每季度一次）：人力資源部聯(lián)合信息技術(shù)部抽查檔案庫房、系統(tǒng)權(quán)限；（2）分級(jí)評(píng)估：一般風(fēng)險(xiǎn)（如查閱記錄不完整）由部門處理，重大風(fēng)險(xiǎn)（如系統(tǒng)漏洞）上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組；（3）預(yù)警發(fā)布：通過內(nèi)部OA發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)通報(bào)，明確整改時(shí)限。第十七條合規(guī)審查機(jī)制（1）嵌入業(yè)務(wù)流程：新員工入職檔案審核嵌入HRS系統(tǒng)，離職檔案調(diào)閱需法務(wù)部電子簽章；（2）剛性約束：未經(jīng)合規(guī)審查的檔案查閱申請(qǐng)不予受理，違反者按《員工手冊(cè)》處罰。第十八條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制（1）一般風(fēng)險(xiǎn)：由部門主管限期整改，如借閱超期未歸還；（2）重大風(fēng)險(xiǎn)：啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露立即斷開系統(tǒng)訪問，隔離涉事人員，上報(bào)監(jiān)管機(jī)構(gòu)。第十九條責(zé)任追究機(jī)制（1）違規(guī)情形：包括檔案遺失、泄露、擅自銷毀等；（2）處罰標(biāo)準(zhǔn)：輕微違規(guī)通報(bào)批評(píng)，造成損失的按損失金額20%-50%處罰，涉嫌犯罪的移交司法機(jī)關(guān)。第二十條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制每年12月由領(lǐng)導(dǎo)小組組織審計(jì)，出具《檔案管理有效性評(píng)估報(bào)告》，未達(dá)標(biāo)流程需重新設(shè)計(jì)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十一條組織保障各級(jí)負(fù)責(zé)人在月度會(huì)議中匯報(bào)檔案管理進(jìn)展，確保制度執(zhí)行不受業(yè)務(wù)沖突影響。第二十二條考核激勵(lì)機(jī)制（1）納入KPI：人力資源部檔案管理得分占部門年度考核10%；（2）正向激勵(lì)：優(yōu)秀檔案管理員獲得年度“合規(guī)之星”稱號(hào)。第二十三條培訓(xùn)宣傳機(jī)制（1）管理層培訓(xùn)：每半年一次合規(guī)履職培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)法律責(zé)任；（2）全員培訓(xùn)：新員工入職時(shí)簽署《檔案保密承諾書》。第二十四條信息化支撐采用“檔案管理系統(tǒng)V3.0”，實(shí)現(xiàn)：（1）電子簽章替代紙質(zhì)審批；（2）AI識(shí)別異常查閱行為（如非工作時(shí)間集中調(diào)閱）。第二十五條文化建設(shè)（1）發(fā)布《檔案管理合規(guī)手冊(cè)》，置辦于各辦公區(qū)；（2）每年4月開展“檔案保護(hù)宣傳周”。第二十六條報(bào)告制度（1）月度報(bào)告