會(huì)議服務(wù)帶班制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)先進(jìn)管理實(shí)踐及集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的指導(dǎo)意見(jiàn)，結(jié)合公司內(nèi)部業(yè)務(wù)發(fā)展及管理需求，旨在規(guī)范會(huì)議服務(wù)帶班管理行為，防范專(zhuān)項(xiàng)操作風(fēng)險(xiǎn)，提升服務(wù)質(zhì)量與效率，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工，涵蓋會(huì)議籌備、服務(wù)保障、應(yīng)急響應(yīng)等全流程帶班管理活動(dòng)，以及相關(guān)配套資源的調(diào)配與使用。第三條本制度下列術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“會(huì)議服務(wù)帶班管理”指在會(huì)議籌備、執(zhí)行及結(jié)束階段，由指定人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)組織協(xié)調(diào)、資源調(diào)配、風(fēng)險(xiǎn)管控及服務(wù)監(jiān)督的專(zhuān)項(xiàng)管理活動(dòng)。（二）“專(zhuān)項(xiàng)操作風(fēng)險(xiǎn)”指在會(huì)議服務(wù)帶班過(guò)程中可能出現(xiàn)的合規(guī)瑕疵、服務(wù)中斷、資源浪費(fèi)、安全事故等潛在危害。（三）“合規(guī)管理”指依據(jù)法律法規(guī)及內(nèi)部制度要求，對(duì)會(huì)議服務(wù)帶班各環(huán)節(jié)實(shí)施的行為規(guī)范與監(jiān)督控制。（四）“帶班人員”指經(jīng)公司授權(quán)負(fù)責(zé)具體會(huì)議服務(wù)帶班的負(fù)責(zé)人或執(zhí)行人，需具備相應(yīng)業(yè)務(wù)能力及責(zé)任意識(shí)。第四條會(huì)議服務(wù)帶班管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則，確保管理活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議服務(wù)帶班管理工作負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)資源保障與重大風(fēng)險(xiǎn)處置；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)專(zhuān)項(xiàng)制度的制定完善、執(zhí)行監(jiān)督及考核改進(jìn)。第六條設(shè)立會(huì)議服務(wù)帶班管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)帶班管理的決策審批、監(jiān)督評(píng)價(jià)及應(yīng)急指揮工作。第七條明確三類(lèi)主體職責(zé)：（一）牽頭部門(mén)：由行政部擔(dān)任牽頭單位，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌帶班管理制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別評(píng)估、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫及投訴處理。（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)：由風(fēng)控部擔(dān)任專(zhuān)責(zé)單位，負(fù)責(zé)帶班業(yè)務(wù)的合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)處置及定期審查。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位：落實(shí)本領(lǐng)域帶班管理要求，開(kāi)展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，確保帶班人員合規(guī)履職。第八條基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作責(zé)任如下：（一）帶班人員需簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與風(fēng)險(xiǎn)底線；（二）及時(shí)上報(bào)異常情況或潛在風(fēng)險(xiǎn)，配合開(kāi)展調(diào)查處置；（三）禁止未經(jīng)授權(quán)擅自變更服務(wù)方案或簽署相關(guān)協(xié)議。第三章專(zhuān)項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議方案制定環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：需包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、預(yù)算等要素，經(jīng)審批后方可執(zhí)行；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁虛構(gòu)會(huì)議套取資源、超預(yù)算安排不合理開(kāi)支；（三）重點(diǎn)防控：核查會(huì)議必要性及預(yù)算合理性，防止資源浪費(fèi)。第十條供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)商選擇需基于資質(zhì)審查、比價(jià)結(jié)果及合同規(guī)范；（二）禁止行為：嚴(yán)禁向親屬或特定關(guān)系人傾斜、未簽訂合同開(kāi)展服務(wù)；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：動(dòng)態(tài)監(jiān)控供應(yīng)商履約情況，建立黑名單制度。第十一條場(chǎng)地布置與設(shè)備調(diào)試環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：確保消防設(shè)施合規(guī)、設(shè)備調(diào)試到位、布局符合安全規(guī)范；（二）禁止行為：嚴(yán)禁在非承重區(qū)域堆放物品、使用未經(jīng)檢測(cè)的電子設(shè)備；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：提前排查場(chǎng)地安全隱患，制定應(yīng)急預(yù)案。第十二條會(huì)議服務(wù)執(zhí)行環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：按方案落實(shí)簽到、引導(dǎo)、記錄、協(xié)調(diào)等服務(wù)內(nèi)容；（二）禁止行為：嚴(yán)禁泄露參會(huì)人員信息、擅自中止會(huì)議流程；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：實(shí)時(shí)監(jiān)控服務(wù)狀態(tài)，及時(shí)響應(yīng)突發(fā)需求。第十三條會(huì)議資料管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：涉密資料需加密存儲(chǔ)，非涉密資料按流程歸檔；（二）禁止行為：嚴(yán)禁將資料用于商業(yè)用途、未銷(xiāo)毀泄露廢棄資料；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立資料交接清單，定期清點(diǎn)核對(duì)。第十四條應(yīng)急處置環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：制定停電、火災(zāi)、人員突發(fā)狀況等應(yīng)急方案；（二）禁止行為：嚴(yán)禁臨危脫崗、處置不當(dāng)擴(kuò)大影響；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：定期演練應(yīng)急流程，確保人員熟練掌握。第十五條會(huì)后總結(jié)環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：形成會(huì)議紀(jì)要，評(píng)估服務(wù)效果，分析改進(jìn)方向；（二）禁止行為：嚴(yán)禁隱瞞問(wèn)題、虛報(bào)服務(wù)滿(mǎn)意度；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立閉環(huán)管理機(jī)制，落實(shí)改進(jìn)措施。第四章專(zhuān)項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：牽頭部門(mén)每年至少評(píng)估一次制度適用性，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時(shí)修訂，確保管理要求與時(shí)俱進(jìn)。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每月開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，按“一般、重大”分級(jí)評(píng)估，向領(lǐng)導(dǎo)小組提交預(yù)警通知及應(yīng)對(duì)建議。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：將帶班管理審查嵌入會(huì)議審批、合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，明確“未經(jīng)審查不得實(shí)施”的剛性要求。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)自行處置，專(zhuān)責(zé)部門(mén)備案監(jiān)督；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌，牽頭部門(mén)牽頭執(zhí)行應(yīng)急流程；（三）明確責(zé)任協(xié)同原則，建立上報(bào)鏈條，及時(shí)通報(bào)處置結(jié)果。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：包括未按流程操作、泄露信息、服務(wù)失當(dāng)?shù)?；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：視情節(jié)嚴(yán)重程度，聯(lián)動(dòng)績(jī)效考核、紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)處罰；（三）建立申訴渠道，保障被處理人員合法權(quán)利。第二十一條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每季度對(duì)管理體系有效性開(kāi)展評(píng)估，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、案例分析等手段，優(yōu)化流程漏洞，完善管理工具。第五章專(zhuān)項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需明確帶班管理推進(jìn)責(zé)任，定期聽(tīng)取專(zhuān)項(xiàng)匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決資源瓶頸。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制：將專(zhuān)項(xiàng)合規(guī)情況納入部門(mén)年度考核，與績(jī)效、評(píng)優(yōu)掛鉤，優(yōu)秀案例予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，包括管理層合規(guī)履職培訓(xùn)、一線員工操作規(guī)范培訓(xùn)，建立考核檔案。第二十五條信息化支撐：通過(guò)系統(tǒng)工具實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，提升管理效率與透明度。第二十六條文化建設(shè)：發(fā)布專(zhuān)項(xiàng)合規(guī)手冊(cè)，簽訂合規(guī)承諾書(shū)，通過(guò)宣傳欄、內(nèi)部平臺(tái)營(yíng)造全員合規(guī)氛圍。第二十七條報(bào)告制度：明確風(fēng)險(xiǎn)事件、年度管理情況的上報(bào)流程、時(shí)限及內(nèi)容要求，確保信