會議紀實制度第一章總則第一條本制度依據《中華人民共和國企業(yè)法》《中華人民共和國反不正當競爭法》《中華人民共和國網絡安全法》等相關國家法律法規(guī)，參照《XX行業(yè)合規(guī)管理準則》及集團母公司《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，結合企業(yè)內部加強專項風險防控、規(guī)范業(yè)務流程、提升管理效能的實際需求，旨在建立健全會議紀實管理制度，明確紀實范圍、流程、責任及保障措施，確保會議決策有效傳達、執(zhí)行監(jiān)督到位、風險隱患可溯，促進企業(yè)治理體系和治理能力現(xiàn)代化。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工參與或組織的各類會議，包括但不限于董事會、總經理辦公會、專題研討會、項目評審會、安全部署會、培訓會議等，覆蓋會議籌備、召開、記錄、歸檔、應用全生命周期管理。第三條本制度下列術語定義如下：（一）“會議紀實專項管理”指企業(yè)通過制度、流程、工具及技術手段，對會議活動進行系統(tǒng)性記錄、分析、評估和改進的綜合性管理活動，旨在實現(xiàn)會議信息閉環(huán)管理，強化決策執(zhí)行與風險防控。（二）“專項風險”指會議活動在籌備、執(zhí)行、紀實現(xiàn)狀中可能引發(fā)的管理漏洞、決策失誤、合規(guī)瑕疵、輿情危機等潛在危害事件。（三）“XX合規(guī)”指會議紀實工作必須符合法律法規(guī)、企業(yè)內部規(guī)章制度及行業(yè)監(jiān)管要求，確保紀實內容真實完整、程序合法合規(guī)、應用安全可控。第四條會議紀實專項管理遵循“全面覆蓋、責任到人、風險導向、持續(xù)改進”的核心原則，具體要求如下：（一）全面覆蓋原則：所有會議類型、層級及參與主體均須納入紀實管理范疇，確保無死角、無遺漏。（二）責任到人原則：明確各層級、各部門在紀實工作中的職責邊界，實現(xiàn)“誰主辦、誰負責，誰記錄、誰監(jiān)督”。（三）風險導向原則：聚焦關鍵環(huán)節(jié)和重點風險點，強化紀實過程的風險識別與防控。（四）持續(xù)改進原則：定期評估紀實管理成效，動態(tài)優(yōu)化制度流程與技術支撐。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司會議紀實專項管理工作負總責，主持決策層會議，審定重大會議紀要的發(fā)布與應用；分管領導為直接責任人，負責統(tǒng)籌協(xié)調各部門紀實工作，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。第六條設立會議紀實專項管理領導小組（以下簡稱“領導小組”），由公司主要負責人牽頭，分管領導主持，各部門負責人及專責人員組成，履行以下職能：（一）統(tǒng)籌審議會議紀實管理制度及重大調整事項；（二）協(xié)調解決紀實工作中跨部門協(xié)作難題；（三）對紀實管理成效進行年度評估與決策審批。第七條明確三類主體在會議紀實工作中的職責：（一）牽頭部門：負責統(tǒng)籌制定會議紀實標準，開發(fā)優(yōu)化記錄工具，開展專項培訓與考核，監(jiān)督紀實質量與合規(guī)性。（二）專責部門：負責會議紀要的審核、風險識別與處置，推動技術平臺迭代，組織案例分析與流程優(yōu)化。（三）業(yè)務部門/下屬單位：負責本領域會議的紀實執(zhí)行，落實風險自查與上報，確保紀實內容與業(yè)務實際一致。第八條基層執(zhí)行崗位人員（如會議記錄員、經辦人員）承擔以下合規(guī)操作責任：（一）嚴格按標準規(guī)范記錄會議內容，保證客觀真實；（二）主動識別并上報紀實現(xiàn)狀中的異常情形；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，對記錄內容終身負責。第三章專項管理重點內容與要求第九條會議籌備環(huán)節(jié)管控：（一）合規(guī)標準：會議方案須包含紀實方案（明確記錄方式、要點、保密要求），經審批后方可執(zhí)行；（二）禁止行為：嚴禁無紀實方案擅自召開會議，嚴禁虛構會議主題或篡改紀實目的；（三）風險防控點：重點審核議題是否合法合規(guī)，記錄設備是否正常可用。第十條會議召開環(huán)節(jié)管控：（一）合規(guī)標準：堅持“一人多崗”原則，即同場會議可設記錄員、監(jiān)督員；涉及保密議題需分級管理，使用專用記錄設備；（二）禁止行為：嚴禁泄露會議敏感信息，嚴禁未授權人員操作記錄設備；（三）風險防控點：實時監(jiān)控設備運行狀態(tài)，防止錄音錄像中斷或泄露。第十一條會議記錄環(huán)節(jié)管控：（一）合規(guī)標準：采用“要素完整法”記錄，包括會議基本信息、發(fā)言要點、決策事項、責任分工、時限要求等；（二）禁止行為：嚴禁選擇性記錄、惡意刪減關鍵內容，嚴禁使用非官方記錄符號；（三）風險防控點：核對記錄與原始資料一致性，對分歧內容進行標注說明。第十二條會議紀要審核環(huán)節(jié)管控：（一）合規(guī)標準：實行“三級審核制”，即記錄員自審、牽頭部門復核、領導小組終審；重大紀要須經法律合規(guī)部門會簽；（二）禁止行為：嚴禁未經審核擅自發(fā)布紀要，嚴禁對審核意見拒不整改；（三）風險防控點：重點關注決策事項的可行性、合規(guī)性及潛在風險。第十三條會議歸檔環(huán)節(jié)管控：（一）合規(guī)標準：按“一事一檔”原則建立電子與紙質雙重檔案，標注密級、保管期限，采用“雙份備份”機制；（二）禁止行為：嚴禁擅自銷毀或篡改紀要檔案，嚴禁將檔案用于非規(guī)定用途；（三）風險防控點：定期盤點檔案完整性，確?？勺匪菪浴５谑臈l會議應用環(huán)節(jié)管控：（一）合規(guī)標準：紀要須納入公司知識管理系統(tǒng)，實現(xiàn)跨部門共享（按權限控制），作為后續(xù)決策參考；（二）禁止行為：嚴禁未經授權擅自復制傳播紀要，嚴禁將紀要內容用于商業(yè)營銷；（三）風險防控點：監(jiān)控紀要使用頻次與范圍，防止不當擴散。第十五條會議風險處置管控：（一）合規(guī)標準：建立“即時上報—分級研判—協(xié)同處置”機制，記錄員發(fā)現(xiàn)異常須在2小時內上報；（二）禁止行為：嚴禁隱瞞不報、拖延處置，嚴禁推諉扯皮；（三）風險防控點：對重大風險事件啟動應急預案，責任部門在24小時內提交處置方案。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新機制：（一）牽頭部門每半年對制度執(zhí)行情況開展評估，結合法規(guī)變化、業(yè)務調整提出修訂建議；（二）領導小組每年審議修訂草案，于次年1月1日生效。第十七條風險識別預警機制：（一）每月組織專題排查，重點檢查記錄完整性、保密性、及時性；（二）建立風險臺賬，對重復性問題發(fā)布預警通知，限期整改。第十八條合規(guī)審查機制：（一）將會議紀實合規(guī)性嵌入業(yè)務流程，關鍵節(jié)點設置“未經審查不得實施”的硬性條款；（二）專責部門對紀要內容開展“事前、事中、事后”全周期審查。第十九條風險應對機制：（一）一般風險由業(yè)務部門自行整改，重大風險由領導小組組織協(xié)同處置；（二）制定應急清單，明確突發(fā)事件（如設備故障、泄密事件）的處置流程與責任人。第二十條責任追究機制：（一）界定違規(guī)情形及處罰標準，輕者通報批評，重者取消評優(yōu)資格；（二）實行“一票否決制”，對紀實嚴重失實、引發(fā)重大后果的部門負責人予以問責。第二十一條評估改進機制：（一）每年開展專項審計，從記錄質量、風險防控、技術應用等維度評價成效；（二）優(yōu)化制度流程，對發(fā)現(xiàn)的問題實施閉環(huán)管理。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障：（一）各級領導干部對分管領域的紀實工作負有督促責任，納入述職考核；（二）建立“日巡查、周通報、月考核”機制，確保制度落地。第二十三條考核激勵機制：（一）將紀實管理成效納入部門年度考核，與績效工資、評優(yōu)評先掛鉤；（二）設立“紀實標兵”獎項，對表現(xiàn)突出的個人予以獎勵。第二十四條培訓宣傳機制：（一）管理層參加合規(guī)履職培訓，掌握紀實管理要點；（二）一線員工開展實操培訓，考核合格后方可上崗。第二十五條信息化支撐：（一）開發(fā)會議紀實平臺，實現(xiàn)智能語音轉寫、自動分類、實時檢索；（二）通過區(qū)塊鏈技術強化檔案防篡改能力。第二十六條文化建設：（一）編制《會議紀實合規(guī)手冊》，明確操作指南與風險警示；（二）組織簽署合規(guī)承諾書，開展“紀實大家談”等主題活動。第二十七條報告制度：（一）每月報送風險事件清單，年度提交管理報告（含數(shù)據統(tǒng)計、案例剖析）；（二）重大情況須即