全面解讀犯罪記錄封存制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國勞動法》《中華人民共和國勞動合同法》《中華人民共和國刑法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，參照行業(yè)關(guān)于人力資源管理、合規(guī)經(jīng)營的普遍準(zhǔn)則，并結(jié)合XX集團(tuán)母公司關(guān)于員工背景管理、風(fēng)險防控的指導(dǎo)性規(guī)定，同時基于公司內(nèi)部加強(qiáng)犯罪記錄管理、防控勞動用工風(fēng)險、規(guī)范員工招聘與檔案管理的實際需求，制定本制度。制度旨在明確犯罪記錄封存的范圍、程序、責(zé)任及監(jiān)督機(jī)制，確保公司在合規(guī)框架內(nèi)有效管理員工背景信息，維護(hù)公司合法權(quán)益與聲譽(yù)，防范潛在的用工風(fēng)險。第二條本制度適用于公司全體員工（包括正式員工、派遣員工、實習(xí)員工、返聘人員等）、公司各職能部門、下屬子公司及所有關(guān)聯(lián)單位。制度涵蓋員工入職背景審查、犯罪記錄封存申請與審批、信息保密、違規(guī)處理等全流程管理，并適用于公司所有業(yè)務(wù)場景下的員工管理活動，特別是涉及招聘、任職、晉升、外籍員工引進(jìn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）“犯罪記錄封存管理”是指公司依據(jù)法律法規(guī)及內(nèi)部規(guī)定，對員工在特定時期內(nèi)因涉嫌犯罪被立案偵查但最終未受刑事處罰，或因輕微違法行為被行政處罰但已滿法定封存期限的記錄進(jìn)行收集、審核、存檔、保密及動態(tài)管理的專項管理活動。（二）“專項管理風(fēng)險”是指因犯罪記錄封存管理不當(dāng)可能引發(fā)的勞動爭議、法律訴訟、聲譽(yù)損害、業(yè)務(wù)中斷等潛在負(fù)面影響。（三）“XX合規(guī)”是指公司在犯罪記錄封存管理過程中，嚴(yán)格遵循法律法規(guī)要求，確保業(yè)務(wù)操作合法、程序正當(dāng)、責(zé)任明確、風(fēng)險可控的管理狀態(tài)。第四條犯罪記錄封存管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有適用范圍內(nèi)的員工背景審查均納入制度管理框架，無遺漏。（二）責(zé)任到人：明確各層級、各崗位在犯罪記錄管理中的職責(zé)，確保責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：以防范法律風(fēng)險、用工風(fēng)險為核心，優(yōu)先識別并處置高風(fēng)險環(huán)節(jié)。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估管理效果，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化動態(tài)優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對犯罪記錄封存管理承擔(dān)第一責(zé)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌制度實施、資源保障及重大風(fēng)險處置；分管人力資源、法務(wù)、風(fēng)控等業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)直接責(zé)任，負(fù)責(zé)專項管理工作的具體部署、監(jiān)督與考核。第六條公司設(shè)立“犯罪記錄封存管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，人力資源部、法務(wù)部、風(fēng)控部、IT部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司犯罪記錄管理事項，審批重大管理方案，監(jiān)督制度執(zhí)行效果，并定期召開會議研究解決管理難題。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職責(zé)：（一）制定和修訂犯罪記錄封存管理制度，確保與國家法律法規(guī)及集團(tuán)要求保持一致；（二）統(tǒng)籌全公司背景審查資源，協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作，確保管理效率；（三）審批重大犯罪記錄封存申請，對特殊或敏感案件進(jìn)行決策；（四）監(jiān)督各環(huán)節(jié)合規(guī)執(zhí)行，對管理漏洞及時提出改進(jìn)要求。第八條部門職責(zé)劃分如下：（一）人力資源部為牽頭部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌犯罪記錄封存管理制度的建設(shè)與實施，包括：1.組織開展全員背景審查，建立犯罪記錄臺賬；2.設(shè)計并優(yōu)化封存申請流程，確保信息完整、合規(guī)；3.定期對下屬單位執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，推動制度落地；4.組織全員培訓(xùn)，提升合規(guī)意識與操作能力。（二）法務(wù)部為專責(zé)部門，負(fù)責(zé)：1.審核犯罪記錄封存的法律合規(guī)性，提供專業(yè)意見；2.優(yōu)化審查標(biāo)準(zhǔn)，確保符合法律時效要求；3.處理因封存管理引發(fā)的勞動爭議或法律糾紛；4.參與重大案件決策，提供風(fēng)險預(yù)案。（三）業(yè)務(wù)部門及下屬單位為執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)：1.落實本部門員工入職背景審查要求，確保信息真實；2.保存封存記錄，配合人力資源部完成檔案管理；3.對本部門員工進(jìn)行日常合規(guī)監(jiān)督，及時上報異常情況。第九條基層執(zhí)行崗位（如招聘專員、檔案管理員）應(yīng)履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）嚴(yán)格按流程處理犯罪記錄封存申請，不得擅自泄露信息；（二）對審查中發(fā)現(xiàn)的疑似違規(guī)操作及時上報；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人責(zé)任。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十條入職背景審查標(biāo)準(zhǔn)：公司對所有新入職員工實行分級背景審查，其中關(guān)鍵崗位（如財務(wù)、采購、高管）需進(jìn)行全覆蓋調(diào)查，一般崗位可適度放寬。審查內(nèi)容包含但不限于：戶籍信息、學(xué)歷驗證、工作履歷核實、犯罪記錄查詢及行政處罰記錄。審查須在員工簽署授權(quán)書后進(jìn)行，委托第三方機(jī)構(gòu)或官方渠道獲取信息。第十一條封存記錄管理規(guī)范：（一）封存對象包括：立案偵查但最終未定罪或免于刑事處罰的記錄，以及已滿法定封存期限（如行政處罰3年、輕微刑事案件5年）的記錄；（二）封存方式：電子檔案加密存儲，紙質(zhì)材料歸檔于保密柜，訪問權(quán)限僅限于領(lǐng)導(dǎo)小組授權(quán)人員；（三）記錄保存期限：法定封存期限屆滿后繼續(xù)保存3年，以備審計或法律追溯。第十二條禁止性行為：（一）嚴(yán)禁以犯罪記錄為由非法拒絕錄用或解除勞動合同；（二）禁止泄露員工封存記錄，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅追究責(zé)任；（三）不得將封存信息用于非工作目的（如個人評價、非必要考核）。第十三條關(guān)鍵風(fēng)險防控點：（一）信息來源合規(guī)性：確保所有犯罪記錄均來自權(quán)威渠道，避免因信息造假引發(fā)的勞動糾紛；（二）封存期限準(zhǔn)確性：嚴(yán)格對照法律時效，防止因記錄錯誤導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險；（三）跨部門協(xié)作風(fēng)險：建立信息共享機(jī)制，避免多頭審查或數(shù)據(jù)不一致。第十四條特殊群體管理要求：（一）外籍員工：需同時符合中國及派遣國相關(guān)法律法規(guī)，確保背景審查無國界差異；（二）勞務(wù)派遣人員：由人力資源部統(tǒng)一管理，但封存記錄需同步派駐單位備案。第十五條爭議處理程序：員工對封存記錄存疑的，可向人力資源部提出復(fù)核申請，公司應(yīng)在10個工作日內(nèi)組織專項核查，并將結(jié)果書面告知當(dāng)事人。若涉及法律訴訟，由法務(wù)部主導(dǎo)處理。第四章專項管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動態(tài)更新機(jī)制：公司每年聯(lián)合法務(wù)部、人力資源部對制度進(jìn)行合規(guī)性評估，并根據(jù)國家新頒布的法律法規(guī)（如《個人信息保護(hù)法》修訂）或集團(tuán)政策調(diào)整及時修訂。重大修訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過。第十七條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：（一）人力資源部每季度開展專項風(fēng)險排查，重點核查封存記錄的完整性、時效性；（二）法務(wù)部每月匯總法律風(fēng)險點，發(fā)布預(yù)警通知；（三）發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險（如系統(tǒng)性記錄缺失）時，啟動應(yīng)急預(yù)案，由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將犯罪記錄封存審查嵌入“三重一大”決策流程，涉及敏感崗位的任職決策必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批；（二）合同簽訂、離職談話等環(huán)節(jié)需同步核對封存記錄，確保無遺漏；（三）設(shè)立“未經(jīng)審查不得實施”硬性規(guī)定，違規(guī)操作將啟動問責(zé)程序。第十九條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險：由人力資源部牽頭整改，法務(wù)部跟蹤；（二）重大風(fēng)險：成立專項處置組，由領(lǐng)導(dǎo)小組直接領(lǐng)導(dǎo)，必要時引入外部法律顧問；（三）緊急情況（如數(shù)據(jù)泄露）需立即上報集團(tuán)，同時啟動應(yīng)急公關(guān)流程。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：包括但不限于記錄造假、泄露信息、超期保存等；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：輕者通報批評，重者解除勞動合同，涉嫌犯罪的移送司法機(jī)關(guān)；（三）聯(lián)動考核：將違規(guī)情況納入部門年度考核，實行“一票否決”。第二十一條評估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年末由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭開展管理有效性評估，指標(biāo)包括審查覆蓋率、合規(guī)差錯率等；（二）評估結(jié)果用于優(yōu)化制度流程，如簡化流程、增加技術(shù)核查手段等。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障：（一）各級領(lǐng)導(dǎo)干部須簽署專項管理責(zé)任書，明確“一崗雙責(zé)”；（二）領(lǐng)導(dǎo)小組每半年召開例會，匯報管理進(jìn)展，協(xié)調(diào)跨部門難題。第二十三條考核激勵機(jī)制：（一）將封存管理納入部門KPI，優(yōu)秀部門獲得專項獎勵；（二）員工違規(guī)將影響個人績效評定，連續(xù)兩次以上者取消評優(yōu)資格。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層培訓(xùn)：重點講解法律紅線與責(zé)任；（二）一線員工培訓(xùn)：側(cè)重操作規(guī)范與案例警示；（三）定期發(fā)布合規(guī)手冊，確保全員知曉制度。第二十五條信息化支撐：（一）開發(fā)犯罪記錄管理模塊，實現(xiàn)電子化審批、自動預(yù)警；（二）建立數(shù)據(jù)加密系統(tǒng)，確保信息傳輸與存儲安全。第二十六條文化建設(shè)：（一）設(shè)立“合規(guī)月”活動，通過案例分析強(qiáng)化意識；（二）員工可匿名舉報違規(guī)行為，匿名舉報屬實者給予獎勵。第二十七條報告制度：（一）風(fēng)