公司行政會議制度第一章總則第一條為貫徹落實國家關(guān)于企業(yè)管理的相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，同時結(jié)合公司內(nèi)部管理需求，特別是針對風險防控與業(yè)務(wù)流程標準化，特制定本行政會議制度。本制度依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及集團母公司關(guān)于管理制度建設(shè)的指導意見，旨在明確行政會議的組織架構(gòu)、職責分工、運行流程及保障措施，確保會議決策科學合理、執(zhí)行高效規(guī)范，防范管理風險，提升組織效能。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司年度、季度、月度及專項行政會議的召集、議題管理、決策執(zhí)行、結(jié)果跟蹤等全流程管理。會議場景覆蓋公司戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)運營、風險管控、資源調(diào)配等各項行政管理工作。第三條本制度中涉及的核心術(shù)語定義如下：（一）“XX專項管理”指公司針對特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域或風險點所建立的全流程、系統(tǒng)化管理體系，包括政策制定、流程設(shè)計、風險識別、合規(guī)審查、績效考核等環(huán)節(jié)。（二）“XX風險”指公司在運營過程中可能面臨的合規(guī)風險、管理風險、財務(wù)風險等，需通過專項管理手段進行識別、評估及控制。（三）“XX合規(guī)”指公司各項行政管理工作需嚴格遵循法律法規(guī)、行業(yè)準則及內(nèi)部制度要求，確保業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)、權(quán)責清晰。第四條專項管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：確保所有行政管理工作納入專項管理范疇，不留管理盲區(qū)。（二）責任到人：明確各層級、各部門在專項管理中的職責分工，確保責任可追溯。（三）風險導向：以風險防控為核心，優(yōu)先處理重大風險事項，動態(tài)調(diào)整管理策略。（四）持續(xù)改進：通過定期評估、反饋優(yōu)化，不斷完善專項管理體系，適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人為公司行政會議管理的第一責任人，對專項管理的整體有效性負總責；分管領(lǐng)導為直接責任人，負責分管領(lǐng)域?qū)ｍ椆芾淼慕M織協(xié)調(diào)與監(jiān)督考核。第六條公司設(shè)立行政會議專項管理領(lǐng)導小組，由公司主要負責人、分管領(lǐng)導及各部門負責人組成，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)專項管理工作，審議重大決策事項，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，并定期聽取專項管理報告。領(lǐng)導小組下設(shè)辦公室，由公司辦公室牽頭，負責會議安排、文件起草、結(jié)果跟蹤等日常事務(wù)。第七條牽頭部門（公司辦公室）職責：（一）統(tǒng)籌專項管理制度建設(shè)，負責制度修訂、發(fā)布及解釋工作；（二）組織風險識別與評估，建立風險數(shù)據(jù)庫，定期更新風險清單；（三）監(jiān)督專項管理執(zhí)行情況，開展考核評價，提出改進建議；（四）負責培訓宣貫，提升全員專項管理意識與能力。第八條專責部門職責：（一）財務(wù)部：負責資金審批權(quán)限管理、稅務(wù)合規(guī)審查，監(jiān)督大額資金使用；（2）采購部：負責供應(yīng)商盡職調(diào)查、招標流程規(guī)范，防范采購風險；（3）法務(wù)部：負責合同審核、合規(guī)風險提示，提供法律支持；（4）信息部：負責數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)權(quán)限管理，保障信息安全。第九條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責：（一）落實專項管理要求，開展本領(lǐng)域風險防控，建立風險臺賬；（二）執(zhí)行業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準，定期自查，及時上報問題；（三）配合領(lǐng)導小組及牽頭部門開展工作，提供所需數(shù)據(jù)及資料。第十條基層執(zhí)行崗責任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，嚴格遵守業(yè)務(wù)操作規(guī)范；（二）發(fā)現(xiàn)風險或異常情況，及時上報至專責部門或牽頭部門；（三）參與專項培訓，掌握崗位風險防控要點。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十一條采購領(lǐng)域管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準包括：供應(yīng)商準入需進行資質(zhì)審查、信用評估及背景調(diào)查，嚴禁關(guān)聯(lián)交易；招標流程需符合《招標投標法》要求，確保公開、公平、公正。禁止性行為包括：嚴禁通過虛假交易利益輸送、嚴禁違規(guī)轉(zhuǎn)包分包。重點防控點為：供應(yīng)商是否存在不良記錄、招標文件是否存在傾向性條款。第十二條財務(wù)領(lǐng)域管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準包括：資金審批權(quán)限需明確至具體崗位，大額支出需經(jīng)集體決策；稅務(wù)申報需符合最新政策要求，嚴禁偷稅漏稅。禁止性行為包括：嚴禁虛列成本、嚴禁違規(guī)使用公款。重點防控點為：審批流程是否完整、票據(jù)是否合規(guī)。第十三條數(shù)據(jù)安全管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準包括：數(shù)據(jù)采集需明確用途并取得授權(quán)，數(shù)據(jù)存儲需加密處理；數(shù)據(jù)共享需經(jīng)授權(quán)，嚴禁泄露敏感信息。禁止性行為包括：嚴禁非法獲取或泄露客戶數(shù)據(jù)、嚴禁未授權(quán)訪問系統(tǒng)。重點防控點為：數(shù)據(jù)加密強度、訪問權(quán)限控制。第十四條安全生產(chǎn)管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準包括：定期開展安全檢查，及時消除安全隱患；高危作業(yè)需嚴格執(zhí)行操作規(guī)程，配備必要防護措施。禁止性行為包括：嚴禁無證操作特種設(shè)備、嚴禁違規(guī)動火作業(yè)。重點防控點為：設(shè)備定期維護、應(yīng)急演練有效性。第十五條合同管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準包括：合同條款需明確雙方權(quán)利義務(wù)，關(guān)鍵條款需經(jīng)法務(wù)審核；合同履行需跟蹤進度，及時處理爭議。禁止性行為包括：嚴禁簽訂顯失公平條款、嚴禁未經(jīng)授權(quán)變更合同。重點防控點為：違約責任約定、爭議解決方式。第十六條項目管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準包括：項目立項需經(jīng)過可行性論證，項目執(zhí)行需按計劃推進；項目變更需履行審批程序，確保成本可控。禁止性行為包括：嚴禁擅自超預算、嚴禁未完成前期工作即啟動后續(xù)階段。重點防控點為：變更審批流程、進度跟蹤機制。第十七條人力資源管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準包括：招聘需遵循公平競爭原則，員工培訓需覆蓋合規(guī)要求；績效考核需客觀公正，薪酬發(fā)放需符合法規(guī)。禁止性行為包括：嚴禁歧視性招聘、嚴禁違規(guī)調(diào)崗降薪。重點防控點為：招聘流程透明度、薪酬透明度。第十八條內(nèi)部審計管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準包括：審計計劃需覆蓋重點領(lǐng)域，審計結(jié)果需及時反饋；審計整改需明確責任與時限。禁止性行為包括：嚴禁干預審計工作、嚴禁隱瞞審計發(fā)現(xiàn)的問題。重點防控點為：審計獨立性、整改落實情況。第四章專項管理運行機制第十九條制度動態(tài)更新機制：（一）牽頭部門每年第一季度牽頭評估制度適用性，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整提出修訂建議；（二）領(lǐng)導小組審議修訂方案，必要時組織聽證或?qū)＜艺撟C；（三）修訂后的制度由公司主要負責人簽批后發(fā)布，自發(fā)布之日起施行。第二十條風險識別預警機制：（一）牽頭部門每月組織各部門提交風險清單，匯總形成風險數(shù)據(jù)庫；（二）專責部門對高風險項進行分級評估，發(fā)布預警通知，明確應(yīng)對措施；（三）領(lǐng)導小組季度聽取風險分析報告，研究重大風險應(yīng)對方案。第二十一條合規(guī)審查機制：（一）重大決策需經(jīng)合規(guī)審查，由法務(wù)部出具審查意見；（二）合同簽訂前需提交法務(wù)審核，未經(jīng)審核不得簽署；（三）項目啟動需提供合規(guī)評估報告，未經(jīng)評估不得實施。第二十二條風險應(yīng)對機制：（一）一般風險由專責部門牽頭處置，重大風險由領(lǐng)導小組成立專項工作組；（二）應(yīng)急處置流程包括：立即控制風險源、啟動預案、上報情況、復盤總結(jié)；（三）跨部門風險需建立協(xié)同機制，明確牽頭部門與配合部門。第二十三條責任追究機制：（一）違規(guī)情形分為一般違規(guī)、重大違規(guī)及惡性違規(guī)，分別對應(yīng)警告、降級、解除合同等處罰；（二）處罰標準由領(lǐng)導小組根據(jù)情節(jié)嚴重程度決定，結(jié)果報公司主要負責人備案；（三）違規(guī)行為計入績效考核，情節(jié)嚴重的依法給予紀律處分。第二十四條評估改進機制：（一）每年第四季度牽頭部門牽頭開展專項管理有效性評估，涵蓋制度完整性、執(zhí)行有效性、風險控制效果等維度；（二）評估結(jié)果形成報告，提交領(lǐng)導小組審議，明確改進方向；（三）專責部門根據(jù)評估意見優(yōu)化流程，提升管理效能。第五章專項管理保障措施第二十五條組織保障：（一）公司主要負責人每季度聽取專項管理匯報，確保工作推進；（二）分管領(lǐng)導每月協(xié)調(diào)跨部門事項，解決執(zhí)行難題；（三）各部門負責人對本領(lǐng)域?qū)ｍ椆芾碡撝苯迂熑?，定期向領(lǐng)導小組報告工作。第二十六條考核激勵機制：（一）專項合規(guī)情況納入部門年度考核，占績效考核權(quán)重不低于20%；（二）個人考核結(jié)果與評優(yōu)評先掛鉤，優(yōu)秀個人優(yōu)先推薦晉升；（三）對專項管理作出突出貢獻的團隊或個人，給予專項獎勵。第二十七條培訓宣傳機制：（一）管理層培訓：每半年組織合規(guī)履職培訓，重點講解制度紅線與決策責任；（二）一線員工培訓：每月開展操作規(guī)范培訓，覆蓋業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵點；（三）通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等渠道，定期發(fā)布合規(guī)案例，營造警示教育氛圍。第二十八條信息化支撐：（一）開發(fā)專項管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)風險實時監(jiān)控、流程自動審批；（二）建立數(shù)據(jù)共享平臺，確保跨部門風險信息互通；（三）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析風險趨勢，提升預警精準度。第二十九條文化建設(shè)：（一）編制《XX專項合規(guī)手冊》，明確各領(lǐng)域核心要求與操作指南；（二）組織全員簽訂合規(guī)承諾書，增強責任意識；（三）設(shè)立合規(guī)宣傳周，通過知識競賽、情景模擬等形式提升參與度。第三十條報告制度：（一）風險事件上報：重大風險需在2小時內(nèi)上報至專責部門，12小時內(nèi)形成初步報告；（二）年度管理情況：每年1月31日前提交上年