公益志愿者組織的議事制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國慈善法》《中華人民共和國公司法》及相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)先進實踐標準及集團母公司關(guān)于企業(yè)社會責(zé)任與風(fēng)險防控的總體要求制定。為規(guī)范公司公益志愿者組織（以下簡稱“組織”）的議事管理活動，提升決策科學(xué)性、執(zhí)行有效性，防范管理風(fēng)險，促進組織可持續(xù)發(fā)展，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在參與或支持組織議事管理活動中應(yīng)遵循的行為規(guī)范。組織議事范圍涵蓋但不限于志愿者招募與管理、公益項目策劃與執(zhí)行、資源籌措與分配、對外合作與宣傳等核心業(yè)務(wù)場景。第三條本制度中的核心術(shù)語定義如下：（一）“組織議事管理”指組織內(nèi)部圍繞議事規(guī)則、決策程序、執(zhí)行監(jiān)督等開展的系統(tǒng)性管理活動，包括但不限于議事主題確立、議題準備、會議召開、決議形成及后續(xù)落實等環(huán)節(jié)。（二）“專項風(fēng)險”指因組織議事管理不當(dāng)可能引發(fā)的法律合規(guī)風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、輿情風(fēng)險或運營風(fēng)險等，需通過制度措施予以識別與控制。（三）“合規(guī)管理”指組織議事管理活動嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的行為要求，確保決策與執(zhí)行的合法合規(guī)性。第四條組織議事管理的核心原則包括：（一）“全面覆蓋”原則：確保議事管理活動覆蓋組織所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，無管理盲區(qū)。（二）“責(zé)任到人”原則：明確各級管理主體及執(zhí)行崗位的議事職責(zé)，確保責(zé)任可追溯。（三）“風(fēng)險導(dǎo)向”原則：聚焦關(guān)鍵風(fēng)險點，優(yōu)先管控重大及高頻風(fēng)險事項。（四）“持續(xù)改進”原則：定期評估議事管理效果，動態(tài)優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人對組織議事管理工作的整體成效負總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，統(tǒng)籌推動制度落實。各部門及下屬單位負責(zé)人需在分管領(lǐng)域內(nèi)履行管理職責(zé)，確保議事管理要求有效傳導(dǎo)。第六條設(shè)立組織議事管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），作為公司議事管理的決策與統(tǒng)籌機構(gòu)，具體構(gòu)成如下：（一）組長由公司主要負責(zé)人擔(dān)任，副組長由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員包括牽頭部門負責(zé)人、專責(zé)部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表。（二）領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：統(tǒng)籌議事管理制度的制定與修訂；審批重大議事事項的決策方案；監(jiān)督議事管理活動的執(zhí)行情況；協(xié)調(diào)跨部門議事資源；對重大風(fēng)險事件進行決策處置。第七條設(shè)立專項議事管理辦公室（以下簡稱“辦公室”），作為領(lǐng)導(dǎo)小組的常設(shè)執(zhí)行機構(gòu)，由牽頭部門牽頭組建，主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌議事管理制度的宣貫與培訓(xùn)；（二）組織議事議題的收集與篩選；（三）籌備議事會議的召開，保障會議秩序；（四）跟蹤議事決議的落實情況，定期報送執(zhí)行報告；（五）牽頭開展議事管理專項檢查，提出改進建議。第八條明確三類主體的議事管理職責(zé)：（一）牽頭部門職責(zé)：1.負責(zé)組織議事管理制度的頂層設(shè)計及流程優(yōu)化；2.牽頭開展議事風(fēng)險識別與評估，編制風(fēng)險清單；3.組織議事管理專項考核，推動問題整改；4.定期編制議事管理培訓(xùn)材料，開展全員宣貫。（二）專責(zé)部門職責(zé)：1.負責(zé)議事事項的合規(guī)性審核，出具專業(yè)意見；2.優(yōu)化議事流程中的技術(shù)支撐工具，如會議系統(tǒng)、文檔管理平臺等；3.參與重大風(fēng)險事件的處置，提供專業(yè)解決方案；4.建立議事管理案例庫，供參考借鑒。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：1.落實本領(lǐng)域議事管理要求，確保業(yè)務(wù)操作合規(guī)；2.開展日常議事風(fēng)險自查，及時上報異常情況；3.配合領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室的議事管理活動；4.建立本部門議事管理臺賬，實現(xiàn)過程可追溯。第九條明確基層執(zhí)行崗位的議事管理責(zé)任：（一）崗位合規(guī)操作責(zé)任：基層執(zhí)行崗位需嚴格遵循議事管理流程，不得擅自變更議事規(guī)則或繞過審批環(huán)節(jié)；（二）風(fēng)險上報義務(wù)：發(fā)現(xiàn)議事管理活動中的潛在風(fēng)險或違規(guī)行為，應(yīng)第一時間向直接上級及辦公室報告；（三）記錄保存責(zé)任：妥善保存與議事管理相關(guān)的各類文件、會議紀要、審批記錄等資料，確保存檔完整。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十條議題確立環(huán)節(jié)管控：（一）業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：議事議題需符合組織章程及外部監(jiān)管要求，由業(yè)務(wù)部門提交議題申請，經(jīng)部門負責(zé)人審核后報辦公室統(tǒng)一歸集；（二）禁止性行為：嚴禁以議題形式謀取不正當(dāng)利益，禁止提交與組織宗旨無關(guān)或存在利益沖突的議題；（三）風(fēng)險防控重點：加強議題來源的合法性審核，防范虛假議題或惡意議題的提交風(fēng)險。第十一條議題準備環(huán)節(jié)管控：（一）業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：議題材料需經(jīng)專責(zé)部門審核，確保數(shù)據(jù)真實、邏輯清晰、依據(jù)充分；涉及資金、資源分配的議題，需附詳細測算表及合規(guī)說明；（二）禁止性行為：嚴禁提供虛假數(shù)據(jù)或隱瞞關(guān)鍵信息，禁止在議題材料中夾帶私人訴求；（三）風(fēng)險防控重點：強化議題材料的交叉驗證，防止因信息不對稱導(dǎo)致決策失誤。第十二條議事會議環(huán)節(jié)管控：（一）業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：議事會議需嚴格遵循議事規(guī)則，會議議程應(yīng)提前發(fā)布，參會人員需按權(quán)限列席；重大議題需經(jīng)三分之二以上參會人員同意方可表決；（二）禁止性行為：嚴禁在會議中發(fā)表與議題無關(guān)的言論，禁止未經(jīng)授權(quán)披露會議內(nèi)容；（三）風(fēng)險防控重點：規(guī)范會議記錄的完整性與準確性，防范會議決議被篡改或選擇性執(zhí)行。第十三條決議形成環(huán)節(jié)管控：（一）業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：議事決議需明確事項、責(zé)任部門、完成時限及監(jiān)督方式，形成書面文件并由參會人員簽字確認；重大決議需報領(lǐng)導(dǎo)小組審批備案；（二）禁止性行為：嚴禁通過私下協(xié)商代替正式議事，禁止未達法定人數(shù)強行表決；（三）風(fēng)險防控重點：建立決議執(zhí)行的閉環(huán)管理機制，確保決議不被懸置或虛化。第十四條決議執(zhí)行環(huán)節(jié)管控：（一）業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：責(zé)任部門需按決議要求制定執(zhí)行計劃，明確階段性目標及配套措施；辦公室定期跟蹤執(zhí)行進度，及時協(xié)調(diào)資源；（二）禁止性行為：嚴禁將決議執(zhí)行責(zé)任推諉至其他部門，禁止無正當(dāng)理由拖延執(zhí)行；（三）風(fēng)險防控重點：建立執(zhí)行偏差的預(yù)警機制，防止決議執(zhí)行偏離既定方向。第十五條議事監(jiān)督環(huán)節(jié)管控：（一）業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：領(lǐng)導(dǎo)小組每年至少開展一次議事管理專項審計，專責(zé)部門通過信息化工具實時監(jiān)控議事流程；業(yè)務(wù)部門定期開展內(nèi)部自查；（二）禁止性行為：嚴禁以監(jiān)督名義干預(yù)正常議事，禁止隱瞞監(jiān)督發(fā)現(xiàn)的問題；（三）風(fēng)險防控重點：完善問題整改的跟蹤機制，確保監(jiān)督結(jié)果得到有效落實。第十六條爭議解決環(huán)節(jié)管控：（一）業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標準：議事爭議需通過正式渠道解決，優(yōu)先采用協(xié)商、調(diào)解方式，必要時由領(lǐng)導(dǎo)小組作出最終裁決；（二）禁止性行為：嚴禁惡意阻撓爭議解決，禁止以個人名義施壓干預(yù)；（三）風(fēng)險防控重點：建立爭議解決的時效管理機制，防止?fàn)幾h久拖不決。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新機制：（一）根據(jù)國家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求的變化，辦公室每半年開展一次制度評估，必要時組織修訂；（二）根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，各部門每年提交制度優(yōu)化建議，由領(lǐng)導(dǎo)小組審議后納入年度修訂計劃；（三）制度修訂需經(jīng)公司正式發(fā)文，并組織全員培訓(xùn)，確保新制度有效落地。第十八條風(fēng)險識別預(yù)警機制：（一）定期開展議事管理風(fēng)險排查，由專責(zé)部門牽頭，聯(lián)合牽頭部門及業(yè)務(wù)部門共同參與；（二）采用定量與定性相結(jié)合的方法，對風(fēng)險進行分級評估，高風(fēng)險事項需發(fā)布預(yù)警通知，并制定專項防控方案；（三）建立風(fēng)險信息共享機制，相關(guān)風(fēng)險數(shù)據(jù)需及時錄入信息化系統(tǒng)，供跨部門參考。第十九條合規(guī)審查機制：（一）將合規(guī)審查嵌入議事管理的全流程，包括議題提交、材料準備、會議召開、決議執(zhí)行等關(guān)鍵節(jié)點；（二）未經(jīng)專責(zé)部門出具合規(guī)意見的議事事項，不得進入決策程序；（三）明確“未經(jīng)審查不得實施”的原則，對違規(guī)行為從嚴處理。第二十條風(fēng)險應(yīng)對機制：（一）一般風(fēng)險由責(zé)任部門自行處置，辦公室跟蹤落實；重大風(fēng)險需由領(lǐng)導(dǎo)小組成立專項工作組，聯(lián)合多方力量協(xié)同處置；（二）制定風(fēng)險應(yīng)急流程，明確上報路徑、處置權(quán)限及責(zé)任分工，確保風(fēng)險在第一時間得到控制；（三）風(fēng)險事件處置完畢后，需形成書面報告，由領(lǐng)導(dǎo)小組審定后存檔備查。第二十一條責(zé)任追究機制：（一）明確違規(guī)情形及處罰標準，包括但不限于：擅自變更議事規(guī)則、提供虛假議題材料、違反決議執(zhí)行要求等；（二）處罰措施包括通報批評、績效考核扣分、崗位調(diào)整等，情節(jié)嚴重的按公司相關(guān)規(guī)定處理；（三）建立責(zé)任追究的聯(lián)動機制，將違規(guī)行為與績效考核、評優(yōu)評先掛鉤。第二十二條評估改進機制：（一）每年對議事管理體系的運行效果開展全面評估，重點關(guān)注制度執(zhí)行率、風(fēng)險控制率及效率提升度；（二）評估結(jié)果作為制度優(yōu)化的依據(jù)，問題突出的環(huán)節(jié)需制定專項改進計劃；（三）評估報告需報公司主要負責(zé)人審定，并作為年度管理績效考核的參考。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障：（一）公司主要負責(zé)人需定期聽取議事管理情況匯報，協(xié)調(diào)解決重大問題；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)每年至少組織一次議事管理專題會議，推動制度落實；（三）各部門負責(zé)人需在季度工作會議中匯報本部門議事管理進展，確保要求傳導(dǎo)到位。第二十四條考核激勵機制：（一）將議事管理合規(guī)情況納入部門年度績效考核，占比不低于X%；（二）對議事管理表現(xiàn)突出的部門及個人，優(yōu)先推薦參與評優(yōu)評先；（三）對違規(guī)行為實行“一票否決”，取消相關(guān)考核資格。第二十五條培訓(xùn)宣傳機制：（一）每年至少開展兩次議事管理全員培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋制度規(guī)則、風(fēng)險防控、信息化工具使用等；（二）針對管理層，重點開展合規(guī)履職能力培訓(xùn)，提升決策質(zhì)量；（三）通過內(nèi)部宣傳平臺，定期發(fā)布議事管理典型案例，強化全員意識。第二十六條信息化支撐：（一）開發(fā)議事管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)議題的線上提報、材料電子化、會議智能記錄、決議自動推送等功能；（二）通過大數(shù)據(jù)分析，實時監(jiān)控議事風(fēng)險指標，生成預(yù)警報告；（三）建立數(shù)據(jù)安全保障機制，確保議事信息不被泄露或濫用。第二十七條文化建設(shè)：（一）編制《組織議事管理合規(guī)手冊》，明確行為規(guī)范及標準流程；（二）組織全體員工簽訂議事管理合規(guī)承諾書，強化責(zé)任意識；（三）設(shè)立合規(guī)文化活動月，通過知識競賽、案例分享等形式，營造崇尚合規(guī)的文化氛圍。第二十八條報告制度：（一）風(fēng)險事件報告：重大風(fēng)險事件需在X小時內(nèi)上報至領(lǐng)導(dǎo)小組，同時抄送專責(zé)部門及牽頭部門；（二）年度管理報告：每年12月31日前，辦公室需提交年度議事管理報告，內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、風(fēng)險處置效果、改進建議等；（三）報告需經(jīng)公司主要負責(zé)人審核，作為下一