PAGE衛(wèi)生間員工信息管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司衛(wèi)生間員工信息的管理，確保員工信息的安全、準(zhǔn)確、完整，保護(hù)員工的隱私權(quán)益，同時滿足公司管理和運(yùn)營的需要，促進(jìn)公司各項工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，以及涉及衛(wèi)生間員工信息管理的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保衛(wèi)生間員工信息管理活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證員工信息的記錄準(zhǔn)確無誤，及時更新，避免因信息錯誤導(dǎo)致的管理混亂和風(fēng)險。3.保密性原則：對員工信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露，保護(hù)員工的隱私和公司的商業(yè)秘密。4.完整性原則：全面收集、整理和保存與衛(wèi)生間員工相關(guān)的各類信息，確保信息的完整性。5.安全性原則：采取有效的安全措施，保障員工信息在存儲、傳輸和使用過程中的安全，防止信息被篡改、丟失或濫用。二、員工信息的收集與錄入（一）信息收集范圍1.基本信息：包括員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號碼、電子郵箱等）、入職時間、所在部門、崗位等。2.衛(wèi)生間使用相關(guān)信息：如衛(wèi)生間使用頻率、特殊需求（如無障礙設(shè)施需求等）、衛(wèi)生習(xí)慣反饋等。3.健康信息：如有與衛(wèi)生間使用相關(guān)的特殊健康狀況（如傳染性疾病史等，需遵循相關(guān)隱私保護(hù)和告知程序）。4.其他相關(guān)信息：根據(jù)公司管理需要和員工實際情況，可能涉及的其他與衛(wèi)生間員工信息管理有關(guān)的信息。（二）收集渠道1.入職手續(xù)：新員工入職時，通過填寫入職登記表等方式提供基本信息。2.衛(wèi)生間使用記錄系統(tǒng)：可通過安裝在衛(wèi)生間的智能設(shè)備或相關(guān)記錄表格，收集員工衛(wèi)生間使用頻率等數(shù)據(jù)。3.員工主動反饋：鼓勵員工主動向所在部門或相關(guān)管理部門反饋衛(wèi)生間使用的特殊需求、衛(wèi)生問題等信息。4.健康申報：在特定情況下，如公司組織健康檢查或涉及衛(wèi)生間衛(wèi)生安全相關(guān)事宜時，員工需進(jìn)行健康信息申報。（三）信息錄入要求1.負(fù)責(zé)部門：人力資源部門負(fù)責(zé)員工基本信息的錄入和維護(hù)；衛(wèi)生間管理部門負(fù)責(zé)衛(wèi)生間使用相關(guān)信息的錄入和整理；涉及健康信息等特殊情況的，由相關(guān)專業(yè)部門或指定負(fù)責(zé)人按照規(guī)定流程錄入。2.錄入規(guī)范：錄入人員應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、完整，按照規(guī)定的格式和字段要求進(jìn)行錄入。對于必填項，必須準(zhǔn)確填寫；對于非必填項，如有相關(guān)信息也應(yīng)如實錄入。錄入完成后，需進(jìn)行認(rèn)真核對，確保信息無誤。3.信息更新：員工信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行信息更新。如員工崗位調(diào)動、聯(lián)系方式變更等，人力資源部門應(yīng)在接到通知后的[X]個工作日內(nèi)完成信息更新；衛(wèi)生間使用相關(guān)信息如有變化，員工應(yīng)及時告知衛(wèi)生間管理部門，管理部門應(yīng)在核實后及時更新記錄。三、員工信息的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司的信息管理系統(tǒng)，建立衛(wèi)生間員工信息數(shù)據(jù)庫，對各類員工信息進(jìn)行電子存儲。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和安全防護(hù)功能，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并異地存放。2.紙質(zhì)存儲：對于一些重要的原始文件和資料，如員工入職登記表、健康申報表格等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，建立檔案索引，便于查找和管理。（二）保管責(zé)任1.信息管理部門：人力資源部門負(fù)責(zé)員工基本信息電子和紙質(zhì)檔案的保管；衛(wèi)生間管理部門負(fù)責(zé)衛(wèi)生間使用相關(guān)信息的保管；涉及健康信息等特殊檔案的保管，由相關(guān)專業(yè)部門或指定負(fù)責(zé)人按照規(guī)定執(zhí)行。2.保管要求：各保管部門應(yīng)確保存儲環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。對電子存儲設(shè)備應(yīng)進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，保持檔案的整潔和完好。（三）訪問權(quán)限1.授權(quán)原則：根據(jù)工作需要，對不同人員授予不同的信息訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用衛(wèi)生間員工信息。2.權(quán)限設(shè)置：人力資源部門負(fù)責(zé)人、衛(wèi)生間管理部門負(fù)責(zé)人等可根據(jù)工作需要，授予相關(guān)工作人員一定的信息查詢和使用權(quán)限。對于涉及員工隱私的敏感信息，如健康信息等，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過特定審批流程的人員才能訪問。3.權(quán)限變更：員工崗位變動或離職時，應(yīng)及時調(diào)整其信息訪問權(quán)限，確保信息安全。四、員工信息的使用與共享（一）內(nèi)部使用1.使用目的：公司內(nèi)部各部門可根據(jù)工作需要，合理使用衛(wèi)生間員工信息。如人力資源部門用于員工管理和統(tǒng)計分析；衛(wèi)生間管理部門用于優(yōu)化衛(wèi)生間設(shè)施配置和衛(wèi)生管理；其他部門在涉及員工衛(wèi)生間使用相關(guān)的工作場景中使用。2.使用規(guī)范：各部門在使用員工信息時，應(yīng)遵循本制度的規(guī)定，不得超出授權(quán)范圍使用。如需對信息進(jìn)行統(tǒng)計、分析或報告，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和保密性，不得泄露員工個人隱私信息。（二）共享范圍1.與合作機(jī)構(gòu)共享：在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，如因業(yè)務(wù)合作需要，可能會與外部合作機(jī)構(gòu)共享衛(wèi)生間員工信息。但必須簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保信息安全。2.共享審批：與外部合作機(jī)構(gòu)共享員工信息前，需經(jīng)過公司相關(guān)部門的審批。審批內(nèi)容包括共享的必要性、共享的信息范圍、合作機(jī)構(gòu)的保密能力等。只有經(jīng)過審批通過的共享行為才能進(jìn)行。（三）特殊情況使用1.法律法規(guī)要求：在接到政府部門、司法機(jī)關(guān)等依法要求提供員工信息時，公司應(yīng)按照規(guī)定程序提供相關(guān)信息，但必須確保提供信息的合法性和必要性。2.緊急情況處理：在發(fā)生緊急情況，如涉及衛(wèi)生間衛(wèi)生安全事故、員工突發(fā)疾病等，為保障員工生命安全和公司正常運(yùn)營，可在必要范圍內(nèi)使用員工信息，但事后應(yīng)及時向員工說明情況，并采取措施保護(hù)員工信息安全。五、員工信息的保密與安全（一）保密措施1.人員培訓(xùn)：對涉及衛(wèi)生間員工信息管理的工作人員進(jìn)行定期保密培訓(xùn)，提高其保密意識和技能，使其熟悉保密制度和操作規(guī)程。2.物理隔離：信息存儲場所應(yīng)進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對電子存儲設(shè)備設(shè)置密碼保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。3.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。對涉及員工信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)傳輸安全。（二）安全審計1.定期審計：公司定期對衛(wèi)生間員工信息管理情況進(jìn)行安全審計，檢查信息存儲、使用、共享等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在安全隱患。2.審計報告：審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。對于違反信息安全規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定：明確違反衛(wèi)生間員工信息管理制度的行為，如信息泄露、未經(jīng)授權(quán)訪問、篡改信息等。2.處理措施：對于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。同時，對于因違規(guī)行為給公司或員工造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、員工信息的查詢與更正（一）員工查詢1.查詢權(quán)利：員工有權(quán)查詢自己的衛(wèi)生間員工信息。查詢時，應(yīng)向相關(guān)管理部門提出書面申請，說明查詢的目的和內(nèi)容。2.查詢流程：管理部門在接到員工查詢申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過后，按照規(guī)定的方式向員工提供相關(guān)信息。對于涉及隱私的敏感信息，應(yīng)在確保安全的前提下進(jìn)行提供。（二）信息更正1.更正申請：員工發(fā)現(xiàn)自己的衛(wèi)生間員工信息存在錯誤或不準(zhǔn)確的情況時，有權(quán)向相關(guān)管理部門提出更正申請。申請應(yīng)說明錯誤信息的具體內(nèi)容和更正后的正確信息。2.更正流程：管理部門接到更正申請后，應(yīng)進(jìn)行核實。如核實信息確實有誤，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成更正，并通知員工。對于因更正信息可能影響到其他相關(guān)信息的，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整和更新。