PAGE衛(wèi)生院采購內(nèi)控管理制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生院采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風險，提高采購效率，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、公平公正，保障衛(wèi)生院醫(yī)療業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院所有采購活動，包括醫(yī)療設(shè)備、藥品、耗材、辦公用品、后勤物資等各類物資及服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：采購流程應(yīng)符合衛(wèi)生院內(nèi)部管理制度和財務(wù)規(guī)定。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)公開披露，采購過程應(yīng)接受監(jiān)督。4.公平競爭原則：確保供應(yīng)商之間公平競爭，擇優(yōu)選取。5.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本效益最大化。（四）職責分工1.采購部門負責制定采購計劃，組織采購活動實施。尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)采購過程中的各項事宜，處理采購糾紛。2.需求部門（如臨床科室、后勤部門等）提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購項目的技術(shù)評估和驗收工作。3.財務(wù)部門負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付。對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)支持和建議。4.審計部門對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性及采購效益。對采購違規(guī)行為進行調(diào)查和處理，提出改進建議。5.院領(lǐng)導(dǎo)審批重大采購項目和采購計劃。對采購工作進行決策和指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決采購中的重大問題。二、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展計劃和實際工作需要，于每年[具體時間]前向采購部門提交采購需求申請，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.采購部門匯總各需求部門的采購需求后，結(jié)合衛(wèi)生院財務(wù)狀況和資金安排，編制年度采購預(yù)算草案，明確采購項目、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。3.采購預(yù)算草案經(jīng)財務(wù)部門審核后，提交院領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購預(yù)算作為年度采購活動的控制依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴格按照批準的采購預(yù)算組織采購活動，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批。2.對于超預(yù)算采購項目，需求部門應(yīng)提前向采購部門提交書面申請，詳細說明超預(yù)算原因及必要性。采購部門審核后，報財務(wù)部門和院領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準后方可實施采購。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇政策變化、市場價格波動、業(yè)務(wù)發(fā)展需要等因素導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足實際需求時，可進行預(yù)算調(diào)整。2.預(yù)算調(diào)整申請由采購部門提出，經(jīng)財務(wù)部門審核，報院領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，并通知相關(guān)部門。三、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計到貨時間等信息，并簽字蓋章確認。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核后，提交采購部門。采購部門對申請內(nèi)容進行初審，核實需求的合理性和必要性。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等方面的審核。3.建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、履約能力等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和淘汰供應(yīng)商。4.采購項目涉及特殊資質(zhì)要求的，供應(yīng)商必須具備相應(yīng)的資質(zhì)證書，并提供相關(guān)證明材料。（三）采購談判與合同簽訂1.采購部門從合格供應(yīng)商名單中選取不少于[X]家供應(yīng)商進行采購談判。談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價格、質(zhì)量標準、交貨期、售后服務(wù)、付款方式等條款。2.在談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報價構(gòu)成和成本情況，爭取合理的采購價格。同時，要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款清晰、準確、合法。3.根據(jù)談判結(jié)果，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和衛(wèi)生院要求，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。4.采購合同經(jīng)采購部門負責人審核后，提交財務(wù)部門審核合同付款條款，再報院領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂合同。（四）采購實施1.采購部門按照采購合同約定，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或供應(yīng)，并按時將貨物送達指定地點。采購部門應(yīng)跟蹤采購進度，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購項目按時、按質(zhì)、按量完成。3.對于大型設(shè)備采購或復(fù)雜項目采購，采購部門可組織相關(guān)人員成立項目小組，負責采購項目的全程監(jiān)督和協(xié)調(diào)。（五）驗收管理1.采購物資或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和相關(guān)驗收人員做好驗收準備工作。2.驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，對采購物資或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行逐一核對驗收。驗收合格后，填寫《驗收報告》，并簽字確認。3.對于驗收不合格的采購物資或服務(wù)，驗收人員應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。如因質(zhì)量問題給衛(wèi)生院造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。（六）付款管理1.采購物資或服務(wù)驗收合格后，采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)資料，包括采購合同、驗收報告、發(fā)票等，提交財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，對相關(guān)資料進行審核。審核無誤后，報院領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，辦理付款業(yè)務(wù)。3.對于分期付款的采購項目，則按照合同約定的分期時間和金額進行付款操作。財務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄和臺賬管理，確保付款信息準確無誤。四、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、法律風險等。2.結(jié)合衛(wèi)生院實際情況和采購業(yè)務(wù)特點，制定風險識別清單，明確各類風險的表現(xiàn)形式和可能產(chǎn)生的后果。（二）風險評估1.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，對風險進行等級劃分，分為高風險、中風險和低風險。對于高風險事項，應(yīng)重點關(guān)注并采取有效的風險應(yīng)對措施。（三）風險應(yīng)對1.市場價格波動風險建立市場價格監(jiān)測機制，定期收集市場價格信息，分析價格走勢。在采購談判中，與供應(yīng)商協(xié)商采用靈活的價格調(diào)整機制，如根據(jù)市場價格波動情況適時調(diào)整采購價格。合理安排采購時間，避免在價格高峰期采購物資。2.供應(yīng)商違約風險加強對供應(yīng)商的管理與監(jiān)督，定期評估供應(yīng)商的履約能力和信譽狀況。在采購合同中明確違約責任條款，加大對供應(yīng)商違約行為的約束力度。建立供應(yīng)商違約預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能存在的違約跡象，提前采取措施防范風險。3.質(zhì)量風險嚴格審核供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量認證和檢測報告，確保采購物資符合質(zhì)量要求。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強驗收環(huán)節(jié)的管理。對采購物資進行定期抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商溝通解決。4.法律風險加強采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，由法律顧問對合同條款進行審核，避免合同糾紛。關(guān)注法律法規(guī)政策變化，及時調(diào)整采購策略和合同條款，防范法律風險。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.衛(wèi)生院內(nèi)部應(yīng)建立健全采購監(jiān)督機制，明確各部門在采購監(jiān)督中的職責分工。采購部門負責對采購活動的全過程進行自我監(jiān)督，確保采購流程規(guī)范執(zhí)行。2.審計部門定期對采購項目進行審計檢查，重點審查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等方面。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.財務(wù)部門對采購資金的支付進行監(jiān)督，確保資金支付合法合規(guī)，防止資金浪費和濫用。（二）外部監(jiān)督1.主動接受上級主管部門、財政部門、審計部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對于涉及重大采購項目或社會關(guān)注度較高的采購活動，可邀請紀檢監(jiān)察部門介入監(jiān)督，確保采購活動公開透明、公正廉潔。六、采購檔案管理1.采購部門應(yīng)建立完善的采購檔案管理制度，對采購活動中形成的各類文件、資料進行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案包括采購申請表、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票、供應(yīng)商資料、談判記錄、審計報告等相關(guān)資料。3.采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照國家法律法規(guī)和衛(wèi)