PAGE衛(wèi)生用品進貨采購制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司衛(wèi)生用品的進貨采購行為，確保所采購的衛(wèi)生用品符合質(zhì)量標準、滿足公司業(yè)務需求，并保障采購過程的合法性、合規(guī)性和透明度，維護公司的利益。2.適用范圍本制度適用于公司所有衛(wèi)生用品的采購活動，包括但不限于衛(wèi)生紙、衛(wèi)生巾、紙尿褲、濕巾等各類衛(wèi)生用品。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的衛(wèi)生用品符合質(zhì)量要求。性價比原則：在保證質(zhì)量的前提下，綜合考慮價格、交貨期、售后服務等因素，實現(xiàn)采購成本的合理控制，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，防止不正當交易行為。二、采購流程1.需求申請各部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫衛(wèi)生用品采購申請表，詳細注明所需衛(wèi)生用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計使用時間等信息。申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。根據(jù)采購金額大小，按照公司授權(quán)審批制度進行審批。采購金額較小的，由采購部門負責人審批；采購金額較大的，需提交公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批。3.供應商選擇與評估供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集衛(wèi)生用品供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)供應商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽狀況、價格水平、售后服務等因素進行篩選，確定潛在供應商名單。實地考察：對于擬合作的重要供應商，采購部門組織相關(guān)人員進行實地考察。考察內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設備、原材料采購渠道等，評估其是否具備穩(wěn)定供應符合質(zhì)量要求衛(wèi)生用品的能力。供應商評估：采購部門定期對供應商進行評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商協(xié)商采購合同條款，合同內(nèi)容應明確衛(wèi)生用品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、售后服務等條款。采購合同經(jīng)公司法律顧問審核后，提交公司授權(quán)代表簽字蓋章。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。5.訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單。訂單內(nèi)容應與合同一致，并明確訂單編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。6.到貨驗收衛(wèi)生用品到貨前，采購部門應通知質(zhì)量檢驗部門和使用部門做好驗收準備。到貨時，質(zhì)量檢驗部門按照合同約定的質(zhì)量標準對衛(wèi)生用品進行檢驗，檢查產(chǎn)品的外觀、包裝、規(guī)格、數(shù)量等是否符合要求，并抽取樣品進行質(zhì)量檢測。使用部門對衛(wèi)生用品的實用性、適用性進行驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或不符合使用要求，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。驗收合格的衛(wèi)生用品，由質(zhì)量檢驗部門出具驗收報告，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的衛(wèi)生用品，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并做好記錄。7.付款結(jié)算采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，附上驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，按照公司財務審批流程進行審批。財務部門審核無誤后，按照合同約定的付款方式及時支付貨款。對于有質(zhì)量問題或未按合同約定履行義務的供應商，財務部門有權(quán)根據(jù)公司規(guī)定扣除相應款項。三、采購人員職責1.采購部門負責人職責負責制定和完善公司衛(wèi)生用品進貨采購制度，并組織實施。審核采購申請表，確保采購需求合理、必要。組織供應商選擇與評估工作，建立和管理供應商數(shù)據(jù)庫。審核采購合同條款，確保合同合法、合規(guī)、有效。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議。2.采購人員職責負責收集衛(wèi)生用品采購信息，根據(jù)需求申請制定采購計劃。按照采購流程選擇供應商，與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。下達采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。協(xié)助質(zhì)量檢驗部門和使用部門進行到貨驗收工作，處理驗收過程中出現(xiàn)的問題。負責采購文件和資料的整理、歸檔工作。及時反饋采購過程中的市場動態(tài)、價格變化等信息，為公司采購決策提供參考。四、供應商管理1.供應商準入管理供應商應具備合法經(jīng)營資質(zhì)，提供有效的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書等相關(guān)證件。供應商應具有良好的信譽和商業(yè)道德，無不良經(jīng)營記錄。供應商應具備穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量控制體系，能夠保證所提供衛(wèi)生用品的質(zhì)量穩(wěn)定可靠。采購部門對申請準入的供應商進行資格審查，符合條件的供應商納入供應商數(shù)據(jù)庫，并建立供應商檔案。2.供應商日常管理采購部門定期與供應商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、售后服務情況等，及時掌握供應商動態(tài)。要求供應商定期提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、生產(chǎn)進度報告等資料，確保所采購的衛(wèi)生用品質(zhì)量可追溯。對于供應商出現(xiàn)的質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，并按照合同約定追究其違約責任。3.供應商評估與考核采購部門每年對供應商進行綜合評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類排名，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予表彰和獎勵，對于不符合要求的供應商采取警告、限期整改、暫停合作、淘汰等措施。采購部門將供應商評估結(jié)果反饋給相關(guān)部門，作為供應商選擇、采購決策、付款結(jié)算等工作的參考依據(jù)。五、質(zhì)量控制1.質(zhì)量標準制定采購部門應根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司實際需求，制定衛(wèi)生用品的質(zhì)量標準。質(zhì)量標準應明確產(chǎn)品的外觀、尺寸、材質(zhì)、性能、衛(wèi)生指標等要求。質(zhì)量標準應及時傳達給供應商，并要求其嚴格按照標準組織生產(chǎn)。2.進貨檢驗質(zhì)量檢驗部門按照質(zhì)量標準對到貨的衛(wèi)生用品進行檢驗，檢驗方法包括感官檢驗、理化檢驗、微生物檢驗等。對于關(guān)鍵質(zhì)量指標，應進行定期抽檢或全檢，確保所采購的衛(wèi)生用品質(zhì)量符合要求。檢驗過程中發(fā)現(xiàn)的不合格產(chǎn)品，應及時記錄并隔離，按照規(guī)定進行處理，防止不合格產(chǎn)品流入公司。3.質(zhì)量跟蹤與反饋采購部門和質(zhì)量檢驗部門應跟蹤衛(wèi)生用品在使用過程中的質(zhì)量情況，收集使用部門的反饋意見。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的衛(wèi)生用品，應及時追溯供應商，要求其采取整改措施，防止類似問題再次發(fā)生。根據(jù)質(zhì)量跟蹤和反饋情況，對質(zhì)量標準、采購流程、供應商管理等方面進行持續(xù)改進，提高公司衛(wèi)生用品的整體質(zhì)量水平。六、價格管理1.價格調(diào)研采購部門定期對衛(wèi)生用品市場價格進行調(diào)研，了解市場價格動態(tài)和價格走勢。收集不同供應商的價格信息，分析價格差異原因，為采購決策提供參考依據(jù)。2.價格談判在采購過程中，采購人員應與供應商進行價格談判，爭取合理的采購價格。談判過程中應綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等因素，確保公司利益最大化。對于采購金額較大的衛(wèi)生用品，應組織相關(guān)部門進行聯(lián)合談判，共同確定采購價格。3.價格調(diào)整根據(jù)市場價格變化、原材料價格波動、供應商成本變動等因素，采購部門應及時與供應商協(xié)商調(diào)整采購價格。價格調(diào)整應遵循公平、合理、協(xié)商一致的原則，確保采購價格與市場行情相符。七、合同管理1.合同簽訂采購合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務。合同內(nèi)容應符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，條款清晰、準確、完整。采購合同簽訂前，應經(jīng)公司法律顧問審核，確保合同合法有效。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔，以便查閱和執(zhí)行。2.合同執(zhí)行采購部門和供應商應嚴格按照合同約定履行各自的義務，確保合同順利執(zhí)行。在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)變更、解除等情況，應按照合同約定的程序進行處理，并及時通知相關(guān)部門。3.合同歸檔與保管采購部門負責采購合同的歸檔工作，將合同原件及相關(guān)附件按照類別、時間順序進行整理、編號、裝訂，建立合同檔案。合同檔案應妥善保管，保存期限按照公司規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和審計。八、信息管理1.采購信息收集采購部門應廣泛收集衛(wèi)生用品的市場信息、供應商信息、產(chǎn)品信息等，為采購決策提供依據(jù)。收集的信息包括市場價格、產(chǎn)品質(zhì)量、供應商信譽、新產(chǎn)品動態(tài)等方面，通過多種渠道獲取信息，確保信息的準確性和及時性。2.采購信息分析采購部門對收集到的采購信息進行分析，總結(jié)市場規(guī)律和趨勢，評估供應商的綜合實力和產(chǎn)品競爭力。通過信息分析，為采購策略調(diào)整、供應商選擇、采購價格談判等工作提供支持，提高采購工作的科學性和合理性。3.采購信息共享采購部門應及時將采購信息與相關(guān)部門共享，如質(zhì)量檢驗部門、使用部門、財務部門等，確保各部門能夠及時了解采購情況，協(xié)同開展工作。建立采購信息共享平臺或定期召開采購信息溝通會議，促進信息流通和工作協(xié)調(diào)。九、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對衛(wèi)生用品進貨采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。采購部門應接受公司內(nèi)部其他部門的監(jiān)督，對于提出的意見和建議應及時