PAGE衛(wèi)生監(jiān)督所案歸檔制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生監(jiān)督所案件檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計分析，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生監(jiān)督所辦理的各類行政處罰、行政許可、日常監(jiān)督檢查等案件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則案件檔案由衛(wèi)生監(jiān)督所指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存、銷毀或轉(zhuǎn)移檔案。2.真實完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映案件辦理過程和實際情況，確保檔案材料齊全、完整，不得遺漏、篡改。3.分類科學(xué)原則按照案件的性質(zhì)、類別、時間等因素進行科學(xué)分類，便于查找和管理。4.安全保密原則采取必要措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密，嚴格限制無關(guān)人員查閱檔案。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置衛(wèi)生監(jiān)督所設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負責案件檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責案件檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并辦理交接手續(xù)。三、案件檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政處罰案件檔案應(yīng)收集立案審批表、案件調(diào)查終結(jié)報告、行政處罰事先告知書、行政處罰決定書、送達回執(zhí)、證據(jù)材料等。2.行政許可案件檔案應(yīng)收集行政許可申請書、受理通知書、審查意見、行政許可證件等。3.日常監(jiān)督檢查檔案應(yīng)收集監(jiān)督檢查記錄、現(xiàn)場照片、檢測報告等。（二）收集要求1.案件承辦人員應(yīng)在案件辦結(jié)后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案材料移交檔案管理部門。2.移交的檔案材料應(yīng)齊全、完整、規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理部門對接收的檔案材料進行初步審核，對不符合要求的，退回承辦人員補充完善。（三）整理方法1.分類按照行政處罰、行政許可、日常監(jiān)督檢查等類別進行分類。2.編號為每一類案件檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)年份、類別、順序號等信息。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、案件名稱、當事人信息、案由、辦理時間、檔案內(nèi)容簡介等。4.裝訂將檔案材料按照順序排列，采用線裝或膠裝方式裝訂成冊，確保牢固整齊。四、案件檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門按照分類編號順序，將整理好的案件檔案及時歸檔入庫。2.歸檔的檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、案件名稱、保管期限等信息。3.建立檔案歸檔登記臺賬，記錄檔案的歸檔時間、編號、名稱等內(nèi)容。（二）保管期限1.行政處罰案件檔案的保管期限為[X]年，自行政處罰決定書送達之日起計算。2.行政許可案件檔案的保管期限為該行政許可有效期屆滿后[X]年。3.日常監(jiān)督檢查檔案的保管期限為[X]年。4.涉及重大案件、群體性事件等特殊情況的檔案，應(yīng)長期保管。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境安全適宜。五、案件檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本所工作人員因工作需要查閱案件檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱案件檔案時，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報衛(wèi)生監(jiān)督所分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的案件檔案，未經(jīng)批準，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員憑批準的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門查閱檔案。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。（三）利用規(guī)定1.案件檔案僅供查閱、復(fù)印，不得外借。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得逾期占用。3.檔案管理人員應(yīng)對檔案查閱利用情況進行登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。六、案件檔案的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.案件檔案的數(shù)量、類別、保管期限等基本情況。2.案件的辦理情況，如立案數(shù)、結(jié)案數(shù)、處罰種類、處罰金額等。3.檔案的查閱利用情況統(tǒng)計，如查閱次數(shù)、查閱人員、查閱內(nèi)容等。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員定期對案件檔案進行統(tǒng)計，填寫統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整，不得虛報、瞞報。（三）分析利用1.對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)案件辦理工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為衛(wèi)生監(jiān)督工作提供決策依據(jù)。2.通過分析檔案查閱利用情況，了解社會對衛(wèi)生監(jiān)督工作的需求，改進檔案服務(wù)質(zhì)量。七、案件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定。2.對仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，報衛(wèi)生監(jiān)督所分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.經(jīng)批準后，檔案管理部門填寫《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.銷毀