PAGE衛(wèi)生計生檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生計生檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實際情況，制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在衛(wèi)生計生工作中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本單位的衛(wèi)生計生檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則歸檔的檔案應(yīng)真實反映衛(wèi)生計生工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，內(nèi)容完整。3.分類科學(xué)原則按照衛(wèi)生計生檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本單位設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)衛(wèi)生計生檔案的歸檔、保管、查閱等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位的檔案管理制度和工作流程。2.負責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管本單位的衛(wèi)生計生檔案。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。5.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進行檔案的處置。6.開展檔案管理的宣傳、培訓(xùn)工作，提高全體員工的檔案意識。三、歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.上級主管部門下發(fā)的關(guān)于衛(wèi)生計生工作的文件、通知、指示等。2.本單位制定的衛(wèi)生計生工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告等。3.本單位召開的衛(wèi)生計生工作會議的文件、記錄、紀要等。4.本單位的衛(wèi)生計生工作制度、規(guī)定、辦法等。5.本單位的機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免等文件。6.本單位的財務(wù)預(yù)算、決算、審計等文件。7.本單位的外事活動文件。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案1.衛(wèi)生計生統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)資料等。2.醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的設(shè)置、審批、登記等文件。3.醫(yī)療機構(gòu)的執(zhí)業(yè)許可證、診療科目登記等文件。4.醫(yī)護人員的資格證書、執(zhí)業(yè)證書等文件。5.醫(yī)療質(zhì)量管理文件，如醫(yī)療事故處理記錄、醫(yī)療糾紛調(diào)解記錄等。6.疾病預(yù)防控制文件，如疫情報告、疫苗接種記錄等。7.婦幼保健文件，如孕產(chǎn)婦保健手冊、兒童保健記錄等。8.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文件，如監(jiān)督檢查記錄、行政處罰決定書等。（三）醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案1.門診病歷、住院病歷、手術(shù)記錄、檢查檢驗報告等。2.醫(yī)療護理文件，如護理記錄、醫(yī)囑單等。3.醫(yī)療技術(shù)檔案，如新技術(shù)、新項目的開展記錄等。4.醫(yī)療設(shè)備檔案，如設(shè)備購置合同、使用說明書、維修記錄等。（四）科研教學(xué)類檔案1.科研項目申報書、立項批復(fù)、研究報告等。2.教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件等。3.學(xué)生實習(xí)、進修記錄等。（五）其他類檔案1.本單位獲得的榮譽證書、獎狀等。2.本單位與其他單位簽訂的合作協(xié)議、合同等。3.本單位的宣傳資料、影像資料等。四、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)收集本部門在衛(wèi)生計生工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、有效，不得偽造、篡改。3.對重要的文件材料應(yīng)進行備份，防止丟失。（二）文件材料的整理1.按照檔案分類方案，對收集的文件材料進行分類整理。2.同一類文件材料應(yīng)按照時間順序排列，編號清晰。3.對文件材料進行裝訂，保持整齊、牢固。4.對破損或褪色的文件材料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。（三）文件材料的編目1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。2.檔案編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進行編制，便于管理和查閱。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件材料的內(nèi)容，簡潔明了。4.日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期。5.保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位的實際情況確定。（四）檔案的裝訂1.檔案應(yīng)采用統(tǒng)一的裝訂方式，確保整齊、牢固。2.裝訂時應(yīng)注意保護文件材料的原貌，不得損壞文件材料。3.裝訂線應(yīng)在文件材料的左側(cè)，不得影響文件材料的查閱。（五）檔案的裝盒1.檔案應(yīng)裝入專用的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等。2.檔案盒應(yīng)按照檔案編號順序排列，存放在檔案柜中。3.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉。五、歸檔時間（一）定期歸檔1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理歸檔，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成對上一年度檔案的整理、編目、裝訂等工作。（二）即時歸檔1.對一些重要的、緊急的文件材料，應(yīng)在文件材料形成后及時歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)在收到即時歸檔文件材料后，立即進行整理、編目、裝訂等工作。六、檔案保管期限（一）永久保管1.本單位制定的具有長遠保存價值的文件材料，如衛(wèi)生計生工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)等。2.上級主管部門下發(fā)的具有重要指導(dǎo)意義的文件材料。3.本單位獲得的重要榮譽證書、獎狀等。（二）長期保管1.本單位在衛(wèi)生計生工作中形成的一般性文件材料，如會議記錄、工作制度等。2.醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的執(zhí)業(yè)許可證、診療科目登記等文件。3.醫(yī)護人員的資格證書、執(zhí)業(yè)證書等文件。4.醫(yī)療質(zhì)量管理文件，如醫(yī)療事故處理記錄、醫(yī)療糾紛調(diào)解記錄等。5.疾病預(yù)防控制文件，如疫情報告、疫苗接種記錄等。6.婦幼保健文件，如孕產(chǎn)婦保健手冊、兒童保健記錄等。7.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文件，如監(jiān)督檢查記錄、行政處罰決定書等。8.科研項目申報書、立項批復(fù)、研究報告等。9.教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件等。10.學(xué)生實習(xí)、進修記錄等。（三）短期保管1.本單位在衛(wèi)生計生工作中形成的臨時性文件材料，如通知、便函等。2.本單位與其他單位簽訂的短期合作協(xié)議、合同等。3.本單位的宣傳資料、影像資料等。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱本單位檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本單位檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可查閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)章制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞。3.查閱人員如需復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門工作人員復(fù)印，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱利用登記制度，對查閱利用檔案的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細登記。2.查閱利用登記應(yīng)包括查閱申請表編號、查閱人員姓名、所在部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、復(fù)印頁數(shù)等。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱利用登記情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織本單位成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成，負責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，應(yīng)進行延長保管期限的鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定工作小組的鑒定意見，對檔案進行處理。（四）銷毀程序1.對已鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清單》存檔，作為檔案管理工作的重要資料。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立衛(wèi)生計生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲在檔案信息化管理系統(tǒng)中。2.檔案檢索在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案的快速檢索和查詢。3.檔案利用通過檔案信息化管理系統(tǒng)，為用戶提供檔案在線查閱、下載、打印等服務(wù)，方便用戶利用檔案。（三）信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加