PAGE衛(wèi)生院收發(fā)文件管理制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生院文件收發(fā)管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，保障衛(wèi)生院各項工作的正常運轉(zhuǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室、部門及全體工作人員在文件收發(fā)過程中的管理活動。（三）基本原則1.及時準確原則文件收發(fā)要做到及時傳遞、準確登記，確保文件內(nèi)容不丟失、不延誤，信息傳達無誤。2.安全保密原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及衛(wèi)生院機密、敏感信息的文件進行妥善保管，防止信息泄露。3.規(guī)范有序原則文件收發(fā)流程要規(guī)范，各環(huán)節(jié)職責(zé)明確，確保文件流轉(zhuǎn)有序，便于查詢和追溯。二、文件收文管理（一）收文渠道1.上級主管部門發(fā)文包括衛(wèi)生健康委、政府相關(guān)部門等下發(fā)的各類文件、通知、政策法規(guī)等。2.其他單位來文與衛(wèi)生院有業(yè)務(wù)往來的其他醫(yī)療機構(gòu)、合作單位等發(fā)送的文件、函件等。3.內(nèi)部文件衛(wèi)生院各科室、部門之間流轉(zhuǎn)的文件、報告、請示等。（二）收文登記1.設(shè)立專門的收文登記簿，對收到的文件進行詳細登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、發(fā)文日期、收文日期、文件份數(shù)、密級等。2.收文人員在收到文件后，應(yīng)立即進行登記，不得積壓。對于緊急文件，要標注“急件”字樣，并及時送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。（三）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍。一般文件由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負責(zé)人傳閱，重要文件或涉及多個部門的文件需擴大傳閱范圍。2.傳閱文件時，要填寫傳閱單，注明傳閱人姓名、傳閱日期等信息。傳閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成傳閱，并簽字確認。3.傳閱過程中，如發(fā)現(xiàn)文件有疑問或需要批示的，傳閱人應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，不得擅自處理。（四）文件辦理1.承辦部門或人員收到傳閱后的文件后，應(yīng)根據(jù)文件要求及時辦理。需要回復(fù)的文件，要在規(guī)定時間內(nèi)起草回復(fù)意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后及時反饋給來文單位。2.對于需要落實的文件，承辦部門要制定具體的實施方案，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，并跟蹤督促落實情況。3.文件辦理過程中，如遇困難或問題，承辦部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究解決辦法。（五）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將文件原件及相關(guān)辦理資料整理歸檔。歸檔文件要按照類別、時間順序進行排列，確保文件資料完整、有序。2.衛(wèi)生院檔案室負責(zé)接收各部門歸檔的文件，并進行統(tǒng)一保管。檔案室要建立健全檔案管理制度，定期對檔案進行整理、檢查和維護，確保檔案安全。三、文件發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿由相關(guān)科室或部門根據(jù)工作需要起草文件初稿。擬稿人要確保文件內(nèi)容準確、表述清晰、格式規(guī)范，并注明主送單位、抄送單位、發(fā)文日期等信息。2.審核文件初稿完成后，交科室負責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)進行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求、是否與衛(wèi)生院整體工作部署一致、文字表述是否準確等。審核人要提出明確的審核意見，對不符合要求的文件退回擬稿人修改。3.簽發(fā)經(jīng)審核通過的文件，由衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)。簽發(fā)人要對文件內(nèi)容和質(zhì)量負責(zé)，簽署同意發(fā)文的意見，并注明簽發(fā)日期。4.編號辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見，對文件進行編號登記。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則編制，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。5.印制辦公室根據(jù)文件定稿進行印制。印制過程中要保證文件格式規(guī)范、字跡清晰、排版整齊。文件印制完成后，要進行校對，確保文件內(nèi)容無誤。6.蓋章文件印制完成后，由辦公室負責(zé)加蓋衛(wèi)生院公章。蓋章要清晰、端正，符合印章使用規(guī)定。7.分發(fā)辦公室按照文件規(guī)定的主送單位、抄送單位進行分發(fā)。分發(fā)文件時要做好登記，注明分發(fā)日期、份數(shù)、接收單位等信息。對于重要文件或急件，要采用專人送達或特快專遞等方式確保及時傳遞。（二）發(fā)文規(guī)范1.文件格式發(fā)文應(yīng)按照國家公文格式標準進行排版，包括字體、字號、行距、頁邊距等。文件標題要準確概括文件主要內(nèi)容，一般用二號小標宋體字；正文用三號仿宋體字；一級標題用三號黑體字；二級標題用三號楷體字；落款用三號仿宋體字。2.語言文字文件語言要規(guī)范、簡潔、明了，避免使用生僻字、模糊不清的表述。要準確傳達文件意圖，確保閱讀者能夠理解文件內(nèi)容。3.發(fā)文范圍嚴格控制發(fā)文范圍，避免不必要的文件印發(fā)。對于可通過口頭傳達、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布等方式解決的事項，盡量不發(fā)文。四、文件保密管理（一）保密措施1.對涉及衛(wèi)生院機密、敏感信息的文件，要標明密級，如“絕密”“機密”“秘密”等。2.設(shè)立專門的保密文件柜，對保密文件進行單獨存放。保密文件柜要具備防盜、防火、防潮等功能。3.接觸保密文件的人員要嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播保密文件內(nèi)容。因工作需要查閱保密文件的，要經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并在指定地點查閱，不得帶出辦公區(qū)域。4.保密文件的傳遞要通過機要渠道或?qū)Ｈ怂瓦_，不得通過普通郵件、傳真等方式傳遞。（二）保密監(jiān)督1.衛(wèi)生院辦公室負責(zé)對文件保密工作進行監(jiān)督檢查，定期對保密文件的保管、使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反文件保密規(guī)定的行為，要依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴重的，要移交司法機關(guān)處理。五、文件信息化管理（一）電子文件接收1.建立電子文件接收系統(tǒng)，接收上級主管部門、其他單位等通過電子郵件、電子政務(wù)平臺等發(fā)送的電子文件。2.電子文件接收人員要及時下載文件，并按照收文登記要求進行登記，注明文件名稱、文號、來文單位、發(fā)文日期、收文日期、文件格式等信息。（二）電子文件存儲1.對接收的電子文件進行分類存儲，建立電子文件數(shù)據(jù)庫。電子文件存儲要采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子文件的存儲要按照文件類別、時間順序進行排列，便于查詢和檢索。同時，要建立電子文件索引目錄，提高文件查找效率。（三）電子文件傳閱與辦理1.利用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)電子文件的傳閱和辦理。傳閱人可通過系統(tǒng)在線閱讀文件，并進行批示、簽字等操作。2.承辦部門或人員收到電子文件后，應(yīng)按照文件要求及時辦理。辦理結(jié)果要通過系統(tǒng)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，并將辦理過程中形成的電子資料一并歸檔。（四）電子文件安全管理1.加強電子文件安全防護，設(shè)置防火墻、防病毒軟件等，防止電子文件被非法入侵、篡改或丟失。2.對涉及衛(wèi)生院機密、敏感信息的電子文件，要進行加密處理，確保信息安全。同時，要嚴格控制電子文件的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)文件。六、文件銷毀管理（一）銷毀范圍1.已過保管期限、失去保存價值的文件。2.經(jīng)鑒定確認不需要繼續(xù)保存的文件。3.因機構(gòu)撤銷、合并等原因不再使用的文件。（二）銷毀程序1.由衛(wèi)生院辦公室定期對需要銷毀的文件進行清理、登記，填寫《文件銷毀清單》，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀清單》經(jīng)辦公室負責(zé)人審核后，報衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)批準。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程要進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《文件銷毀