PAGE衛(wèi)生院辦公電話管理制度一、總則1.目的為加強衛(wèi)生院辦公電話的管理，確保通訊暢通，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院全體工作人員。3.管理原則遵循規(guī)范、高效、節(jié)約的原則，合理使用辦公電話資源，保障工作的正常開展。二、電話使用規(guī)范1.接聽要求電話鈴響三聲內必須接聽，禮貌問候，自報部門或姓名。認真傾聽對方講話，記錄重要信息，及時準確傳達。如遇緊急情況，按照應急預案處理，確保信息及時傳遞。轉接電話時，要確認對方身份和轉接部門，確保轉接準確無誤。2.撥打要求撥打前準備好相關資料，明確通話目的和要點。核對電話號碼，確保準確無誤。通話語言文明、簡潔、明了，避免使用模糊、歧義性語言。如需對方提供信息或資料，應提前告知，避免通話時間過長。3.特殊情況處理如遇電話故障，及時向信息科報修，并做好記錄。因工作需要暫時離開辦公室時，應將電話設置呼叫轉移至手機或其他可靠地點。如接到騷擾電話，應禮貌拒絕，并及時向保衛(wèi)科報告。三、電話費用管理1.費用核算辦公電話費用由衛(wèi)生院統(tǒng)一支付，按照實際使用情況進行核算。每月末，信息科負責統(tǒng)計各部門電話費用明細，并報送財務科審核。2.費用控制嚴格控制長途電話、國際電話的使用，確因工作需要撥打的，需提前審批。禁止利用辦公電話進行私人聊天、打游戲等非工作用途。定期對電話費用進行分析，如發(fā)現(xiàn)異常情況，及時查找原因并采取措施。3.報銷規(guī)定工作人員因工作需要產生的電話費用，按照衛(wèi)生院財務報銷制度進行報銷。報銷時需提供詳細的通話清單或發(fā)票，經部門負責人審核簽字后，報財務科審批報銷。四、電話設備管理1.設備配置根據工作需要，合理配置辦公電話設備，確保各部門通訊暢通。新購電話設備需經信息科驗收合格后，方可投入使用。2.設備維護定期對電話設備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設備故障，及時通知信息科維修人員進行維修，并做好記錄。對老化、損壞嚴重的設備，及時申請更換。3.設備使用培訓信息科負責對新入職人員進行電話設備使用培訓，確保其熟悉設備操作方法。定期組織電話設備使用知識培訓，提高工作人員的操作技能和維護意識。五、電話記錄與檔案管理1.記錄要求接聽和撥打重要電話時，應做好詳細記錄，包括通話時間、對方姓名、部門、通話內容等。記錄內容應準確、完整，字跡清晰，便于查閱和存檔。2.檔案管理每月末，信息科負責將當月電話記錄整理歸檔，保存期限為[X]年。電話記錄檔案應分類存放，便于查詢和使用。如需查閱電話記錄檔案，需經部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查信息科負責對辦公電話使用情況進行定期監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對違反本制度的行為，及時進行通報批評，并責令整改。2.考核機制將辦公電話使用情況納入工作人員績效考核內容，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰獎勵。對違反本制度，造成不良影響或經濟損失的，按照衛(wèi)生院相