PAGE衛(wèi)生協(xié)管員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生協(xié)管員檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為衛(wèi)生協(xié)管工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有衛(wèi)生協(xié)管員檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生協(xié)管員檔案由專門的檔案管理部門或指定人員集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生協(xié)管員的工作情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案資料不被篡改、丟失或損壞。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生協(xié)管員檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理衛(wèi)生協(xié)管員檔案，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立檔案目錄和索引，方便查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)和清理，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。6.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（二）衛(wèi)生協(xié)管員所在部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生協(xié)管員檔案材料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和支持。3.督促本部門衛(wèi)生協(xié)管員遵守檔案管理制度，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和完整。（三）衛(wèi)生協(xié)管員個(gè)人職責(zé)1.按照檔案管理要求，及時(shí)整理和提交個(gè)人工作中形成的各類檔案材料，保證材料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.配合檔案管理部門和所在部門做好檔案的管理工作，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案資料。3.如需查閱或借閱本人檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息檔案1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時(shí)間、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、資格證書復(fù)印件等相關(guān)證明材料。3.近期免冠照片。（二）工作經(jīng)歷檔案1.工作崗位變動(dòng)記錄：包括崗位名稱、任職時(shí)間、崗位職責(zé)等。2.在各崗位上的工作業(yè)績(jī)、考核評(píng)價(jià)結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等材料。3.參與的衛(wèi)生協(xié)管項(xiàng)目資料，如項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目起止時(shí)間、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、項(xiàng)目成果等。（三）培訓(xùn)學(xué)習(xí)檔案1.參加各類衛(wèi)生協(xié)管業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律法規(guī)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)等的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)證書等。2.自主學(xué)習(xí)的相關(guān)材料，如學(xué)習(xí)筆記、心得體會(huì)、發(fā)表的專業(yè)文章等。（四）考核評(píng)價(jià)檔案1.年度考核、季度考核、月度考核等各類考核評(píng)價(jià)表及結(jié)果。2.日常工作表現(xiàn)記錄，如工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作態(tài)度等方面的評(píng)價(jià)材料。（五）健康檔案1.入職體檢報(bào)告。2.定期健康體檢報(bào)告。（六）其他檔案1.與衛(wèi)生協(xié)管工作相關(guān)的其他重要文件、資料、證書等。2.個(gè)人認(rèn)為需要?dú)w檔保存且與工作有關(guān)的其他材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.衛(wèi)生協(xié)管員所在部門應(yīng)定期收集本部門衛(wèi)生協(xié)管員的檔案材料，確保材料的及時(shí)形成和歸檔。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（二）整理流程1.分類：按照檔案內(nèi)容的類別，將收集到的檔案材料分為個(gè)人基本信息檔案、工作經(jīng)歷檔案、培訓(xùn)學(xué)習(xí)檔案、考核評(píng)價(jià)檔案、健康檔案和其他檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。編號(hào)可采用年份+流水號(hào)的方式，如2023001表示2023年的第一份檔案材料。3.排序：按照檔案材料的形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行排序，確保檔案的邏輯性和連貫性。4.裝訂：對(duì)于紙張較多的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。5.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案內(nèi)容摘要、形成時(shí)間、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，并與檔案材料一同存放。五、檔案保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.衛(wèi)生協(xié)管員檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：主要包括個(gè)人基本信息檔案、重要獎(jiǎng)勵(lì)證書、涉及重大工作事項(xiàng)的檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案：一般為1050年，包括工作經(jīng)歷檔案、培訓(xùn)學(xué)習(xí)檔案、考核評(píng)價(jià)檔案等。短期保管的檔案：通常為110年，如健康檔案等。2.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫銷毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。六、檔案利用（一）查閱1.衛(wèi)生協(xié)管員因工作需要查閱本人檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.其他人員因工作需要查閱衛(wèi)生協(xié)管員檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，說明查閱目的和范圍，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱重要檔案時(shí)，還需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)同意。3.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進(jìn)行涂改、拍照、復(fù)印等操作。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.衛(wèi)生協(xié)管員因特殊原因需要借閱本人檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.其他人員原則上不得借閱衛(wèi)生協(xié)管員檔案，確因工作需要借閱的，應(yīng)按照查閱檔案的審批程序辦理借閱手續(xù)，并嚴(yán)格遵守借閱期限和歸還要求。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案數(shù)據(jù)庫1.檔案管理部門應(yīng)將衛(wèi)生協(xié)管員檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案分類進(jìn)行存儲(chǔ)。2.電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備完善的檢索功能，方便快速查詢和利用檔案信息。檢索字段應(yīng)包括檔案編號(hào)、姓名、檔案名稱、形成時(shí)間等。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)電子檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。錄入過程中應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)更正。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)更新、病毒查殺等，確保數(shù)據(jù)庫的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.隨著衛(wèi)生協(xié)管員檔案內(nèi)容的不斷增加和更新，應(yīng)及時(shí)將新的檔案材料錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫，并對(duì)已錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和補(bǔ)充。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)電子檔案信息安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫的訪問。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作電子檔案數(shù)據(jù)。2.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段，防止電子檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。3.制定電子檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生信息安全事件時(shí)能夠及時(shí)采取措施，減少損失。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)衛(wèi)生協(xié)管員檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合制度要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)