行政費(fèi)用申請(qǐng)審批與報(bào)銷(xiāo)管理制度一、適用范圍與常見(jiàn)情形本制度適用于公司各部門(mén)在日常行政活動(dòng)中因工作需要發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用的申請(qǐng)、審批與報(bào)銷(xiāo)管理，涵蓋以下常見(jiàn)情形：日常辦公支出：如辦公用品采購(gòu)、打印復(fù)印費(fèi)、通訊費(fèi)、快遞費(fèi)等；設(shè)備維護(hù)與采購(gòu)：如辦公設(shè)備維修、固定資產(chǎn)采購(gòu)（單價(jià)低于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的低值易耗品）等；會(huì)議與活動(dòng)組織：如部門(mén)會(huì)議、客戶(hù)接待、團(tuán)建活動(dòng)等產(chǎn)生的場(chǎng)地、物料、餐飲等費(fèi)用；差旅費(fèi)用：?jiǎn)T工因公出差產(chǎn)生的交通、住宿、補(bǔ)助等費(fèi)用；其他行政性支出：如辦公區(qū)域清潔、綠植養(yǎng)護(hù)、物業(yè)費(fèi)等與日常行政運(yùn)營(yíng)相關(guān)的費(fèi)用。二、全流程操作指引（一）費(fèi)用申請(qǐng)階段發(fā)起申請(qǐng)經(jīng)辦人需在費(fèi)用發(fā)生前（除突發(fā)緊急情況外），通過(guò)OA系統(tǒng)或填寫(xiě)《行政費(fèi)用申請(qǐng)單》發(fā)起申請(qǐng)，明確費(fèi)用用途、明細(xì)、預(yù)算科目及預(yù)計(jì)金額。如涉及采購(gòu)，需附至少三家供應(yīng)商比價(jià)記錄（緊急采購(gòu)可事后補(bǔ)充說(shuō)明）；如涉及會(huì)議/活動(dòng)，需附活動(dòng)方案及預(yù)算明細(xì)。部門(mén)初審部門(mén)負(fù)責(zé)人（或指定授權(quán)人）審核申請(qǐng)的必要性、預(yù)算匹配度及真實(shí)性，確認(rèn)符合部門(mén)年度預(yù)算后，在OA系統(tǒng)或申請(qǐng)單上簽署“同意”意見(jiàn)并轉(zhuǎn)交至行政部。行政部復(fù)核行政部對(duì)申請(qǐng)的合規(guī)性（是否符合公司費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)）、完整性（附件是否齊全）及預(yù)算余額進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)審核：辦公用品是否符合“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則；設(shè)備采購(gòu)是否為必需且無(wú)閑置替代品；會(huì)議/活動(dòng)規(guī)模與預(yù)算是否匹配。復(fù)核通過(guò)后，簽署“同意”意見(jiàn)并轉(zhuǎn)交至財(cái)務(wù)部；若不通過(guò)，注明原因退回經(jīng)辦人修改。（二）費(fèi)用審批階段分級(jí)審批權(quán)限根據(jù)費(fèi)用金額實(shí)行分級(jí)審批，具體標(biāo)準(zhǔn)如下（可根據(jù)公司規(guī)模調(diào)整）：500元以下：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；500-2000元：部門(mén)負(fù)責(zé)人+行政部負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；2000-5000元：部門(mén)負(fù)責(zé)人+行政部負(fù)責(zé)人+分管副總審批；5000元以上：部門(mén)負(fù)責(zé)人+行政部負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批。審批流程執(zhí)行審批人需在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，逾期未視為默認(rèn)通過(guò)；審批時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注費(fèi)用與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性、預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)超預(yù)算申請(qǐng)需額外說(shuō)明理由并經(jīng)更高級(jí)別審批人批準(zhǔn)；涉及多個(gè)部門(mén)協(xié)作的費(fèi)用，需由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)。（三）費(fèi)用執(zhí)行與報(bào)銷(xiāo)階段費(fèi)用發(fā)生與票據(jù)獲取經(jīng)辦人需在審批通過(guò)后執(zhí)行費(fèi)用支出，優(yōu)先選擇公司合作供應(yīng)商或合規(guī)渠道；獲取合法、合規(guī)的費(fèi)用憑證（如增值稅發(fā)票、收據(jù)等），憑證需注明費(fèi)用明細(xì)、金額、日期及供應(yīng)商信息，保證字跡清晰、印章齊全。報(bào)銷(xiāo)單據(jù)提交費(fèi)用發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦人整理以下資料提交至財(cái)務(wù)部：《行政費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》（需注明申請(qǐng)單編號(hào)，關(guān)聯(lián)審批流程）；費(fèi)用原始憑證（發(fā)票/收據(jù)）及附件（如比價(jià)記錄、活動(dòng)方案、驗(yàn)收單等）；差旅報(bào)銷(xiāo)需附出差審批單、行程單、住宿清單等。報(bào)銷(xiāo)單需經(jīng)經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核業(yè)務(wù)真實(shí)性后簽字。財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)部審核報(bào)銷(xiāo)單的合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性及票據(jù)有效性，重點(diǎn)檢查：報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)是否與審批通過(guò)的申請(qǐng)單一致；票據(jù)是否符合稅務(wù)規(guī)定（如抬頭、稅號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)等）；費(fèi)用是否在預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算部分是否有補(bǔ)充審批手續(xù)。審核通過(guò)后，進(jìn)入支付流程；若不通過(guò)，注明原因退回經(jīng)辦人補(bǔ)充或修正。費(fèi)用支付與賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部在收到合規(guī)報(bào)銷(xiāo)單后2個(gè)工作日內(nèi)完成支付（銀行轉(zhuǎn)賬或備用金報(bào)銷(xiāo)）；支付完成后，及時(shí)更新費(fèi)用臺(tái)賬，保證賬實(shí)一致，并按月匯總各部門(mén)費(fèi)用執(zhí)行情況報(bào)管理層。（四）資料歸檔階段所有費(fèi)用申請(qǐng)單、審批記錄、報(bào)銷(xiāo)單及原始憑證由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一編號(hào)、整理，按月歸檔保存，保存期限不少于5年；涉及固定資產(chǎn)采購(gòu)的，需同步更新資產(chǎn)管理臺(tái)賬，明確資產(chǎn)領(lǐng)用人與責(zé)任人。三、配套表單模板（一）行政費(fèi)用申請(qǐng)單申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期費(fèi)用用途預(yù)算科目費(fèi)用明細(xì)（可附頁(yè)）項(xiàng)目名稱(chēng)預(yù)計(jì)金額附件清單□比價(jià)記錄□活動(dòng)方案□其他：________部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：_______日期：_______行政部復(fù)核意見(jiàn)簽字：_______日期：_______審批意見(jiàn)（分級(jí)）分管副總：_______日期：_______總經(jīng)理（5000元以上）：_______日期：_______（二）行政費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單報(bào)銷(xiāo)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)人報(bào)銷(xiāo)日期申請(qǐng)單編號(hào)費(fèi)用期間年月日至年月日預(yù)算科目報(bào)銷(xiāo)明細(xì)項(xiàng)目名稱(chēng)金額票據(jù)類(lèi)型附件清單□申請(qǐng)單□發(fā)票□驗(yàn)收單□其他：________部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：_______日期：_______財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)簽字：_______日期：_______支付方式□銀行轉(zhuǎn)賬（戶(hù)名：________賬號(hào)：________）□備用金□其他：________（三）行政費(fèi)用審批記錄表費(fèi)用用途申請(qǐng)金額審批金額審批流程節(jié)點(diǎn)審批人審批日期意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人*經(jīng)理2023-XX-XX同意行政部復(fù)核*主管2023-XX-XX同意分管副總（2000元以上）*總2023-XX-XX同意四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)（一）預(yù)算控制原則各部門(mén)行政費(fèi)用需在年度預(yù)算額度內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算申請(qǐng)需提前提交預(yù)算調(diào)整說(shuō)明，經(jīng)管理層審批后方可執(zhí)行；財(cái)務(wù)部按月監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)連續(xù)兩個(gè)月超預(yù)算的部門(mén)進(jìn)行預(yù)警并要求提交整改計(jì)劃。（二）時(shí)效性要求費(fèi)用申請(qǐng)需提前至少3個(gè)工作日提交（緊急情況需在24小時(shí)內(nèi)口頭報(bào)備并補(bǔ)辦手續(xù)）；報(bào)銷(xiāo)需在費(fèi)用發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)提交，逾期未報(bào)且無(wú)合理理由的，財(cái)務(wù)部有權(quán)不予受理。（三）資料完整性所有費(fèi)用支出必須提供合法憑證，杜絕“白條”報(bào)銷(xiāo)；采購(gòu)類(lèi)費(fèi)用需附供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）及驗(yàn)收單，保證資產(chǎn)或服務(wù)已實(shí)際接收。（四）責(zé)任追溯機(jī)制經(jīng)辦人對(duì)費(fèi)用真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)直接責(zé)任；部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)費(fèi)用負(fù)管理責(zé)任；對(duì)虛報(bào)、冒報(bào)費(fèi)用或偽造憑證的行為，一經(jīng)查實(shí)將追究相關(guān)人員責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者按公司規(guī)定處理。（五）特殊情況處理突發(fā)緊急支出（如設(shè)備故障維修）無(wú)法提前申請(qǐng)的，需在