2026年公關(guān)服務(wù)公司公關(guān)耗材管理制度第一章總則第一條制度目的與依據(jù)本制度旨在建立系統(tǒng)、規(guī)范的公關(guān)耗材管理體系，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，杜絕浪費，確保耗材供應(yīng)及時、賬實相符。制定依據(jù)包括《中華人民共和國公司法》、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)財務(wù)管理制度。第二條核心原則公關(guān)耗材管理遵循“預(yù)算控制、計劃采購、規(guī)范領(lǐng)用、責(zé)任到人、注重環(huán)?！钡脑瓌t。所有耗材的流轉(zhuǎn)均需以支持具體公關(guān)項目為目標(biāo)，確保物盡其用。第三條管理范圍本制度所稱公關(guān)耗材，是指在公關(guān)活動策劃與執(zhí)行過程中一次性消耗或使用后形態(tài)改變、價值顯著降低的物資。主要包括：1.印刷品類：宣傳冊、海報、邀請函、新聞稿冊、易拉寶、橫幅等。2.禮品及紀(jì)念品類：定制文創(chuàng)產(chǎn)品、商務(wù)贈品、活動紀(jì)念品等。3.會場布置類：背景板、展架、桌椅裝飾、花卉植物、一次性用具等。4.辦公支持類：專項活動使用的文具、耗材（如特定規(guī)格打印紙、墨盒）。5.數(shù)字內(nèi)容載體類：定制U盤、移動硬盤等。6.其他為特定公關(guān)項目采購的易耗物資。第四條管理職責(zé)1.行政部門：作為公關(guān)耗材的歸口管理部門，負責(zé)供應(yīng)商管理、集中采購、入庫保管、庫存盤點、報廢處置及制度執(zhí)行監(jiān)督。2.項目部（客戶服務(wù)部）：根據(jù)項目需求，提交詳細、準(zhǔn)確的耗材需求計劃與預(yù)算，負責(zé)耗材的領(lǐng)用、現(xiàn)場管理與剩余物資退回。3.財務(wù)部：負責(zé)耗材預(yù)算審核、采購款項支付、成本核算及資產(chǎn)價值監(jiān)督。4.采購專員（隸屬于行政部）：負責(zé)執(zhí)行具體采購任務(wù)，進行市場詢價比價，辦理采購手續(xù)。第二章預(yù)算與計劃管理第五條預(yù)算編制項目部在制定年度或季度項目方案時，必須包含詳細的公關(guān)耗材費用預(yù)算，列明主要耗材品類、預(yù)估數(shù)量、單價及總價。預(yù)算需經(jīng)項目負責(zé)人、部門總監(jiān)及財務(wù)部審核批準(zhǔn)后，納入項目總預(yù)算。第六條需求計劃1.常規(guī)耗材：各部門于每月25日前向行政部提交下月常規(guī)耗材需求計劃。2.項目專項耗材：項目部至少于活動開始前15個工作日，向行政部提交經(jīng)審批的《專項公關(guān)耗材采購申請單》，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用日期及預(yù)算編碼。緊急情況需說明理由，按特殊流程審批。第三章采購與入庫管理第七條供應(yīng)商管理行政部負責(zé)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期及服務(wù)進行定期評估。主要耗材采購應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選擇。第八條采購流程1.審批：所有采購需憑經(jīng)批準(zhǔn)的《采購申請單》執(zhí)行。預(yù)算內(nèi)采購由部門總監(jiān)及行政總監(jiān)審批；超預(yù)算或預(yù)算外采購，必須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.采購：采購專員根據(jù)審批后的申請單，進行至少三家供應(yīng)商的詢價比價（獨家代理或特定品牌除外），擇優(yōu)采購，并保留比價記錄。單次采購金額超過人民幣5000元的，需簽訂正式采購合同。3.驗收：耗材送達后，由行政部庫管員與申請部門指定人員共同驗收。核對品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與申請單及合同一致。不合格品應(yīng)及時退貨或換貨。第九條入庫管理驗收合格后，庫管員須在當(dāng)日辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，登記庫存臺賬，確保賬物相符。入庫單需由庫管員及驗收人員共同簽字。第四章領(lǐng)用、使用與歸還管理第十條領(lǐng)用流程1.領(lǐng)用人填寫《公關(guān)耗材領(lǐng)用單》，注明項目編號、用途、領(lǐng)用數(shù)量，經(jīng)項目經(jīng)理審批后，至行政部領(lǐng)用。2.庫管員按單發(fā)貨，雙方當(dāng)面點清，簽字確認。領(lǐng)用單作為出庫憑證。3.對于高價值禮品等耗材，須遵循“誰領(lǐng)用、誰負責(zé)”的原則，實行更嚴(yán)格的審批。第十一條現(xiàn)場使用管理項目部須指定專人負責(zé)活動期間耗材的現(xiàn)場管理、分發(fā)與記錄，確保按計劃使用，防止丟失或濫用。第十二條余料歸還活動結(jié)束后3個工作日內(nèi)，項目部須將未使用或可重復(fù)使用的耗材（如展架、剩余禮品）清理后退還行政部倉庫。庫管員驗收后辦理退庫手續(xù)，登記臺賬。損壞或無法再利用的物資需單獨說明。第五章庫存與倉儲管理第十三條倉儲規(guī)范倉庫需保持整潔、干燥、安全，物資分類存放、標(biāo)識清晰。貴重耗材應(yīng)設(shè)專柜保管。做好防火、防盜、防潮工作。第十四條庫存盤點1.日常盤點：庫管員每月進行一次循環(huán)抽盤。2.定期盤點：每季度末，由行政部牽頭，財務(wù)部參與，進行全面盤點。3.盤點結(jié)果：編制盤點報告，核對賬實差異。盤虧盤盈須查明原因，明確責(zé)任，按公司規(guī)定處理。差異報告需報行政總監(jiān)及財務(wù)部備案。第十五條庫存控制行政部根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和使用頻率，設(shè)定常用耗材的安全庫存水平，及時提出補貨建議，避免斷貨或積壓。第六章報廢與處置管理第十六條報廢標(biāo)準(zhǔn)符合下列條件之一的公關(guān)耗材，可申請報廢：1.因項目取消或變更，且無法轉(zhuǎn)用于其他項目，超過一年仍閑置的。2.已過時、失效，無使用價值的（如印有過期活動信息的印刷品）。3.在倉儲或使用中損壞，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的。4.因技術(shù)或設(shè)計更新被淘汰的。第十七條報廢流程1.申請：使用部門或行政部填寫《物資報廢申請單》，說明報廢原因及數(shù)量。2.鑒定：行政部組織相關(guān)部門進行技術(shù)鑒定與審核。3.審批：按規(guī)定權(quán)限報批。涉及資產(chǎn)原值較大的，需報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.處置：批準(zhǔn)后，由行政部與財務(wù)部共同監(jiān)督處置。有殘值的，應(yīng)通過合規(guī)方式變現(xiàn)，收入上繳財務(wù)。涉密或帶有公司標(biāo)識的物資須進行破壞性處理，防止信息泄露。第七章監(jiān)督、考核與責(zé)任第十八條監(jiān)督管理財務(wù)部與行政部對耗材的預(yù)算執(zhí)行、采購價格、庫存狀況及使用效益進行定期審計與監(jiān)督。第十九條考核將公關(guān)耗材管理效率納入相關(guān)部門及人員的績效考核。對節(jié)約成本、提出優(yōu)化建議者給予表揚或獎勵。第二十條責(zé)任追究違反本制度，有下列行為之一者，視情節(jié)輕重給予通報批評、賠償損失直至紀(jì)律處分：1.未按計劃盲目采購，造成物資嚴(yán)重積壓或浪費的。2.虛報需求、冒領(lǐng)耗材，或挪作私用的。3.保管不善，導(dǎo)致耗材丟失、損壞或失竊的。4.未經(jīng)審批擅自處置報廢物資，或處置過程存在違規(guī)行為的