PAGE酒店衛(wèi)生管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店衛(wèi)生管理，規(guī)范衛(wèi)生管理檔案工作，確保酒店提供安全、衛(wèi)生、舒適的住宿環(huán)境，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有部門及員工，包括但不限于客房部、餐飲部、公共區(qū)域保潔部等與衛(wèi)生管理直接或間接相關(guān)的崗位。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：衛(wèi)生管理檔案應(yīng)如實(shí)記錄酒店衛(wèi)生管理工作的各項(xiàng)活動(dòng)、措施及結(jié)果，確保檔案信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋酒店衛(wèi)生管理的各個(gè)方面，包括衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備管理、人員健康管理、環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)、食品衛(wèi)生安全等，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.規(guī)范性原則：檔案的建立、整理、保管、查閱等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。4.保密性原則：對(duì)涉及酒店商業(yè)機(jī)密、客人隱私等敏感信息的衛(wèi)生管理檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理小組，由酒店行政部門負(fù)責(zé)人兼任組長(zhǎng)，成員包括各部門衛(wèi)生管理工作的負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)酒店衛(wèi)生管理檔案的建立、整理、保管、查閱等工作。（二）各部門職責(zé)1.客房部：負(fù)責(zé)客房衛(wèi)生管理檔案的建立，包括客房清潔流程、客房用品更換記錄、客房設(shè)施設(shè)備維護(hù)記錄等。2.餐飲部：建立食品采購(gòu)索證檔案、食品加工過程衛(wèi)生記錄、餐具消毒記錄、餐廳環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)記錄等。3.公共區(qū)域保潔部：記錄公共區(qū)域清潔消毒情況、衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備檢查維護(hù)記錄等。4.工程部：負(fù)責(zé)酒店衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備的維修保養(yǎng)檔案，包括維修記錄、保養(yǎng)計(jì)劃、設(shè)備運(yùn)行狀況等。5.人力資源部：建立員工健康檔案，記錄員工入職體檢、定期健康檢查結(jié)果等。6.采購(gòu)部：保存食品及用品采購(gòu)渠道、供應(yīng)商資質(zhì)證明等檔案資料。三、檔案內(nèi)容及要求（一）衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備檔案1.設(shè)施設(shè)備清單：詳細(xì)記錄酒店內(nèi)各類衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、安裝位置等信息。2.維修保養(yǎng)記錄：每次設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)的日期、內(nèi)容、維修人員、更換部件等情況應(yīng)詳細(xì)記錄，同時(shí)附上維修保養(yǎng)后的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.運(yùn)行狀況記錄：定期記錄設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行參數(shù)、能耗情況等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，提前安排維護(hù)保養(yǎng)。4.更新改造記錄：對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行更新改造時(shí)，應(yīng)記錄改造原因、改造方案、實(shí)施過程、改造效果評(píng)估等內(nèi)容。（二）人員健康檔案1.員工健康信息：包括員工姓名、性別、年齡、崗位、聯(lián)系方式等基本信息。2.入職體檢報(bào)告：記錄員工入職時(shí)的健康檢查結(jié)果，包括身體各項(xiàng)指標(biāo)檢測(cè)情況、是否患有傳染性疾病等。3.定期健康檢查記錄：?jiǎn)T工每年定期進(jìn)行健康檢查的報(bào)告，跟蹤員工健康狀況變化。4.健康培訓(xùn)記錄：?jiǎn)T工參加衛(wèi)生知識(shí)、健康安全培訓(xùn)的時(shí)間、內(nèi)容、培訓(xùn)講師等信息。（三）環(huán)境衛(wèi)生檔案1.公共區(qū)域清潔消毒記錄：記錄每日公共區(qū)域（如大堂、走廊、電梯、樓梯等）的清潔消毒時(shí)間、消毒方法、使用消毒劑名稱及濃度等。2.客房衛(wèi)生檢查記錄：客房服務(wù)員每日完成客房清潔后，由上級(jí)主管進(jìn)行檢查的記錄，包括檢查時(shí)間、客房號(hào)、衛(wèi)生狀況評(píng)分、存在問題及整改情況等。3.餐廳環(huán)境衛(wèi)生記錄：對(duì)餐廳的桌椅、餐具、地面、墻壁、天花板等進(jìn)行清潔消毒及衛(wèi)生檢查的記錄，包括檢查時(shí)間、檢查區(qū)域、衛(wèi)生狀況描述、整改措施等。4.衛(wèi)生蟲害防治記錄：記錄酒店內(nèi)衛(wèi)生蟲害防治工作的開展情況，如蟲害檢查時(shí)間、發(fā)現(xiàn)蟲害區(qū)域、防治方法、使用藥劑名稱及劑量等。（四）食品衛(wèi)生安全檔案1.食品采購(gòu)檔案：記錄食品供應(yīng)商的資質(zhì)證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證等文件，以及每次食品采購(gòu)的日期、品種、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式等。2.食品索證記錄：食品采購(gòu)時(shí)索取的發(fā)票、檢驗(yàn)檢疫證明、食品合格證明等文件的復(fù)印件，并注明索證日期、索證內(nèi)容、索證人員等信息。3.食品加工過程記錄：詳細(xì)記錄食品加工過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括食材處理、烹飪方法、烹飪時(shí)間、加工人員等信息，確保食品加工符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。4.食品留樣記錄：對(duì)每餐次的食品進(jìn)行留樣的記錄，包括留樣食品名稱、留樣時(shí)間、留樣量、留樣容器、留樣存放位置、留樣觀察情況等。5.餐具消毒記錄：記錄餐具消毒的日期、消毒方法、消毒設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、消毒人員等信息，同時(shí)附上消毒效果檢測(cè)報(bào)告。四、檔案建立與整理（一）檔案建立1.各部門應(yīng)按照本制度要求，指定專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生管理檔案的收集、整理和記錄工作。2.在日常工作中，及時(shí)準(zhǔn)確地記錄各項(xiàng)衛(wèi)生管理活動(dòng)和相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容的實(shí)時(shí)性和完整性。3.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)在文件產(chǎn)生后及時(shí)進(jìn)行分類整理，加注頁碼，并編制文件目錄。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。（二）檔案整理1.定期對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理，按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類歸檔。同一類別的檔案應(yīng)集中存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便查閱。2.對(duì)檔案中的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則可根據(jù)檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行制定，例如：“SW202301001”，其中“SW”表示衛(wèi)生管理檔案，“202301”表示年份和月份，“001”表示該類別檔案的順序號(hào)。3.對(duì)檔案中的文件進(jìn)行裝訂或裝盒，確保文件的整齊和牢固。對(duì)于電子文件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、干燥。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案類別和年份進(jìn)行分類存放，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和年份范圍。對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）保管期限1.衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，直至設(shè)施設(shè)備報(bào)廢或更新。2.人員健康檔案應(yīng)保存至員工離職后[X]年。3.環(huán)境衛(wèi)生檔案應(yīng)保存[X]年。4.食品衛(wèi)生安全檔案應(yīng)保存[X]年。（三）檔案銷毀1.對(duì)于超過保管期限的檔案，由檔案管理小組定期進(jìn)行清理和鑒定，確定是否需要銷毀。2.如需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)酒店管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒或粉碎等方式銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將《檔案銷毀申請(qǐng)表》與銷毀記錄一并歸檔保存。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生管理檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、類別、查閱原因等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及酒店商業(yè)機(jī)密、客人隱私等敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)獲得酒店高層管理人員的特別批準(zhǔn)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱酒店衛(wèi)生管理檔案的，必須持有合法有效的證明文件，并經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.酒店內(nèi)部人員因工作需要借閱衛(wèi)生管理檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、類別、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，并說明延長(zhǎng)原因。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或涂改等情況，應(yīng)要求借閱人說明原因，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。七、檔案信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立酒店衛(wèi)生管理檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.信息化系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和查閱權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的登錄賬號(hào)和密碼，確保檔案信息的安全性和保密性。3.系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案中的信息錄入到信息化系統(tǒng)中，并確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)信息化系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)刪除過期或無效的信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。3.加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.酒店管理層定期對(duì)衛(wèi)生管理檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門衛(wèi)生管理檔案的建立、整理、保管等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)將衛(wèi)生管理檔案工作納入審計(jì)范圍，對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性等進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（二）考核機(jī)制1.建立衛(wèi)生管理檔案工作考核機(jī)制，將檔案工作納入各部門績(jī)效考核體系。2.考核內(nèi)容包括檔案的建立情況、整理質(zhì)量、保管狀況、查閱借閱管理、信息化建設(shè)等方面。